Esther Monteiro Snepvangers is projectleider eDepot bij Erfgoed Leiden en Omstreken en initiatiefnemer van het Green IT-project. ‘Wij werken dagelijks aan digitale duurzaamheid: het duurzaam toegankelijk houden van informatie,’ vertelt ze. ‘Dat is de kern van ons werk. Maar tegelijkertijd merkte ik dat we nauwelijks stilstonden bij de vraag hoe duurzaam onze eigen digitale infrastructuur eigenlijk is. Dat begon steeds meer te wringen.’

Persoonlijke aanleiding

De aanleiding voor het Green IT-project was geen beleidsopdracht, maar een persoonlijke observatie. ‘Ik las steeds meer over de impact van IT op het milieu. Over CO₂-uitstoot, waterverbruik, het gebruik van zeldzame grondstoffen en e-waste. Toen dacht ik: wij zijn een archiefdienst die voor toekomstige generaties werkt, maar hoe verhoudt zich dat tot onze eigen bijdrage aan die problemen?’ Dat besef maakte het onderwerp onontkoombaar. ‘Juist als organisatie die erfgoed bewaart voor later, kun je dit niet naast je neerleggen. Als wij bijdragen aan klimaatverandering, ondermijnen we uiteindelijk ook het erfgoed dat we proberen te beschermen.’ Het onderwerp kreeg ruimte binnen de organisatie tijdens een functioneringsgesprek. ‘Daarin werd gezegd: “Leuk idee! Prima, ga het maar uitwerken en dan bespreken we het.” Dat was het moment waarop het Green IT-project echt begon.’ Vanaf het begin was voor Monteiro Snepvangers duidelijk dat het project niet moest blijven steken in intenties of aannames. ‘Ik wilde vooral graag weten waar we stonden. Je kunt namelijk wel van alles vinden, maar zonder cijfers weet je eigenlijk niets.’ Samen met adviesbureau Copper8 werd daarom een nulmeting uitgevoerd, waarbij werd gekeken naar drie onderdelen: hardware, datatransfer en opslag. ‘Het project leverde ook concrete cijfers op. Zo stoot ELO jaarlijks circa 26 ton CO₂ uit. Om dat tastbaar te maken: dat staat gelijk aan bijvoorbeeld drie keer de wereld rondvliegen, 221 retourritten Leiden–Eiffeltoren met een gemiddelde benzineauto, het voeden van een gemiddelde Nederlander tot en met 2039, of de jaarlijkse uitstoot van ongeveer 1,4 huishoudens. Zulke vergelijkingen zijn essentieel om het gesprek goed te kunnen voeren.’ De verdeling van die uitstoot verraste haar. ‘De grote impact van hardware was voor ons echt een eyeopener. Wij dachten vooraf vooral aan opslag, maar juist de productie, het gebruik, het transport en het afschrijven van hardware bleken verreweg de grootste factoren.’ Dat inzicht leidde tot een andere kijk op oplossingen. ‘In plaats van hardware steeds vaker te vervangen, kun je de CO₂-afdruk mogelijk verkleinen door levensduurverlenging. Dat is een heel ander gesprek dan alleen maar kijken naar datacenters en opslag.’

Verborgen impact zichtbaar maken

Volgens Monteiro Snepvangers is digitale duurzaamheid zo lastig omdat de impact nauwelijks zichtbaar is. ‘IT heeft een verborgen impact op het milieu. Niemand ziet wat een e-mail, een opgeslagen bestand of een zoekopdracht kost. Daardoor voelt het abstract en ver weg.’ Juist daarom helpen concrete vergelijkingen: ze maken de impact zichtbaar en vergroten het gevoel van urgentie. De cijfers zorgden ervoor dat het onderwerp minder vrijblijvend werd. ‘Zodra je het concreet maakt, wordt het lastiger om het weg te schuiven. Dan gaat het niet meer over een vaag ideaal, maar over keuzes die je vandaag maakt.’

Verborgen impact zichtbaar maken

Volgens Monteiro Snepvangers is digitale duurzaamheid zo lastig omdat de impact nauwelijks zichtbaar is. ‘IT heeft een verborgen impact op het milieu. Niemand ziet wat een e-mail, een opgeslagen bestand of een zoekopdracht kost. Daardoor voelt het abstract en ver weg.’ Juist daarom helpen concrete vergelijkingen: ze maken de impact zichtbaar en vergroten het gevoel van urgentie. De cijfers zorgden ervoor dat het onderwerp minder vrijblijvend werd. ‘Zodra je het concreet maakt, wordt het lastiger om het weg te schuiven. Dan gaat het niet meer over een vaag ideaal, maar over keuzes die je vandaag maakt.’

