Tekst Roland Bisscheroux
Roland Bisscherouw is directeur-archivaris van Waterlands Archief
Behoed u voor techoptimisme
Techfilosoof Martijn Aslander breekt in december 2025 in Od een lans voor het gebruik van open standaarden in plaats van documenten. Maar zijn pleidooi is techoptimisme van de bovenste plank.
Sinds de informatierevolutie door de komst van de pc, zo’n veertig jaar geleden, zijn de opslag en ontsluiting van digitale informatie een uitdaging gebleken. Digitale informatie is van een andere orde dan papieren of andere analoge informatie. Waar informatie in de papieren situatie noodzakelijk gekoppeld is aan een fysieke drager, is dat bij digitale informatie niet langer het geval. Digitale informatie wordt uiteraard opgeslagen op een drager maar heeft daarmee geen intrinsieke binding. De kenmerken van papieren informatie – briefpapier, natte handtekening, stempels – worden bij digitale informatie vastgelegd in metadata die verbonden zijn met het digitale document. Dat documentbegrip vraagt om uitleg. De nieuwe Archiefwet (2027) spreekt, net als de Wet open overheid, over documenten, maar bedoelt daarmee informatieobjecten. Dat is in feite dezelfde definitie als wat in de huidige Archiefwet wordt bedoeld met archiefstuk of archiefbescheiden. Een informatieobject kan volgens de ISO-norm bestaan uit één of meerdere digitale bestanden. Met andere woorden: een informatieobject – of document volgens de nieuwe Archiefwet – is wat je ziet in een viewer. Dat kan een eenvoudige pdf zijn, maar ook een ruimtelijk plan of videotulen: complexe informatieobjecten die bestaan uit meerdere digitale bestanden.
De kern van het probleem
Het probleem waar we sinds de jaren tachtig tegenaan lopen, wordt niet veroorzaakt door bestandsformaten, maar door de manier waarop we met digitale informatie omgaan. We doen dat namelijk op een manier die identiek is aan papier: we koppelen informatie aan een fysiek object, het bestand. Daarmee komen we wel los van de drager, maar niet van de eenheid van informatie. Wat is eigenlijk een digitaal document? Dat is een set gegevens in een bepaalde samenhang, op een bepaald moment. We zouden bijvoorbeeld een digitaal uittreksel uit het bevolkingsregister, in plaats van als bestand, ook kunnen reconstrueren zoals het ooit is verstrekt: als een set gegevens. Met andere woorden: het probleem is niet welke archiefsystemen we gebruiken – SharePoint of anderszins – of welke bestandsformaten, Word of Markdown. De kern van het probleem is het bestand zelf. We moeten andere manieren vinden om informatie te archiveren: als een verzameling van gegevens. Aslander maakt hier zijn eerste fundamentele misstap. Als we uitsluitend open standaarden zouden hebben gebruikt, zoals Aslander betoogt, was de informatiechaos waarschijnlijk nog groter geweest. Juist dankzij de inzet van archiefsystemen is voorkomen dat informatie zonder context werd opgeslagen. Je zult de organisaties de kost moeten geven die in het verleden losse documentregistraties zonder dossier of zaak hebben toegestaan. Dat is de tweede misvatting van Aslander.
Hoe komen we verder?
Lezer, ga aan de slag met nieuwe inzichten in archief- en informatiemanagement. Ontwikkelingen zoals Common Ground en het DUTO-raamwerk zijn goede stappen richting een nieuwe inrichting van de informatiehuishouding. De ontwikkeling naar eenmalige opslag van gegevens, meervoudig gebruik en services voor duurzame toegankelijkheid wijst de juiste kant op. Laten we blijven nadenken over echte, inhoudelijke veranderingen in de manier waarop we omgaan met digitale informatie. En lezer: behoed u voor nog meer techoptimisme.
