Archiefbewerking is strategische operatie
Weerbarstig en leerzaam
Tekst Eric Kokke
Eric Kokke is redactielid Od
Terwijl veel organisaties hun blik richten op AI, digitalisering en de toekomst van informatiebeheer, speelt zich in menig gemeente een minstens zo actuele operatie af: het wegwerken en bewerken van de analoge archieven. De gemeente Utrecht is daar volop mee bezig. De praktijk is weerbarstig en leerzaam, zoals blijkt uit ons gesprek met Fidan Birgin (coördinator van het project Archiefbewerking) en Daniele Mores (recordmanager/senior adviseur bij het organisatieonderdeel Ruimte).
Eind 2014 verhuisde de gemeente Utrecht naar een nieuw centraal Stadskantoor. Organisatieonderdelen die voorheen verspreid zaten over verschillende panden, werden samengebracht op één locatie. Daarbij hoorde een duidelijke opdracht: we gaan plaats- en tijdonafhankelijk werken en daarmee papierarm. Medewerkers kregen beperkte kastruimte en moesten hun papieren archieven opschonen. De papieren dossiers die niet direct nodig waren, verhuisden naar een externe opslag. Sommige organisatieonderdelen hadden hun archief keurig geordend en beschreven in dozen geplaatst. Andere ruimden onder tijdsdruk op: dossiers verdwenen in dozen met minimale metadata en omschrijving. Wat op dat moment een praktische oplossing leek, bleek jaren later een nieuwe opgave te creëren. In de jaren daarna zijn meerdere archiefbewerkingsprojecten gestart. Het huidige project richt zich op risicovolle en blijvend te bewaren archieven. Op basis van een inventarisatie is vastgesteld welke archieven bewerkt moeten worden en uiteindelijk naar Het Utrechts Archief worden overgebracht. De planning: twee jaar. De realiteit: verlenging met een jaar. En een fase twee die zich al aandient.
Het duurt altijd langer dan je denkt
Een van de belangrijkste lessen uit Utrecht is even simpel als confronterend: archiefbewerking kost meer tijd dan vooraf wordt ingeschat. ‘Je kunt denken: we hebben zoveel meter archief, dus dat doen we in een jaar,’ zeggen Birgin en Mores. ‘Maar de praktijk laat iets anders zien. In één doos kunnen alleen eenvoudige dossiers zitten of juist een handvol extreem complexe dossiers. Dat maakt enorm verschil in bewerkingstijd.’ Meters zeggen iets over omvang, maar weinig over complexiteit. De inhoud van de dozen blijkt soms een verrassing. Projectmatige dossiers kunnen verspreid zitten over meerdere dozen. Metadata ontbreekt of is summier. Wat ooit onder tijdsdruk is opgeborgen, moet nu zorgvuldig worden uitgezocht. Daar komt bij dat waarderen en selectie in het verleden niet altijd vlekkeloos verliepen. Archieven die als vernietigbaar waren aangemerkt, bleken bij herbeoordeling toch opnieuw bekeken of zelfs bewerkt en overgedragen te moeten worden. Dat soort herstelwerk kost niet alleen tijd, maar onderstreept ook hoe belangrijk zorgvuldige waardering is. Archiefbewerking is geen klus die je eenvoudig kunt uitbesteden zonder inhoudelijke betrokkenheid. In Utrecht werd al snel duidelijk dat structurele begeleiding noodzakelijk is. Birgin en Mores: ‘Als je mensen inhuurt en je kunt ze niet goed wegwijs maken, heb je eigenlijk een probleem.’ Daarom is gekozen voor een combinatie van interne coördinatie en externe inzet. Bovendien is een belangrijke les getrokken uit eerdere ervaringen met losse inhuur. Voor het organisatieonderdeel Ruimte is nu gekozen om een externe partij de opdracht te gunnen waarbij ze in een afgesproken periode de te bewerken meters voltooien; een prestatieopdracht. Daarnaast is het werk ingedeeld naar complexiteit. Complexe archieven worden bewerkt door specialisten. Eenvoudigere dossiers, bijvoorbeeld vergunning- of uitvoeringsdossiers met een herkenbare structuur, worden ingezet als werkzaamheden voor medewerkers die re-integreren of tijdelijk ander werk zoeken. Duidelijke werkinstructies en afgebakende taken maken dat mogelijk. Een andere belangrijke succesfactor is het vroegtijdig en structureel betrekken van Het Utrechts Archief en interne recordmanagers. Birgin en Mores: ‘Je komt tijdens de bewerking altijd dingen tegen die anders blijken dan vooraf gedacht. Dan moet je kunnen bijsturen. Als je dat pas achteraf ontdekt, krijg je herstelwerk.’ Door al bij de start van een bewerking af te stemmen over aanpak, inventarisopbouw en selectiecriteria, worden verrassingen later in het proces beperkt. Maar ook tijdens de uitvoering blijft afstemming nodig. De lijnen zijn kort, waardoor snel geschakeld kan worden als dossiers anders zijn samengesteld dan verwacht.
