Geen half werk
Lessen uit het wegwerken van een analoog archiefachterstand
Tekst Eric Kokke
Eric Kokke is redactielid Od
Bij de gemeente Zaanstad wordt de afgelopen jaren hard gewerkt aan het wegwerken van een forse achterstand in het analoge archief. Wat begon als een project van ongeveer 900 meter, groeide uit tot een meerjarig programma waarin beleid, uitvoering, samenwerking en cultuurverandering samenkomen. Marije Hoep-Modder, recordmanager bij Zaanstad, deelt openhartig de succesfactoren, tegenslagen en valkuilen. ‘Als je het doet, doe het goed. Geen half werk.’
Marije Hoep-Modder werkt sinds twee jaar bij de gemeente Zaanstad en kwam binnen vanuit een totaal andere wereld: de woningcorporaties. ‘Ik had echt geen idee dat er zoiets was als een recordmanager,’ vertelt ze. Tijdens haar sollicitatie werd al snel duidelijk wat de kern van de uitdaging was: ‘Er lag één grote achterstand in het analoge archief.’
Omvangrijker
Die achterstand bleek omvangrijker dan gedacht. ‘We hadden toch wel zo’n 900 meter, en inmiddels is het zelfs iets groter geworden.’ Het ging om archief dat jarenlang was blijven liggen, deels buiten beeld, deels omdat andere prioriteiten voorgingen. ‘Je bent bezig en je komt erachter: het is toch wel goed als we dit ook aanpakken, want het ligt er ook al heel lang.’ De eerste stap was daarom niet harder lopen, maar beter kijken. Haar afdelingsmanager Jaap de Vries liet een externe partij door het hele depot gaan om in kaart te brengen: ‘Zij heeft grofweg alles genoteerd en gekeken: waar zit de prioritering?’ Pas daarna werd het projectplan concreet: wat moet voor 2024 worden overgedragen of vernietigd, en wat kan later? Die volgorde bleek essentieel, juist omdat het depot niet leeg is als je start. ‘Je bent bezig en je komt erachter dat er meer ligt dan op de lijst stond, dat er nieuwe logische deelprojecten opduiken en dat je keuzes moet blijven maken om niet weer te verdrinken in de omvang.’ Een voordeel in Zaanstad is dat het gemeentearchief letterlijk dichtbij is. ‘Het gemeentearchief zit in hetzelfde pand.’ Het archief heeft een eigen ruimte, maar overleg is laagdrempelig: ‘We kunnen zo naar elkaar toelopen.’ Dat lijkt een detail, maar in de dagelijkse praktijk van selectie, overbrenging en vragen over dossiers is het goud waard. Het maakt het makkelijker om samen te werken en om sneller knopen door te hakken als er discussie ontstaat over bewaartermijnen, volledigheid of uitzonderingen. Hoep-Modder: ‘We hebben gekeken waar de meeste behoefte aan is. Dat bleken toch wel omgevingsvergunningen. Die dossiers hebben een groot publiek belang en worden vaak geraadpleegd. Daarom werden die als eerste aangepakt: ‘We zijn met drie blokken met omgevingsvergunningen gestart en trokken externe capaciteit aan om dat te bewerken.’ Dat brengt ons bij een van de grootste succesfactoren: middelen en mandaat. Zaanstad zette vanuit de Woo een groot programma op: Zaanstad Open. Daarin zitten twee pijlers: actief openbaar maken en informatiebeheer op orde. En daarin kreeg het analoog archief een duidelijke plek. Voor Hoep-Modder was dat de gewenste katalysator. ‘Niet alleen omdat er geld kwam, maar ook omdat het project daarmee onderdeel werd van een breder gemeentelijk verhaal en niet meer alleen een afdelingsding in de kelder.’ Die inbedding was extra belangrijk omdat de afdeling het niet alleen kon. ‘Er was veel kennis weg na een reorganisatie,’ vertelt ze. ‘En zelfs als de kennis er wél was geweest was ons team gewoon niet groot genoeg om dit aan te pakken. Daarom is er ook realistisch gepland. We hebben direct afgesproken om het niet in een jaar doen. Is niet te doen.’ Er werd een driejarig traject van gemaakt: ‘Van 2024 tot en met 2026.’
