In 2022 won de provincie Zuid-Holland de Transparantieprijs voor het openbaar maken van besluiten van Gedeputeerde Staten. Inmiddels is het vanzelfsprekend dat deze informatie openbaar is: in beginsel worden alle stukken binnen twee weken gepubliceerd, in duidelijke taal en met een publieksvriendelijke samenvatting. Ook is er aandacht voor veilig werken. Zo is er in 2024 een nieuw geheimhoudings­protocol opgesteld waarin transparantie vooropstaat. Dit protocol bevat ook de laatste wijzigingen uit de Provinciewet. Een belangrijke verbetering is dat geheim­houding voortaan alleen geldt voor specifieke passages in een document, en niet meer voor het hele document. Zo blijft zo veel mogelijk informatie toegankelijk voor iedereen.

Project actieve openbaarmaking

In maart 2025 is het project actieve openbaarmaking gestart met als doel het vertrouwen te versterken door informatie niet alleen te delen, maar ook vindbaar, toegankelijk en begrijpelijk te maken. ‘We publiceren al veel, zoals Woo-verzoeken en het subsidieregister, maar die informatie staat verspreid over verschillende plekken,’ zegt Marianne de Nooij, adviseur open overheid bij de provincie Zuid-Holland. ‘Het vindbaar maken kan beter. Ons doel is een trans­parante, digitale provincie die informatie niet alleen deelt, maar ook begrijpelijk en toegankelijk maakt – op één centrale plek en volgens de vereisten van de Woo.’ De kern van de oplossing is de ontwikke­ling van een nieuw publicatie­platform. Dit platform wordt gekoppeld aan de bron­systemen en voorzien van metadata en een slimme zoek­functionaliteit. Na de beoordeling van twee testopstellingen werkt de provincie nu aan de definitieve architectuur, waarmee de transitie naar een centraal en efficiënt ontsluitingspunt wordt vormgegeven.

Onderzoek naar impact en ambitie

Om de implementatie te funderen, zijn twee interne onderzoeken uitgevoerd:

• Impactanalyse Woo-categorieën Dit onderzoek geeft de provincie inzicht in welke documenten onder de informatiecategorieën van de Woo vallen, welke informatie al actief openbaar wordt gemaakt en welke technische en organisatorische maatregelen nodig zijn om aan te wettelijke verplichting te voldoen. Vooraf is bepaald welke informatie nodig was om een goed beeld te krijgen van actieve openbaarmaking. Daarbij ging het om vragen als welke opgave verantwoordelijk is, om hoeveel bestanden per jaar het gaat, waar de informatie wordt opgeslagen en in welk bestandsformaat. Als uitgangspunt zijn de werkdefinities van het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) gebruikt. Door in gesprek te gaan met collega’s die eigenaar zijn van de openbaar te maken documenten of daar veel kennis over hebben, heeft de provincie een duidelijk beeld gekregen van de huidige stand van zaken rond actieve openbaar­making. De impactanalyse laat zien dat een groot deel van de verplichte informatie al openbaar is, waarvan zeven van de vijftien informatie­categorieën volledig voldoen aan de Woo-eisen. Om volledig aan de Woo te voldoen zal de huidige werkwijze inclusief IT-tooling aangepast moeten worden. Per categorie hebben we in beeld welke maatregelen dat zijn. De organisatie erkent het belang van transparantie en wil actief bijdragen aan dit proces. Tegelijkertijd is duidelijk dat kennis en bewustwording nog verder moeten groeien. Het veilig en zorgvuldig openbaar maken van informatie, in begrijpelijke taal, wordt als een belangrijke randvoorwaarde gezien.

• Onderzoek naar de inspanningsverplichting De Woo bevat een zogenoemde inspanningsverplichting: een kan-bepaling die organisaties ruimte geeft, maar tegelijkertijd vraagt om bewuste keuzes. Omdat de Woo deze inspanningsverplichting niet concreet maakt, onderzoekt de provincie het gewenste ambitieniveau. Het doel is een ambitie te formuleren die realistisch is, aansluit bij de praktijk en recht doet aan de bedoeling van de Woo: het bevorderen van openheid en vertrouwen. Daarbij draait het om vragen als: wat betekent evenredig en redelijk in de praktijk? Hoever gaat de provincie? Worden alleen nieuwe documenten openbaar gemaakt, of ook oude dossiers? En hoe zit het met concepten, e-mails en chats? Om deze vragen te beantwoorden zijn diverse interviews afgenomen met collega’s. Hun inzichten helpen om richting te geven aan de keuzes die nodig zijn voor een zorgvuldige en transparante uitvoering van de Woo.

Implementatie en cultuurverandering

Deze onderzoeksresultaten vormen de basis voor duidelijke uitgangs­punten en de ontwikkeling van een strategiedocument. De te maken keuzes worden binnenkort ter besluitvorming aan het management voorgelegd. De daaropvolgende implementatiefase is gericht op de inrichting van de processen en de formele vastlegging van verantwoordelijk­heden. Minstens zo belangrijk is de noodzaak tot een open werkcultuur. Dit wordt ondersteund met trainingen en communicatie, wat georganiseerd wordt door de campagne Zo doen we dat!, waarmee medewerkers gestimuleerd worden om open by design te werken.