De ontwikkeling van IRMA begon vanuit de behoefte om de informatiehuishouding concreter en beter toepasbaar te maken. Wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, bleek in de praktijk lastig te vertalen naar het dagelijks werk. Door deze regelgeving grondig te analyseren en terug te brengen tot een hanteerbaar kader kwam Den Haag tot zeven eisen – waaronder toegankelijkheid, vindbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid, duurzaamheid, herbruikbaarheid en volledigheid – en tien voorwaarden om aan die eisen te voldoen. Deze eisen en voorwaarden vormen sindsdien de basis voor de inrichting van de informatiehuishouding. IRMA biedt daarmee een gemeenschappelijke taal voor verschillende expertises binnen de organisatie. Vooral bij nieuwe projecten, grote systeemwisselingen en proceswijzigingen is IRMA een vast vertrekpunt geworden, waarbij adviseurs vroegtijdig aan tafel zitten om mee te kijken, met andere woorden: aanschaf en informatiehuishouding by design.

Groeiende aandacht

Sinds de deelname aan de Od Kwaliteitsawards 2025 is de belangstelling voor IRMA sterk toegenomen. Van buiten de organisatie is veel aandacht gekomen voor de producten die de gemeente Den Haag heeft ontwikkeld, waaronder de domeinarchitectuur IRMA zelf, de minimale metadataset en vooral de Informatieplattegrond, een overzichtelijk en samenhangend model waarin de gemeente Den Haag haar processen, informatie en verantwoordelijkheden bij elkaar brengt. Deze aandacht resulteerde in presentaties aan andere gemeenten en aan organisaties zoals het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Ook enterprise-architecten van de G4 en de VNG zien de meerwaarde van de Informatieplattegrond. Begin 2026 wordt verder onderzocht of de Haagse Informatieplattegrond breder inzetbaar is. Daarbij is het uitgangspunt dat 90 tot 95 procent van de beschreven processen in meer of mindere mate ook voorkomt bij andere gemeenten. Daarmee kan worden voorkomen dat het omvangrijke beschrijvingswerk dat in Den Haag is verricht, elders opnieuw moet worden gedaan. Intern kreeg deze fase eveneens vervolg. Begin 2025 is een programmamanager Haags Digitaal Werken aangesteld. Haags Digitaal Werken maakt gebruik van een zogenoemde viertrapsraket: het verbeteren van vakmanschap, leren, het verbeteren van de gemeentelijke informatiehuishouding op tactisch en operationeel niveau en de inrichting van de werkplek. De Haagse i-Visie vormt daarbij het fundament.

Informatieplattegrond verder uitgebouwd

Een van de belangrijkste concrete resultaten is de verdere uitbouw van de Informatieplattegrond. Inmiddels zijn dik 1700 gemeentelijke processen in kaart gebracht en uitgewerkt. Daarmee is de plattegrond uitgegroeid tot een centrale voorziening waarin processen, verantwoordelijkheden en informatie samenkomen. Daarnaast zijn diverse nieuwe onderdelen toegevoegd. Alle gemeentelijke selectielijsten zijn nu opgenomen in de Informatieplattegrond. Naast de al aanwezige Selectielijst 2020 zijn ook de selectielijsten van 2017, 2012, 2005, 1996 en 1983 geïntegreerd. Hierdoor kan informatie vanaf 1850 tot nu automatisch de juiste bewaartermijn of vernietigingstermijn krijgen. Ook het Haagse Algoritmeregister en het gemeentelijk gegevensmodel (GGM) maken nu integraal onderdeel uit van de Informatieplattegrond. Bestaande onderdelen, zoals de Woo-categorieën, zaakgericht werken (ZTC, RGBZ) en de gemeentelijke producten- en dienstencatalogus op basis van UPL, zijn verder uitgebreid en verbeterd, zodat aansluiting is ontstaan met het common-ground-gedachtegoed.

Spanning tussen strategie en techniek

Tegelijkertijd ervaart Den Haag duidelijke uitdagingen. Een daarvan is dat strategische veranderingen tijd vragen, terwijl de techniek zich in hoog tempo ontwikkelt. Tegen de tijd dat een applicatie is ingericht en geïmplementeerd, dient zich vaak alweer een nieuwe oplossing aan. Ook de opkomst van AI beïnvloedt het verwachtingspatroon van management en gebruikers. Hoewel de voordelen van AI worden gezien, blijft het uitgangspunt dat deze toepassingen alleen waarde toevoegen als de onderliggende informatie op orde is. Wanneer AI wordt gevoed met onjuiste, verouderde of slecht gemetadateerde informatie, bestaat het risico dat uitkomsten zijn gebaseerd op een wankel fundament. Daarom blijft het streven dat informatie primair betrouwbaar en goed beheerd wordt. Een tweede uitdaging is dat informatiehuishouding vaak nog vormvast wordt benaderd, als beheer van fysiek papier of ‘digitaal papier’ zoals pdf-bestanden. In de praktijk is informatie steeds vaker vormloos, bijvoorbeeld in de vorm van ongestructureerde data, sensordata, videobeelden, snapshots, tabellen, registers en logbestanden. Ook deze informatie valt onder de Archiefwet, maar hiervoor zijn nog niet altijd passende maatregelen getroffen. Om het risico op een toekomstige dataschuld te beperken, is de strategische tak rondom de informatiehuishouding en data- en gegevensmanagement binnen Den Haag samengebracht in één afdeling: het Expertisecentrum Data & AI.