Het raamwerk voor de nieuwe selectielijst is de procesarchitectuur van DNB. Deze architectuur bestaat uit 21 waardeketens (end-to-end-processen) die beschrijven hoe waarde wordt geleverd aan gebruikers. De waardeketens vormen de basis voor de categorieën in de selectielijst. De procesarchitectuur kent meerdere niveaus. Het tweede niveau bleek geschikt om bewaartermijnen te bepalen, met waar nodig een verdere specificatie op een derde niveau. Door deze aanpak kon DNB op een efficiënte en eenduidige manier taakgebieden aanduiden en verantwoordelijken aanwijzen. Volgens DNB voorkwam dit overlap en onduidelijkheid die bij een meer organieke aanpak waarschijnlijk zouden zijn ontstaan. Voor het bepalen van bewaartermijnen volgde het projectteam steeds dezelfde stappen. Eerst werd een voorstel opgesteld, gebaseerd op bestaande selectielijsten, het Generiek Waarderingsmodel Rijks­overheid en voorbeelden van andere organisaties. Deze voorstellen zijn vervolgens besproken met procesexperts en proceseigenaren die al in de procesarchitectuur waren geïden­tificeerd. Daarna zijn de voorstellen getoetst door juristen, privacy officers en archiefspecialisten. Juristen keken of de voorstellen in lijn waren met geldende wet- en regelgeving, privacy officers toetsten aan privacy-eisen en archiefspecialisten beoordeelden mogelijke erfgoedbelangen. Parallel hieraan bleef afstemming plaatsvinden met het Nationaal Archief, dat meelas en adviseerde op conceptversies van de selectielijst.

Vijfde pijler

Het programma Open op Orde bij DNB loopt sinds 2022. Net als andere organisaties werkt DNB langs vier actielijnen: informatie­professionals, informatiesystemen, beleid en kaders en besturing en naleving. Daarnaast heeft DNB actieve openbaarmaking als vijfde pijler toegevoegd. Uit de jaarlijkse volwassenheidsmeting blijkt dat DNB op alle pijlers groei doormaakt. Inmiddels wordt op elk spoor de gewenste score 3 gehaald. Daarmee verandert DNB stap voor stap op alle niveaus. De kern van de aanpak ligt volgens DNB in geïntegreerd werken en samen­werking tussen meerdere disciplines, van Informatiediensten tot IT, Data en Risicobeveiliging en van Juridische Zaken tot organisatieadvies en HR.

Concrete resultaten

In 2024 won DNB de Od Kwaliteitsaward. Bij het herzien van de selectielijst is bewust aansluiting gezocht bij de procesarchitectuur. Deze werkwijze bracht logica en draagvlak by design, doordat er brede afstemming plaatsvond met alle stakeholders in de organisatie, inclusief de business. Sinds het winnen van de award lag het accent op het opleveren van het beleidsraamwerk informatiehuishouding. Dit raamwerk laat de samenhang zien tussen beleid en kaders en de rollen en verantwoordelijkheden rondom informatiebeheer. Met dit overkoepelende beleidsdocument kan informatiebeheer als risicocategorie beter worden ingevuld en verankerd. DNB ziet dit als een goed vertrekpunt voor het vervolg, met name op het gebied van mens en gedrag. Een andere mijlpaal is het opnemen van DUTO-principes in de architectuur­richtlijnen. Daarmee is informatie­huishouding vanuit de architectuur geborgd.

Uitdagingen in de praktijk

Binnen het programma loopt DNB tegen verschillende uitdagingen aan. Een actuele vraag is hoe de vastgestelde bewaartermijnen uit de selectielijst automatisch kunnen worden ingericht in SharePoint, het documentmanagementsysteem van DNB. Dit traject, aangeduid als Future State SharePoint, vraagt om een lange adem. In samenwerking met de IT-afdeling wordt hier stap voor stap voortgang geboekt. Het doel is te bewegen richting archiving by design, voor meer betrouw­baarheid en meer gebruiksgemak. Een andere uitdaging zit in het dagelijks doen. Zorgvuldig informatie­beheer is ook een kwestie van informatiehuishouden in de praktijk. Nieuw is daarom de Teamboost Informatiehuishouden: een traject van ongeveer drie maanden waarin teams en hun afdelings­hoofd, onder begeleiding van een informatieadviseur, gericht aan de slag gaan. Op basis van een dashboard, een checklist met verant­woordelijkheden, werkafspraken en een leeraanbod op maat wordt gewerkt aan verbetering.

Lessen en nieuwe inzichten

Terugkijkend naar de eerste volwassenheidsmeting uit 2021 ziet DNB dat de organisatie goed op koers ligt. De ambitie ligt echter hoger. Voor de actie­lijnen informatieprofessionals en bestuur en naleving wil DNB doorgroeien naar niveau 4. De belangrijkste les is dat deze ontwikkeling stap voor stap verloopt, in verschillende projecten en op basis van brede samenwerking. Door informatie­beheer zo gemakkelijk en liefst zo automatisch mogelijk te maken en te integreren in dagelijkse routines en andere disciplines, wordt duurzaam informatiebeheer daadwerkelijk onderdeel van het werk.