Volgende stap: verbetering en borging
Van ontzorgen naar verankeren
Tekst Ministerie van VWS
Bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) speelt een goed functionerende informatiehuishouding een cruciale rol in beleid, verantwoording en kennisoverdracht. In de praktijk kwam die onder druk te staan, vooral door de sterke groei van digitale informatie. Om collega’s te ondersteunen ontwikkelde het Team Advies Informatiehuishouding in zogeheten ontzorgtrajecten, gericht op betere ordening en vindbaarheid van informatie op netwerkschijven. Deze aanpak werd in 2023 genomineerd voor de Od Kwaliteitsawards. De trajecten zijn inmiddels afgerond. De aandacht verschuift nu naar de vraag wat zij hebben opgeleverd en hoe VWS verder werkt aan verbetering en borging.
De trajecten waren gericht op het ondersteunen van directies bij het verbeteren van hun informatiehuishouding, met specifieke aandacht voor de netwerkschijven waarop in de praktijk het meest wordt gewerkt. Daarbij bleef steeds uitgangspunt dat directies en medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun informatie, en dat het project ondersteuning bood bij het uitvoeren van de benodigde acties.
Zichtbare resultaten in de praktijk
Vanuit de directies zijn positieve reacties ontvangen. Ten eerste geven directies aan dat informatie makkelijker vindbaar is en dat samenwerking daardoor efficiënter gaat. Door de spiegeling tussen Marjolein, het documentmanagementsysteem van VWS, en de netwerkschijf, is de structuur in beide systemen gelijk. Dit zorgt ervoor dat informatie in beide systemen op dezelfde manier is ingericht. Ten tweede waren directies tevreden over de samenwerking met het projectteam tijdens de trajecten. De ondersteuning en begeleiding in het proces werden als positief ervaren. Deze resultaten laten zien dat de gemaakte afspraken en aangebrachte structuur effect hebben in het dagelijks werk van directies en medewerkers.
‘DE GROOTSTE UITDAGING LAG IN HET WIJZEN VAN DIRECTIES OP HUN EIGEN VERANTWOORDELIJKHEDEN’
Uitdagingen in uitvoering en prioriteit
Tegelijkertijd verliep het project niet zonder uitdagingen. De grootste uitdaging lag in het wijzen van directies op hun eigen verantwoordelijkheden binnen de trajecten en het aanzetten van medewerkers tot het uitvoeren van acties. Hoewel de meeste medewerkers het belang van een goede informatiehuishouding onderkennen, wordt dit in de hectiek van de dagelijkse praktijk vaak een lage prioriteit gegeven. Overleggen worden verschoven en acties uitgesteld, waardoor voortgang soms onder druk komt te staan. Door directies zo goed mogelijk te helpen en te adviseren heeft het projectteam geprobeerd deze belemmeringen weg te nemen. Bijvoorbeeld door werkzaamheden gezamenlijk met directies op te pakken of door presentaties te geven met uitleg over de gewenste acties.
Bevestigde inzichten uit de trajecten
Het project heeft ook geleid tot inzichten. Zo is duidelijk geworden dat directies voornamelijk op de netwerkschijf werken en niet in het DMS Marjolein. Dit is geen nieuw inzicht, maar een extra bevestiging van een eerder vermoeden. Daarnaast heeft de samenwerking met directies gezorgd voor beter begrip en inzicht in hun denkwijzen en processen. Zo is duidelijk geworden dat directies sterk denken in afdelingen, clusters en teams, in plaats van op basis van processen en onderwerpen. Een mappenstructuur die op hoofdlijnen is gebaseerd op de organisatiestructuur van een directie blijkt daardoor beter herkenbaar. Ook is extra duidelijk geworden dat het maken van afspraken binnen een directie over hoe informatie wordt opgeslagen van groot belang is. Deze afspraken zorgen ervoor dat er eenduidig wordt gewerkt binnen een directie.
Van verbeteren naar borgen
Nu het project is afgerond, richt VWS zich op het vervolg. Op dit moment wordt gewerkt aan het opzetten van kwaliteitsmonitoring om mappenstructuren te analyseren. Op basis daarvan wordt met directies besproken of informatie nu beter vindbaar is en wat hun ervaringen zijn. Daarnaast wordt besproken in hoeverre de gemaakte afspraken bevallen. Hiermee wil VWS er ten eerste voor zorgen dat mappenstructuren bij directies in orde zijn en blijven, en ten tweede verbeterpunten in kaart brengen om de informatiehuishouding verder te verbeteren.
‘AFSPRAKEN BINNEN EEN DIRECTIE OVER HOE INFORMATIE WORDT OPGESLAGEN ZIJN VAN GROOT BELANG’
Opruimen van oude informatie
Een ander vervolgproject is het opruimen van “oude” informatie op netwerkschijven. Tijdens de ontzorgtrajecten is een scheiding gemaakt tussen actieve informatie en inactieve, oudere informatie. Deze inactieve informatie is in een archiefmap geplaatst. Het opruimen van deze archiefmappen is één van de grote uitdagingen voor de komende tijd waar VWS mee aan de slag wil. Dit vormt een belangrijke vervolgstap in het verder verbeteren van de informatiehuishouding. Met de afronding van de ontzorgtrajecten is een belangrijke stap gezet in het verbeteren van de informatiehuishouding bij VWS. De nominatie voor de Od Kwaliteitsawards 2023 markeert deze fase, maar vormt geen eindpunt. Door te blijven monitoren, afspraken te bespreken en oude informatie op te ruimen, werkt VWS verder aan het op orde houden en verbeteren van de informatiehuishouding binnen directies.
