Gemeente Hoeksche Waard publiceert Woo-verzoeken waarover een besluit is genomen, inclusief de bijbehorende documenten. Die keuze was bewust pragmatisch. In plaats van eerst alles dicht te timmeren, besloot de gemeente gewoon te beginnen. Eerder werd al een inhaalslag gemaakt tot 1 januari 2019, het moment waarop de gemeente ontstond na herindeling. Die ervaring vormde een belangrijke basis voor de huidige aanpak. Bij publicatie wordt altijd gekeken naar het doel van de aanvraag. Indieners wordt gevraagd of de informatie alleen voor henzelf is bedoeld of openbaar gedeeld mag worden. In dat laatste geval wordt de informatie geanonimiseerd gepubliceerd. Daarbij blijft de originele, niet-geanonimiseerde versie bewaard.

Doorzoekbaar en toegankelijk

De gepubliceerde Woo-verzoeken zijn overzichtelijk ontsloten en doorzoekbaar. Gebruikers kunnen zoeken op trefwoorden zoals plaatsnaam, straatnaam of domein, bijvoorbeeld sociaal of fysiek. De documenten zelf zijn niet volledig doorzoekbaar, maar de gemeente gaat hierover actief het gesprek aan met aanvragers. Door te vragen wat iemand precies wil weten, kan gerichter worden geholpen. Veel Woo-verzoeken gaan over het fysieke domein: wegen, fietspaden, woningbouw of herinrichting van wijken. Vaak liggen hier zorgen of wantrouwen aan ten grondslag. Juist daarom ziet de Hoeksche Waard actieve openbaarmaking als een belangrijk instrument om vertrouwen te versterken. Hoe eerder informatie wordt gedeeld, hoe kleiner de kans dat inwoners alles achteraf moeten opvragen.

Van handwerk naar automatisering

Na het winnen van de Transparantieprijs verschoof de aandacht naar de techniek. De publicaties gebeurden eerst handmatig. Dat werkte voor beperkte aantallen, maar was niet houdbaar voor structurele en grootschalige openbaarmaking. Daarom schafte gemeente Hoeksche Waard de OpenWOOapp aan. Inmiddels is er een werkende koppeling tussen het zaaksysteem en de OpenWOOapp. Hierdoor kunnen documenten automatisch vanuit de bron op de website worden gepubliceerd, zonder handmatige handelingen en zonder het maken van kopieën. De volgende stap is het optimaliseren van processen samen met de vakteams, zodat collega’s ook daadwerkelijk klaar zijn om structureel te publiceren.

Concrete verbeteringen

De afgelopen periode leverde zichtbare resultaten op. Technisch is er nu een publicatieproces dat aansluit op de bronsystemen en veilige, automatische openbaarmaking mogelijk maakt. Tegelijkertijd zijn werkprocessen aangepast om eenduidige registratie en publicatie te ondersteunen. Ook is sterk ingezet op bewustwording. Medewerkers zijn via een campagne geïnformeerd over de Woo, het belang van transparantie en het doel van proactieve openbaarmaking. Daarmee wordt transparantie niet alleen een technische opgave, maar ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Een opvallende innovatie is de ontwikkeling van DocuDesk, een opensourcetool voor het anonimiseren van documenten zonder zwarte balken en met behoud van context. Deze oplossing wordt ontwikkeld samen met het Open Webconcept (OWC). Voor DocuDesk won Hoeksche Waard in 2025 zelfs de Computable Award in de categorie overheid. De weg naar structurele openbaarmaking kende ook obstakels. Een belangrijke uitdaging was de technische complexiteit van het koppelen van verschillende systemen met nieuwe standaarden. Dit vroeg om intensieve samenwerking met leveranciers, onder meer binnen VNG-fieldlabs. Door een standaard publicatiezaak in te richten en te testen in een pilotomgeving werd deze complexiteit stap voor stap beheersbaar gemaakt. Daarnaast bleek de kwaliteit van documenten een aandachtspunt. Niet alle stukken zijn direct geschikt voor publicatie. De inhoud en formulering moeten soms worden aangescherpt. Dit wordt samen met de vakteams opgepakt, in kleine, haalbare stappen. Ook cultuurverandering kost tijd. Bewustwording en gedragsverandering laten zich niet afdwingen. De gemeente zet daarom in op herhaling en dialoog, bijvoorbeeld via acties als Woovember en door gericht met teams aan de slag te gaan. Een belangrijke les is dat techniek alleen niet voldoende is. Automatische publicatie werkt alleen als processen zijn aangepast en medewerkers begrijpen wat er van hen wordt gevraagd. Transparantie vraagt om samenhang tussen systemen, werkwijzen en gedrag. Daarnaast blijkt dat proactieve trans­parantie loont. Door informatie eerder te publiceren, neemt het aantal Woo-verzoeken af en groeit het vertrouwen van inwoners. Ook samenwerking speelt een cruciale rol. Afstemming met andere gemeenten, leveranciers en interne teams versnelt innovatie en voorkomt dat iedereen hetzelfde wiel opnieuw moet uitvinden.