Bewustwording

Een belangrijk onderdeel van het project was het creëren van bewustwording. ‘Mensen zijn over het algemeen best bereid hun gedrag aan te passen. Maar duurzaamheid verdwijnt snel naar de achtergrond in de dagelijkse drukte. Je moet het blijven agenderen.’ Binnen ELO gebeurde dat via presentaties, lunchlezingen en gesprekken in verschillende teams. ‘Het doorbreken van gewoontes blijft lastig. Maar door het onderwerp steeds terug te laten komen, wordt het minder vrijblijvend en meer onderdeel van het normale gesprek.’ Volgens haar is die herhaling cruciaal. ‘Als je het één keer bespreekt en daarna weer laat liggen, verandert er niets.’

Opslag als concreet aangrijpingspunt

Voor archiefdiensten ziet Monteiro Snepvangers duidelijke aangrijpingspunten, met name bij digitale opslag. ‘Een heel concreet voorbeeld is opslag. De vraag of werken met hot en cold storage haalbaar is, kan ik volmondig beantwoorden: heel erg haalbaar.’ Veel archieven werken hier in de praktijk al mee. ‘Je werkt voor sommige collecties met een preserveringsbestand en een afgeleide publieksversie. Bestanden die minder vaak geraadpleegd worden, kun je dan automatisch in cold storage zetten.’ Volgens haar is dit een relatief eenvoudige manier om impact te verminderen zonder de toegankelijkheid aan te tasten. ‘Het gaat erom dat je niet alles altijd op de meest energie-intensieve manier opslaat.’

Bestandsformaten en kwaliteit

Ook de keuze voor bestandsformaten speelt een rol. ‘Bij de keuze voor een bestandsformaat moet je een goede afweging maken tussen kwaliteit, duurzaamheid en opslag. JPEG 2000 is goed te preserveren en minder opslagintensief dan TIFF. Dat zijn keuzes die misschien technisch lijken, maar die op grote schaal echt verschil maken.’ Volgens haar vraagt dit om expliciete keuzes en vastgelegd beleid. ‘Als je dat niet doet, kies je sneller voor de zwaarste variant.’

Blijvend spanningsveld

Tegelijkertijd erkent Monteiro Snepvangers dat duurzaamheid schuurt met de kern van het archiefvak. ‘Niet opslaan is het meest duurzaam, maar dat werkt natuurlijk niet. We zijn gebonden aan selectielijsten en wettelijke verplichtingen.’ Toch vindt zij dat dit geen reden is om het gesprek uit de weg te gaan. ‘We moeten bewaartermijnen opnemen die rekening houden met preservering én duurzaamheid.’ Dat geldt volgens haar onder meer voor e-mailarchivering en videotulen. ‘Het gaat mij daarbij vooral om de vorm waarin informatie wordt bewaard. De inhoud van raadsvergaderingen is van groot belang voor de lange termijn en absoluut het bewaren waard. De vraag is alleen of die inhoud altijd in de vorm van een video bewaard moet blijven, of dat er ook duurzamere alternatieven zijn die recht doen aan de inhoud.’

Gemeenten en leveranciers

Een belangrijk inzicht uit het project is dat een groot deel van de impact buiten het archief zelf ligt. ‘Veel uitstoot hangt samen met keuzes van gemeenten en grote technologiepartijen, bijvoorbeeld rondom opslaglocaties, bewaartermijnen en hardware.’ Haar kritiek richt zich daarbij vooral op grote spelers als Amazon en Microsoft. ‘Transparantie is essentieel, en juist bij die giganten ontbreekt die vaak.’ Tegelijkertijd benadrukt ze dat dit niet geldt voor alle leveranciers. ‘Tijdens onze nulmeting hebben partijen als Vitec en Preservica juist echt geprobeerd mee te werken om zo veel mogelijk gegevens boven water te krijgen. Dat verdient ook erkenning.’ Zonder inzicht is het volgens haar onmogelijk om goede keuzes te maken, en daarom is gezamenlijke druk vanuit de sector nodig. ‘Dit kun je niet als individuele organisatie oplossen.’