Van fundament naar volwassen informatieketen
Vlissingen maakt informatiebeheer vanzelfsprekend
Tekst Gemeente Vlissingen
Als genomineerde voor de Od Kwaliteitsawards 2024 bevond de gemeente Vlissingen zich midden in een brede transitie van haar informatiehuishouding. Anderhalf jaar later is deze ontwikkeling verder verdiept en verbreed. Wat begon als het leggen van een technisch fundament, is uitgegroeid tot een meer samenhangende en toekomstbestendige informatieketen, waarin zaakgericht werken, transparantie en duurzame archivering centraal staan.
De focus is verschoven van het realiseren van afzonderlijke projecten naar het versterken van samenhang en borging binnen de gehele informatieketen.
Mijlpaal
Een belangrijke mijlpaal is de volledige uitfasering van het oude DMS Verseon. De organisatie werkt nu volledig vanuit één centraal zaaksysteem (Djuma), wat zorgt voor meer overzicht, minder risico’s en een duidelijke basis voor zaakgericht werken. Hierdoor is de versnippering van informatie sterk verminderd en wordt informatie vanuit één centraal fundament gecreëerd en beheerd. Daarnaast is de overgang naar Microsoft 365 verder geconsolideerd. Samenwerking en documentcreatie vinden steeds meer plaats in de cloud, terwijl Djuma fungeert als stabiele ruggengraat voor dossiervorming en archivering. Organisatorisch worden rollen en verantwoordelijkheden binnen de informatieketen steeds scherper belegd, wat de governance ten goede komt.
‘DE FOCUS LIGT OP SAMENHANG EN BORGING BINNEN DE GEHELE INFORMATIEKETEN’
Concrete resultaten en verbeteringen
Een belangrijk resultaat is dat informatie nu structureel centraler en consistenter wordt vastgelegd. De geïntegreerde informatieketen is nog altijd in beweging, maar wel gericht op een helder eindpunt. Alle afdelingen zijn inmiddels over op Microsoft 365, waar de projecten eind januari worden afgerond. Begin februari wordt bovendien de koppeling tussen Djuma en Microsoft 365 geactiveerd, waardoor informatie beter vindbaar, beter beheersbaar en eenvoudiger toegankelijk wordt. Op het gebied van transparantie zijn concrete stappen gezet in de uitvoering van de Wet open overheid. Er is een vast publicatieproces ingericht waarbij documenten worden geanonimiseerd met DataMask en gepubliceerd via Djuma Open Info. Dit heeft geleid tot kortere doorlooptijden, meer uniformiteit en minder ad-hocwerk bij Woo-verzoeken en actieve openbaarmaking.
Uitdagingen
De grootste uitdaging bleek niet technisch van aard, maar lag in verandering van werkwijzen en bewustwording. De overstap naar centraal en zaakgericht werken vraagt van medewerkers een andere manier van omgaan met informatie. Het idee dat informatie eigendom is van de organisatie en niet van de individuele medewerker of afdeling vraagt tijd en begeleiding. Deze uitdaging is aangepakt door te investeren in uitleg, instructies en begeleiding vanuit DIV. In plaats van uitsluitend een controlerende rol, vervult DIV steeds meer een adviserende en coachende functie richting de organisatie. Afdelingen zijn actief betrokken bij keuzes en worden ondersteund bij de overgang naar nieuwe werkwijzen. Ook technisch waren er uitdagingen, met name bij de integratie tussen systemen. De koppeling tussen MS 365 en Djuma is daarom bewust gestart in een pilotfase. Door klein te beginnen en te leren van de praktijkervaringen, kan de oplossing stapsgewijs worden verbeterd voordat organisatiebrede uitrol plaatsvindt.
Geleerd
Een belangrijke les is de verschuiving van systeemdenken naar ketendenken. Niet het DMS, zaaksysteem of samenwerkplatform staat centraal, maar de route die informatie aflegt: van creatie tot openbaarmaking en archivering. Daarnaast is het inzicht versterkt dat een toekomstbestendige informatiehuishouding alleen werkt wanneer techniek, organisatie en wetgeving in samenhang worden benaderd. Losse verbeteringen leveren winst op, maar pas door te denken in een end-to-end informatieketen ontstaat structurele meerwaarde. Tot slot is het besef gegroeid dat informatiebeheer een strategisch thema is. Het raakt aan bestuurlijke verantwoording, dienstverlening aan inwoners en het vertrouwen in de overheid. Daarmee is informatiebeheer niet langer alleen een ondersteunend proces, maar een essentieel onderdeel van het primaire werk.
‘EEN BELANGRIJKE LES IS DE VERSCHUIVING VAN SYSTEEMDENKEN NAAR KETENDENKEN’
Komende periode
In de komende periode ligt de focus op verdere volwassenwording en borging. In Microsoft 365 wordt het afhandelen van projecten gelijkgetrokken met het afhandelen van zaken in Djuma. Dit heeft als doel het informatiebeheer binnen Microsoft 365 beheersbaar te houden en tegelijkertijd te zorgen voor een zo laagdrempelig mogelijke werkwijze voor medewerkers. Met de inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) werkt Vlissingen daarnaast aan het verder digitaliseren van alle processen voor burgers en bedrijven. Door de ontwikkeling van een klantportaal krijgt de inwoner in de toekomst inzicht in het eigen dossier, kan informatie worden toegevoegd en kan rechtstreeks worden gecommuniceerd met ambtenaren. Hiermee zet de gemeente in op het actief betrekken van inwoners bij hun dossier. De ambitie van de gemeente Vlissingen is om informatiebeheer vanzelfsprekend te maken in het dagelijks werk. Door te blijven investeren in samenhang, bewustwording en kwaliteit wordt stap voor stap gebouwd aan een transparante, betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding.
