Investeer in het analoge archief en het bijbehorende vakmanschap
Tekst Vincent Lageweg en Eric Kokke
Vincent Lageweg en Eric Kokke zijn redactielid Od
Veel organisaties werken nog steeds met papieren archieven. Dit roept vragen op: hoe digitaal zijn overheden werkelijk, hoe ontwikkelt dat zich de komende jaren, en blijft er voldoende kennis om analoge archieven toegankelijk te houden?
We stelden deze vragen aan een aantal bedrijven die zich al decennialang bezighouden met dienstverlening op het gebied van (analoog) informatiebeheer. Wat komen zij dagelijks tegen bij de organisaties waar zij actief zijn? Laurens Verbeek (DOCFactory): ‘Sinds de jaren ’80 van de vorige eeuw zijn we al druk bezig met het creëren van het paperless office. Anno 2026, bijna een halve eeuw later, speelt papier echter nog steeds een rol in de meeste organisaties. Digital born wordt weliswaar, in lijn met de digitalisering van de samenleving, steeds meer gemeengoed, maar volledig digitaal werken blijft voorlopig een utopie. De digitale revolutie heeft tot op heden veelal geleid tot een hybride informatiehuishouding. Het kantelpunt verschuift steeds verder richting digitaal, maar vooralsnog hebben we bij DOCFactory ook nog de handen vol aan cellulose. Eelke de Jong (BECIS/Dior) herkent dit beeld: ‘In een tijd waarin digitaal werken de boventoon voert, lijken analoge archiefbewerkingen soms een achterhoedegevecht of zelfs een stap terug in de tijd. Wij zijn echter van mening dat het succesvol afronden van analoge archiefbewerkingsprojecten zeker geen abc’tje is. Deze discipline vraagt om specifieke kennis en kunde van vakmensen. Tegelijkertijd verdwijnen die vakmensen in rap tempo, terwijl de vakkennis rond analoge archiefbewerkingen nog steeds onmisbaar en relevant is.’
Papieren achterstanden
Ook bij KBenP Informatieprofessionals zien ze nog relatief veel analoge archieven voorbijkomen. Anco ten Boekel: ‘Wij hebben door de jaren heen, met verschillende teams, vele kilometers fysiek archief bewerkt en overgedragen aan regionale archieven en het Nationaal Archief. Bij KBenP Informatieprofessionals zien wij dat de kennis en kunde rondom analoge archiefbewerking relevant blijven, omdat er nog steeds veel analoge archieven zijn en er bovendien achterstanden bestaan in de bewerking daarvan.’ Hoewel Tineke van Heijst (VHIC) ziet dat veel overheidsorganisaties inmiddels volledig digitaal werken en er dus nagenoeg geen nieuwe papieren archieven meer ontstaan, blijft analoog wel aanwezig: ‘In onze praktijk zien we dat er bij veel organisaties nog aanzienlijke papieren achterstanden liggen die voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats duurzaam toegankelijk moeten worden gemaakt. Dit speelt op alle niveaus van de overheid. Daarnaast zien we ook bij archiefdiensten dat veel archieven niet of onvolledig ontsloten zijn, bijvoorbeeld verenigings-, kerkelijke en particuliere archieven. De omvang varieert sterk: van kleine bestanden tot grote projecten van enkele kilometers.’ Nicolette Teunissen (Doxis) voegt toe: ‘Naast de blijvende vraag vanuit organisaties is er ook een wettelijke verplichting om analoog archief te bewerken volgens de gestelde kwaliteitsnormen. In de praktijk zien we dat juist het kwaliteitsaspect doorslaggevend is: archieven moeten niet alleen geordend en geselecteerd worden, maar ook voldoen aan eisen rondom materiële staat en toegankelijkheid voordat ze mogen worden overgebracht of vernietigd. Deze verplichting onderstreept het blijvende belang van vakmanschap in analoge archiefbewerking.’
Juiste competenties
De conclusie dat er nog veel analoog wordt gewerkt, lijkt gerechtvaardigd. Dan is het van belang dat de juiste competenties nog wel aanwezig zijn binnen organisaties. Maar is er nog wel voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar? Opleiders lijken zich steeds meer te richten op de digitale toekomst, met nog wel aandacht voor de hybride situatie. En hoelang blijft kennis van analoge archief(bewerking) nog relevant? Van Heijst: ‘Op termijn zal het selecteren, waarderen en bewerken van analoog materiaal dan ook ophouden. Wanneer dit punt wordt bereikt is nog onzeker. Er bestaat geen centraal beeld van de omvang van de nog te bewerken papieren bestanden. Toch zal de kennis over analoge archiefbewerking relevant blijven om ook in de toekomst de bestaande papieren archieven toegankelijk te houden. Daarom hebben we een intensieve opleiding ontwikkeld waarmee medewerkers van overheidsorganisaties in korte tijd leren om papieren archieven zelfstandig te bewerken. Zo vergroten we de zelfredzaamheid van organisaties.’ Teunissen: ‘Doxis heeft nog steeds ervaren specialisten in huis, weliswaar veel minder dan vroeger, maar de kennis blijft relevant om twee redenen: ten eerste omdat veel organisaties nog steeds aanzienlijke hoeveelheden analoog archief beheren die op grond van wet- en regelgeving pas mogen worden overgebracht wanneer zij volledig geordend, geselecteerd en materieel in orde zijn. Deze wettelijke verplichting maakt dat kwaliteit doorslaggevend blijft: archieven moeten niet alleen inhoudelijk kloppen, maar ook voldoen aan eisen rondom materiële staat, toegankelijkheid en verantwoording. Juist dat vraagt om blijvend archivistisch vakmanschap. Ten tweede doordat de komst van AI het vak verandert, maar niet vervangt: AI-agents kunnen processen ondersteunen of deels uitvoeren, maar moeten worden ingericht en aangestuurd met archivistische logica, selectiekaders en kwaliteitsnormen. Vakexpertise blijft nodig voor interpretatie, kwaliteitscontrole en verantwoording. Daarbij is kennis en ervaring over ‘hoe het tot nu toe altijd ging’ ook van waarde.’
