Met het Project Informatiehuishouding Eerste Kamer (PIEK) zette de senaat tussen 2021 en 2023 een grote stap. De Kamer werd Woo-proof. Maar daarmee was het werk niet klaar. Integendeel. Juist na afloop van het project begon de volgende fase: die van door­ontwikkeling, verankering en vooruitkijken. Want informatie­huishouding, zo werd steeds duidelijker, is geen project met een einddatum.

Werken onder tijdsdruk

Het PIEK-project kende een duidelijke aanleiding en een harde deadline. De Eerste Kamer had twee jaar om haar informatiehuis­houding in lijn te brengen met de nieuwe wetgeving. Tijd voor uitgebreide ontwerpfases was er niet. De aanpak werd daarom bewust pragmatisch: doen wat nodig is, leren onderweg en vooral zorgen dat het in de praktijk werkt. De scope was breed. Het project richtte zich onder meer op document- en recordmanagement, website-archivering, het inrichten van een Woo-loket, passieve open­baar­making en het opleiden van medewerkers. Technisch werd gekozen voor SharePoint als documentmanagementsysteem, omdat medewerkers daar al mee werkten en het systeem mogelijkheden bood om verder te professiona­liseren. Die keuze bleek logisch, maar ook weerbarstig. Het inrichten van SharePoint vergde uiteindelijk veel meer tijd en expertise dan vooraf gedacht. Intern werd het traject gekscherend de ‘Alpe d’Huez’ genoemd: technisch complex, organisatorisch zwaar en niet in één ruk te nemen. Wat eerst een IT-klus leek, bleek vooral een verander­opgave.

Gedrag veranderen lastig

Naast techniek speelde de menselijke kant een grote rol. Bestaande werkwijzen waren soms jarenlang ingesleten. Die verander je niet door alleen systemen aan te passen. Daarom werd stevig ingezet op training, voorlichting en begeleiding op de werkvloer. Key-users dachten mee, en na de lancering van het nieuwe document­management­systeem fungeerden eigen medewerkers als floorwalkers. Het uitgangspunt was steeds hetzelfde: maak het de gebruiker zo makkelijk mogelijk om het juiste te doen. Door te werken met standaardsjablonen, vaste documenttypen en uniforme metadata hoefden gegevens maar één keer ingevoerd te worden en konden ze op meerdere plekken worden gebruikt. Dat zorgde voor meer uniformiteit, minder fouten en meer rust in de werkwijze.

Praktijktoets van Woo-verzoeken

De eerste Woo-verzoeken vormden de echte vuurproef. Werkten de processen zoals bedacht? Was informatie snel te vinden? En lukte het om zo transparant mogelijk te zijn? De praktijk wees uit dat de basis op orde was. Dankzij de bereidheid binnen de organisatie en bij de Kamerfracties kon met relatief weinig lakken worden gewerkt. Dat werd gezien als een belangrijk succes: transparantie bleek geen abstract ideaal, maar een werkbare praktijk. Toen het project werd afgerond, stond er een fundament. Processen waren vastgelegd, systemen ingericht en medewerkers beter toegerust. Tegelijk was duidelijk dat niet alle vraagstukken waren opgelost. Sommige onderwerpen bleken te complex om binnen de looptijd van een project volledig af te ronden.

Van project naar dagelijkse praktijk

De Eerste Kamer werd met Piek genomineerd voor de Od Kwaliteits- awards van 2023. Na PIEK verdween de informatiehuishouding niet van de agenda. Integendeel. De periode erna werd benut om door te bouwen en te verfijnen. Zo is inmiddels de actieve openbaarmaking gerealiseerd voor alle wettelijk verplichte informatiecategorieën. Daarmee verschoof de focus van reageren op verzoeken naar proactief publiceren. Dat vroeg om nieuwe werkafspraken en aangepaste processen. Een belangrijke stap was de invoering van een nieuwe werkwijze voor het openbaar maken en distribueren van ingekomen stukken. Deze werkwijze is vastgelegd in procesbeschrijvingen en geborgd in ondersteunende systemen. Ook werd kritisch gekeken naar bestaande structuren. De sjablonen­huishouding in SharePoint was in de loop der jaren uitgegroeid tot een onoverzichtelijk geheel. Die is opgeschoond en vastgelegd in duidelijke werkafspraken om nieuwe wildgroei te voorkomen. Tegelijk werd de rechtenstructuur herzien, zodat autorisaties beter aansluiten bij rollen en verantwoordelijkheden. Verder is het proces van zogenoemde postroutering verbeterd. Door inkomende post anders te verwerken en het proces helder te beschrijven, is nu duidelijker geworden wie wanneer verantwoorde­lijk is. Dat verkleint de kans op vertraging en vergroot de voorspel­baarheid.

Structurele borging: Bureau CIO

Een belangrijke stap in het vervolg was de oprichting van het Bureau CIO (BCIO). Daarmee kreeg de informatiehuishouding een vaste plek in de organisatie, los van tijdelijke projecten. Binnen het BCIO zijn disciplines als privacy, informatiebeveiliging, DIV en ICT samengebracht, met bijbehorende formatie-uitbreiding. Die bundeling maakt het mogelijk om informatievraagstukken integraal te benaderen. Veel onderwerpen raken immers meerdere domeinen tegelijk. Door ze gezamenlijk op te pakken, ontstaat meer samenhang en minder versnippering.

Nieuwe inzichten, nieuwe opgaven

Het vervolgtraject leverde ook nieuwe inzichten op. Zo werd duidelijk dat de inrichting van digitale dossiers beter kan. Bij de voorbereiding op de vervanging van het informatiesysteem kwam naar voren dat metadata op dossierniveau slimmer ingezet kunnen worden, bijvoorbeeld door deze automatisch te laten doorwerken naar alle onderliggende documenten. Ook de overdracht van digitale dossiers naar het Nationaal Archief bleek complexer dan verwacht. Met de komst van een nieuw informatiesysteem wil de Eerste Kamer daarom de dossiervorming van het primaire proces opnieuw inrichten, conform de MDTO-standaard. Pas daarna kan daadwerkelijk gewerkt worden aan structurele digitale overbrenging. Deze manier van werken zal vervolgens geleidelijk worden toegepast in andere processen.