Bij de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) staat informatie- en archiefbeheer al langere tijd in de schijnwerpers. De organisatie, die werkt voor ruim 690.000 inwoners in vijftien gemeenten en bestaat uit meerdere sterke merken zoals de GGD, GHOR, Ambulancezorg en Brandweer, zag dat informatiebeheer nog onvoldoende was geborgd. De inrichting bevond zich vooral in de fase van gedigitaliseerd werken, terwijl de ambitie lag bij een toekomstbestendige vorm van informatiebeheer: pragmatisch, flexibel en passend bij de digitale werkomgeving. De Od Kwaliteitsaward gaf erkenning aan het werk dat door verschillende (oud-)medewerkers is verricht. Met name het broneisenportfolio, ontwikkeld door onder anderen Nicole Fielmieg, Marieke Krutzer en Arnoud Willemsen, betekende een impactvolle verandering in de manier waarop VGGM omgaat met aanbestedingen. Door dit portfolio is het stellen van passende informatiebeheereisen bij nieuwe oplossingen structureel onderdeel geworden van het proces. Daarmee werd een concrete start gemaakt met informatiebeheer bij de bron en by design. Tegelijkertijd werd VGGM in dezelfde periode geconfronteerd met het vertrek van meerdere ervaren collega’s, onder wie Nicole Fielmieg en Marieke Krutzer. Hoewel het verlies van deze expertise merkbaar was, bood het ook aanleiding om scherp te kijken naar borging. Voor de organisatie was het essentieel om voor het uit dienst treden zo veel mogelijk kennis vast te leggen. Dat leidde tot prioriteit voor het opzetten en implementeren van een kwaliteitssysteem waarin de actuele stand van zaken van het informatiebeheer zorgvuldig is vastgelegd. Sinds de uitreiking van de award zijn in alle aanbestedingen het eisenpakket voor informatiebeheer structureel toegepast. Het gaat om vijf tot zeven aanbestedingen, waarin het eisenpakket inmiddels de standaard is geworden. In de meeste gevallen zijn alle of de meeste eisen van toepassing verklaard en ook conform uitgevraagd. Leveranciers geven daarbij veelal aan tegemoet te kunnen komen aan deze eisen. Daarnaast is het ADTI (Afspraken­document Duurzaam Toegankelijk Informatiebeheer) verder doorontwikkeld. Het document is uitgebreid met een format voor de Risicoanalyse Informatiekwaliteit (RIK) en de Maatregelen Informatie­kwaliteit (MIK). Deze uitbreiding maakt het mogelijk om continu te blijven verbeteren. Met de RIK worden risico’s binnen een proces geëvalueerd, waarna met de MIK maatregelen kunnen worden geïmplementeerd om die risico’s te mitigeren. Na toepassing van de maat­regelen wordt opnieuw een ADTI uitgevoerd. Zo ontstaat een cyclisch proces van beheren bij de bron, waarin continu kan worden bijgestuurd op basis van actuele behoeften en risico’s.

Capaciteit als bepalende factor

Een van de grootste uitdagingen in het afgelopen jaar was het op peil brengen van de formatie voor informatiebeheer. Door het vertrek van meerdere collega’s ontstond een aanzienlijk capaciteitsverlies. Dit maakte het onderwerp direct urgent. Om de periode te overbruggen is ondersteuning ingezet van externe partijen, terwijl tegelijkertijd is gewerkt aan een structurele versterking van het team. Dit heeft inmiddels geresulteerd in de beschikbaarheid van een extra fte. Daardoor kan de werkdruk beter worden verdeeld en ontstaat er weer ruimte om niet alleen reactief, maar ook proactief aan doorontwikkeling te werken. De ervaring benadrukt hoe bepalend capaciteit is voor het duurzaam verankeren van informatiebeheer in de organisatie. Het traject leverde ook nieuwe inzichten op. Zo werd opnieuw bevestigd dat vroegtijdige betrokkenheid van informatie­beheer essentieel is voor een soepel verloop van de inrichting van nieuwe systemen. Door aan de voorkant mee te denken, kunnen risico’s eerder worden gesignaleerd en verwachtingen beter worden afgestemd. Daarnaast werd duidelijk dat het bij het opstellen van een ADTI niet voldoende is om alleen verantwoordelijkheden vast te leggen. Medewerkers moeten ook daad­werkelijk beschikken over de juiste middelen, informatie en mandaten om processen te kunnen verbeteren en de noodzaak daarvan te begrijpen. Dit legt opnieuw de behoefte bloot aan voldoende capaciteit om medewerkers te ondersteunen en verwachtingen goed af te stemmen.

Focus op beleid en borging

Voor de komende periode richt VGGM zich op het verder ontwikkelen van het beleid rondom informatiebeheer. De inzichten en ervaringen van het afgelopen jaar worden verwerkt in het beleid voor beheren bij de bron. De inmiddels stabielere formatie biedt ruimte om dit beleid niet alleen vast te stellen, maar ook daadwerkelijk te implementeren en te borgen in de dagelijkse praktijk. Zowel de ADTI’s als de implementatie van een DSP hebben zichtbaar gemaakt dat er nog stappen te zetten zijn in het beleggen van verantwoordelijkheden. Enerzijds gaat het om het vastleggen van het juridisch zorgdragerschap van informatie, dat uiteindelijk moet worden vastgelegd in convenanten met de deelnemende gemeenten. Anderzijds betreft het het beleggen van eigenaarschap binnen VGGM zelf. De afspraken die in ADTI’s worden gemaakt, moeten ook worden uitgevoerd en gemonitord. Dat kan niet uitsluitend bij informatiebeheer worden neergelegd, maar vraagt om organisatiebrede betrokkenheid.