‘IS ER NOG WEL VOLDOENDE GEKWALIFICEERD PERSONEEL BESCHIKBAAR?’
Sterke professionals
Ook Verbeek hecht veel belang aan analoge vaardigheden: ‘De kennis van analoge archiefbewerking blijft de komende jaren relevant in ons vakgebied. Denk aan het toepassen van waardering en selectie, het interpreteren van de context waarin een dossier tot stand is gekomen, het beschrijven van analoge dossiers volgens de ISAD (G)-normen, het maken van een beschrijvende inventaris als toegang op een analoog bestand, de indeling in een rubriekenschema en de materiële verzorging voor het langdurig behoud van cultuurhistorische content. Allemaal kennisfactoren die nog van waarde zijn in ons vakgebied – en waarvan een groot deel ook toepasbaar is in een digitale omgeving.’ Ten Boekel herkent dit: ‘Wet- en regelgeving, erfgoedvraagstukken en duurzame toegankelijkheid vereisen vakmensen die fysieke archieven kunnen selecteren, ordenen, waarderen en beschrijven volgens professionele standaarden. De toenemende maatschappelijke aandacht voor transparantie en openbaarheid maakt het nog belangrijker dat er sterke professionals aan het fysieke archief werken. Zodat er bijvoorbeeld goed kan worden geleverd bij audits, toezicht en Woo-verzoeken.’ De Jong ziet dat de waarde van kennis van het analoge ook ligt in de basis voor digitalisering: ‘Wij zien een verschuiving van opruimen of digitaliseren naar meer aandacht voor kwaliteit, transparantie en verantwoording. Organisaties willen weten welke dossiers blijvend bewaard moeten worden, wat op termijn kan worden vernietigd en hoe de betrouwbaarheid en samenhang van informatie worden geborgd. Analoge archiefbewerking wordt daarbij steeds vaker gezien als noodzakelijke basis voor succesvolle digitaliseringstrajecten.’
Twee bewegingen
Kennis van analoge archiefbewerking is dus zeker de moeite van het investeren waard. Zien deze organisaties dan ook een ontwikkeling in de vragen van hun relaties? Wanneer hebben zij bijvoorbeeld hulp nodig op het gebied van het analoge archief? Ten Boekel: ‘De vragen van onze klanten en relaties met betrekking tot fysieke archieven blijven vrij constant. Wij worden gevraagd om fysiek archief te inventariseren, te bewerken en over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Wel zien we dat het aantal ervaren archiefmedewerkers dat met pensioen gaat toeneemt en dat er bij jongere professionals over het algemeen minder animo is voor het bewerken van fysieke archieven.’ Teunissen ziet twee bewegingen bij hun opdrachtgevers: ‘Enerzijds loopt de vraag naar klassieke analoge archiefbewerking nog altijd door, onder meer door achterstanden, fusies, verhuizingen en overbrengingstrajecten. Anderzijds neemt de druk toe door de nieuwe Archiefwet. Organisaties willen sneller inzicht krijgen in archiefvolumes, kwaliteit en benodigde bewerking. Daarnaast zien we een duidelijke toename in “hybride” vragen: analoog bewerken in combinatie met digitalisering, digitale toegankelijkheid en voorbereiding op eDepot-overbrenging.’ Verbeek ziet deze ontwikkelingen ook: ‘De analoge archiefbewerking vindt bij onze relaties vanuit verschillende invalshoeken plaats. Bijvoorbeeld wanneer een organisatie gaat verhuizen en, door de focus op digitaal werken, minder ruimte heeft voor papier. Of wanneer een organisatie meer grip wil krijgen op de informatiehuishouding, waarbij analoog en digitaal in relatie moeten worden gebracht. Daarnaast voeren we veel analoge bewerkingsprojecten uit bij archiefdiensten.’
‘WE ZIEN EEN DUIDELIJKE TOENAME IN “HYBRIDE” VRAGEN’
Brug
Toch richten veel overheidsorganisaties zich vooral op de digitale informatiehuishouding, en vergeten daarbij dat het analoge archief zijn waarde behoudt. De Jong: ‘Tot slot willen we meegeven dat investeren in analoge archiefkennis investeren is in duurzame informatiehuishouding. Juist het vakmanschap van de informatiespecialist vormt de brug tussen verleden, heden en toekomst – zowel analoog als digitaal. Stel daarbij de vraag: ben ik in control als het gaat om mijn digitale en analoge informatiehuishouding?’ Teunissen legt de relatie met nieuwe ontwikkelingen: ‘De grootste ontwikkeling is de opkomst van AI-gedreven archiefbewerking. Door analoog archief te scannen en vervolgens te laten verwerken door AI kan een groot deel van de ordening, beschrijving, metadataverrijking en kwaliteitscontrole geautomatiseerd worden. Technologie versnelt, maar vakmanschap bepaalt de kwaliteit.’ Ondanks de mooie beloftes van AI en datagedreven werken lijkt de rol van papier dus nog lang niet uitgespeeld. Voldoende reden om te blijven investeren in het analoge archief en het bijbehorende vakmanschap.