‘COMMUNICATIE HELPT OOK OM JE VAK ZICHTBAAR TE MAKEN’
In de uitvoering bleek hoe snel het wegwerken van achterstand ook zichtbaar is. ‘Het is echt ontzettend leuk,’ zegt Hoep-Modder. ‘Je ziet het gewoon als je rondloopt bij ons in het depot.’ Na inmiddels ‘ruim 300 meter’ vernietigd te hebben, veranderde de ruimte letterlijk: ‘Je hebt nu gaten of een lege stelling. We kunnen het nu meer indikken.’ Maar minstens zo belangrijk: het geeft de kans om opnieuw te ontwerpen. ‘We kunnen nu ook echt gaan kijken: hoe willen we het nu gaan indelen?’ Want hoe het eerst was, was vooral pragmatisch. ‘Het komt binnen en nou doe maar daar. Er was wel een bepaalde orde, maar die bleek helaas niet zoals die moest wezen.’
Harde conclusie
De grootste valkuilen zaten in de kwaliteit van de informatie. Hoep-Modder: ‘We hadden meteen de meest beroerde vernietigingslijsten te pakken.’ Daardoor werd heel zichtbaar hoe belangrijk het is om goed te registreren en juiste dossieromschrijvingen te hebben. Ook selectiecriteria bleken soms verkeerd gebruikt of onvolledig verwerkt. Zulke details bepalen of je verantwoord kunt vernietigen, of dat je achteraf discussie krijgt. Daar kwamen stevige tegenvallers uit voort. Veel overleg met de archiefinspecteur was noodzakelijk, omdat bleek dat dossiers de verkeerde bewaartermijn hadden of omdat er essentiële gegevens ontbraken. ‘Soms misten gewoon de laatste tekeningen of constructieberekeningen in de bouwdossiers (omgevingsvergunning).’ Dat soort vondsten remt het tempo, maar zijn precies de momenten waarop een project volwassen wordt: je ontdekt waar je werkproces nog niet klopt, waar je beleid te grof is, waar je registratie te dun is.’ Hoep-Modder trekt daar een harde, maar behulpzame conclusie uit: ‘Dan merk je dus dat het heel belangrijk is om te investeren in je afdeling… Niet alleen als het gaat om mensencapaciteit, maar ook qua kennis. Informatiebeheer niet de juiste aandacht geven, betaal je later keihard terug met hersteloperaties.’ De ambitie bij Zaanstad is dan ook om als afdeling zichtbaarder en eerder betrokken te zijn. ‘Niet pas als het misgaat, maar vooraan staan wanneer nieuwe applicaties worden geïmplanteerd, juist om ervoor te zorgen dat we niet straks weer met dezelfde problemen zitten.’
‘DE EERSTE STAP WAS NIET HARDER LOPEN, MAAR BETER KIJKEN’
Risico’s
Want de digitale kant is minstens zo verraderlijk. Hoep-Modder ziet de risico’s. ‘Er zijn nog heel veel andere applicaties en dan ontdek je dat er niet is nagedacht over een vernietigingsmodule of dat je niet goed beheer kunt doen. Het wegwerken van analoge achterstanden is meteen ook een spiegel voor je digitale huishouding: als je nu niet ingrijpt, bouw je de volgende achterstand alweer op.’ Misschien is haar meest praktische advies aan collega-organisaties wel het simpelste: ‘Begin! Als je een achterstand hebt: ga niet langer wachten. Ga het gewoon doen. Begin desnoods met laaghangend fruit; het maakt niet uit, als je maar in beweging komt. En als je hulp nodig hebt: haal die. Ga mensen inhuren. Ga zelf niet lopen dubben en moeilijk doen.’ De kunst is vervolgens om die kennis niet extern te laten, maar te integreren. Laat externen helpen bij beleid en stappenplannen. Zij hebben het al vaker gedaan en zorg daarna dat je het zelf kunt overnemen.’
Oeps
Tot slot benadrukt Hoep-Modder iets waar projecten vaak op stuklopen: neem de organisatie mee. ‘Laat weten wat je aan het doen bent. Niet alleen omdat je steun nodig hebt, maar omdat de achterstand iedereen raakt. Je wilt niet als er een Woo-verzoek komt dat er vragen gesteld worden en dat je dan krijgt: hier is het, maar het had eigenlijk vernietigd moeten zijn.’ Communicatie helpt ook om je vak zichtbaar te maken.Het laat zien waar de afdeling voor staat.’ En ja, zegt ze, het is ook gewoon leuk. ‘Je krijgt inzicht in wat je nou eigenlijk hebt. Er komen pareltjes naar boven. Soms dingen waarvan je denkt: “Huh, ligt dat hier?” Of juist: “Oeps, dat dit hier ligt… Dat had al lang vernietigd moeten zijn.” Maar juist die mix maakt het werk echt.’
