De vernieuwde Archiefwet is in voorbereiding. De streefdatum voor de inwerkingtreding is 1 januari 2027. In de nieuwe wet is de term duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie expliciet opgenomen. Overheidsinformatie moet voor iedereen die er recht op heeft duurzaam toegankelijk zijn. Dat betekent dat informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar moet zijn, zo lang als nodig. Dat geldt voor alle overheidsinformatie. E-mails, notities, websites, meetgegevens vallen er bijvoorbeeld ook onder. De vraag is niet of het moet. De vraag is: hoe pak je het aan in jouw organisatie, in deze tijd met oeverloze digitale informatiestromen? Aan de bak dus. Maar waar begin je?

Op weg

Het Nationaal Archief ziet het als zijn taak om te zorgen dat overheidsinformatie voor burgers toegankelijk is en blijft, nu en in de verre toekomst. Als expertisecentrum duurzame toegankelijkheid zet het Nationaal Archief dan ook zijn kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren. Om overheden te helpen hun informatie duurzaam toegankelijk te maken, is het DUTO-raamwerk ontwikkeld. Dit is een praktisch hulpmiddel om nog beter de passende maatregelen te bepalen waarmee je overheidsinformatie duurzaam toegankelijk kunt maken. En zo archiveren by design in de praktijk te brengen. Archiveren by design betekent dat duurzame toegankelijkheid al in de ontwerpfase van een informatiesysteem wordt meegenomen. Maar het DUTO-raamwerk kan ook toegepast worden om bestaande informatiesystemen te toetsen of aan te passen. Wanneer je het raamwerk consequent toepast, is je overheidsinformatie duurzaam toegankelijk. Het raamwerk bestaat uit een inleiding met het wat en waarom, gevolgd door een ontwerpstelsel voor de concrete inrichting van duurzame toegankelijkheid binnen informatiesystemen. Het bevat ook randvoorwaarden en functionele modeleisen.

Hulp vanuit vier aanvliegroutes

Het DUTO-raamwerk is omvangrijk. Wie het voor het eerst ziet, kan overweldigd raken. Ook vinden informatieprofessionals het lastig dat het geen stap-voor-staphandleiding is, maar een leidraad op basis waarvan je zelf de keuzes kunt maken die passen bij jouw organisatie. Het kan dus moeilijk zijn om te bepalen waar je begint. Om het implementeren van duurzame toegankelijkheid actief te stimuleren en onder de aandacht te brengen, start het Nationaal Archief dit voorjaar een campagne over DUTO. Dit doet het met Team DUTO: vier collega’s van het Nationaal Archief die vanuit vier verschillende aanvliegroutes tips en delen adviezen om met duurzame toegankelijkheid en het DUTO-raamwerk aan de slag te gaan. Om draagvlak te creëren, adviseert Marjan Dik, adviseur kennisproducten die helpen om duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie bespreekbaar te maken bij management, bestuurders én collega’s in andere (informatie)domeinen. Dik: ‘Dat doe je bijvoorbeeld met behulp van de waardendriehoek uit het DUTO-raamwerk: die koppelt duurzame toegankelijkheid aan publieke waarden, legitimiteit en organisatieperspectief.’ Marin Rappard is adviseur digital preservation. Zij deelt tips en adviezen om te bepalen welke modeleisen en randvoorwaarden relevant zijn wanneer je een nieuwe applicatie aanschaft of laat bouwen. Rappard: ‘Door duurzame toegankelijkheid een belangrijke rol te geven al voordat informatie is gecreëerd, leg je de sterkste basis waarmee je kunt werken. Het DUTO-raamwerk biedt een overzichtelijke manier om passende maatregelen te vinden die passen bij jouw organisatie.’ Staat een herinrichting van de informatieomgeving op de agenda en wil je duurzame toegankelijkheid structureel meenemen in ontwerpkeuzes? Dan helpt adviseur kennisproducten Jasper Slob je op weg. Slob: ‘Het DUTO-raamwerk bevat modellen, zoals een processenmodel en een functiemodel. Deze helpen bij het in kaart brengen van het applicatielandschap en bij het ontwerpen ervan.’ Coördinerend adviseur recordkeeping Wout van der Reijden helpt je ten slotte om duurzame toegankelijkheid in beleid vast te leggen. ‘Een gefragmenteerde aanpak vanuit de werkvloer is niet effectief. Het management moet verantwoordelijk zijn voor duurzame toegankelijkheid, met duidelijke procedures en middelen. Zodat het niet versnipperd raakt binnen afdelingen of teams. Nieuw informatiebeleid vormt daarbij een goed moment om duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie te verankeren voor de toekomst.’