Hoe ga je om met informatie?
IGJ zet gedrag centraal
De Gouden Delete Knop
Tekst IGJ
Beeld IGJ
Voor organisaties is het belangrijk dat informatie zorgvuldig wordt opgeslagen en goed terug te vinden is. Zeker ook voor de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Om die reden heeft de IGJ de afgelopen jaren een duidelijke beweging in gang gezet om informatie centraal, zorgvuldig en duurzaam te organiseren. Daarbij lag een belangrijke focus op de gedragscomponent. Die koers bleef niet onopgemerkt: in 2025 was de inspectie een van de winnaars van de Od Kwaliteitsawards.
Bij de IGJ gaat informatiehuishouding inmiddels verder dan het verbeteren van systemen alleen. Met het programma Informatiehuishouding heeft de organisatie duidelijke uitgangspunten geformuleerd voor hoe zij met informatie omgaat. Medewerkers uit de hele organisatie hebben deze uitgangspunten samen uitgewerkt in vijf vuistregels:
- Zet alle toezichtsgebonden informatie en bestanden in het toezichtsysteem.
- Verwijder deze bestanden van netwerkschijven.
- Gooi niet-archiefwaardige informatie en bestanden tijdig weg.
- Gebruik geen persoonlijke mappen voor werkgerelateerde bestanden.
- Werk volgens de IHH-instructies voor onder meer naamgeving van bestanden, versiebeheer, het delen van links en het opzetten van een mappenstructuur.
Maatwerk per afdeling
Omdat de IGJ uit meerdere typen afdelingen bestaat – toezicht, staf en ondersteuning – is één vaste blauwdruk niet werkbaar. Tegelijkertijd zijn er organisatiebrede kaders nodig om informatiehuishouding goed te borgen. Daarom kiest de IGJ voor een aanpak waarin vaste uitgangspunten worden gecombineerd met maatwerk per afdeling. Elke afdeling start met een scan van mappen en bestanden, gevolgd door een intake met het afdelingshoofd en een eigen plan van aanpak. Zo sluit de werkwijze aan bij de dagelijkse praktijk van teams, terwijl de gezamenlijke kaders overeind blijven. Kick-offs, korte theoretische sessies en praktische simulaties maken de nieuwe werkwijze concreet. Daarnaast is er aandacht voor begeleiding, voortgangsgesprekken en het bespreekbaar maken van weerstand. Het opschonen van informatie blijkt daarmee meer dan een technische klus: het zet teams aan het denken over hoe zij dagelijks met informatie omgaan. Dat enthousiasme leidt er bovendien toe dat afdelingen zelf creatieve vormen bedenken om het onderwerp op de agenda te zetten en te houden. Initiatieven als de Gouden Delete Knop en Schijf gooien maken het opruimen van informatie zichtbaar en bespreekbaar, en helpen om gewenst gedrag op een laagdrempelige manier te versterken.
‘IGJ COMBINEERT VASTE UITGANGSPUNTEN MET MAATWERK PER AFDELING’
Schijf gooien
Van aarzeling naar eigenaarschap
Deze aanpak heeft gezorgd voor een zichtbare verandering in de organisatie, merkt Vera van Dun, strategisch communicatie- en verandercoördinator binnen het programma. ‘We zien dat aanvankelijke aarzeling bij collega’s heeft plaatsgemaakt voor echt eigenaarschap. Mensen die eerst twijfelden, zetten zich nu actief in als ambassadeurs van beter informatiebeheer.’ Daarmee wordt duidelijk dat informatiehuishouding niet alleen draait om regels of systemen, maar vooral om houding en bewust handelen in het dagelijkse werk. Ook Irène Moonen, programmamanager Informatiehuishouding, ziet die beweging door de hele organisatie. ‘We kijken waar concrete stappen mogelijk zijn en hoe we die samen met de afdelingen zetten,’ zegt zij. Leidinggevenden spelen daarin een sleutelrol, door informatiehuishouding op de agenda te houden, terug te laten komen in P-gesprekken en te verankeren in de PDCA-cyclus en rapportages.
Kenners als verbindende schakel
Een belangrijke rol in de aanpak is weggelegd voor ongeveer veertig zogenoemde Kenners. Dit zijn medewerkers uit verschillende afdelingen die fungeren als de oren en ogen van hun teams. Omdat zij de dagelijkse praktijk goed kennen, weten zij wat er speelt en wat nodig is. Kenners helpen collega’s bij het toepassen van de vuistregels, signaleren knelpunten en zorgen voor een soepele vertaling van instructies naar de praktijk en andersom. Samen met het Leerhuis Informatiehuishouding is voor hen een speciaal opleidingstraject ontwikkeld, waarin zij ruim een jaar kennis en vaardigheden hebben opgebouwd om met deze complexe materie om te gaan. Daarmee vormen zij een belangrijke verbindende schakel tussen beleid en dagelijks werk.
‘GOEDE INFORMATIEHUISHOUDING GAAT NIET ALLEEN OVER BEWAREN, MAAR OOK OVER LOSLATEN’
Tijdig weggooien
Goede informatiehuishouding gaat niet alleen over bewaren, maar ook over loslaten. Hans Schut, communicatieadviseur informatiehuishouding, ziet daarin een belangrijk aandachtspunt. ‘Omdat we heel gericht met teams werken en aansluiten bij hun dagelijkse praktijk, zien we sneller waar echte knelpunten en weerstanden zitten.’ Niet-archiefwaardige informatie kan en moet tijdig worden weggegooid. Voor archiefwaardige stukken geldt dat zij volgens de Archiefwet na afloop van de bewaartermijn worden vernietigd. Om medewerkers hierbij te ondersteunen, loopt binnen de IGJ een gedragsonderzoek naar de belemmeringen die zij ervaren bij het weggooien en vernietigen van informatie. Op basis daarvan ontwikkelt de organisatie gerichte interventies. Met de inzet van Kenners, een consistente veranderaanpak en duidelijke, praktische instructies heeft de IGJ een methode ontwikkeld die niet alleen effectief is, maar ook duurzaam is verankerd in de organisatie, en die voor andere organisaties herkenbaar en toepasbaar is.