‘ARCHIEFBEWERKING KOST MEER TIJD DAN VOORAF WORDT INGESCHAT’
Logistieke verrassingen
Niet alleen inhoudelijk, ook logistiek blijken archiefprojecten complexer dan gedacht. Bij het overdragen naar de externe opslag was het niet altijd duidelijk of archieven waren opgeslagen in standaardarchiefdozen of grotere verhuisdozen. Dat heeft directe gevolgen voor planning, transport en het aantal meters dat je kwijt kunt om te bewerken op locatie. Ook de beheeradministratie bleek niet altijd volledig betrouwbaar. Welke dossiers zitten in welke dozen? Welke termijnen zijn van toepassing? Wat staat nog extern opgeslagen? Bij externe opslag kan de afstand tot de inhoud letterlijk en figuurlijk groot zijn. Soms arriveert een pallet waarbij dozen en doosinhoud anders zijn dan vooraf verwacht. Het illustreert een bredere les: zelfs goed voorbereide projecten krijgen te maken met onvoorziene logistieke beperkingen. Wie denkt dat het archief zich uitsluitend in de centrale opslag bevindt, vergist zich. Tijdens het project kwamen nog archieven aan het licht in afdelingskasten en soms letterlijk in een vergeten bergruimte naast de wc’s. Birgin en Mores: ‘Wie alleen naar de centrale opslag kijkt, mist een deel van het probleem – en het aantal meters groeit ongemerkt. Je moet echt weten wat je hebt. Niet alleen hoeveel meter, maar ook wat voor soort dossiers het zijn.’ Een goede analyse aan de voorkant is cruciaal. Welke archieven zijn er? Wat moet vernietigd worden en wanneer? Wat moet permanent bewaard blijven? Hoe complex zijn de dossiers? Zonder dat inzicht wordt planning een gok.
Misschien wel de belangrijkste les uit het Utrechtse project ligt in de vergelijking met de digitale informatiehuishouding. Wat nu zichtbaar wordt in papieren dozen, onduidelijke ordening, ontbrekende context en metadata en verspreide dossiers, dreigt digitaal opnieuw te ontstaan als informatie niet goed wordt beheerd. Het openen van losse bestanden op netwerkschijven en samenwerkingsomgeving, zonder samenhang of structuur, is minstens zo arbeidsintensief als het doorbladeren van papieren dossiers. Hoewel AI mogelijk ondersteuning kan bieden bij digitale selectie en classificatie, blijft de kern hetzelfde: zonder goede ordening en duidelijke afspraken ontstaat achterstallig onderhoud. ‘Organisatieonderdelen die hun archieven – analoog en digitaal – structureel op orde houden, merken nu het voordeel,’ aldus Birgin en Mores. ‘Wanneer toezicht, wetgeving of politieke aandacht toeneemt, staan zij niet voor een inhaalslag.’
‘HET IS GEEN NOSTALGISCHE RESTACTIVITEIT, MAAR EEN STRATEGISCHE OPERATIE’
Realisme als uitgangspunt
De ervaringen in Utrecht staan niet op zichzelf. In veel gemeenten groeit het besef dat oude archieven aandacht vragen, zeker met het oog op verkorte overbrengingstermijnen en aangescherpt toezicht. Met hun eigen ervaringen in gedachten hebben Birgin en Mores nog een aantal adviezen voor hun collega’s bij andere organisaties. ‘Wie een archiefbewerkingsproject start, moet ruimer plannen dan vooraf logisch lijkt. In de praktijk kosten dossiers vaak meer tijd en geld dan begroot, zeker wanneer de complexiteit pas tijdens de bewerking zichtbaar wordt. Een grondige analyse aan de voorkant, voorkomt verrassingen later.’ ‘Betrek interne specialisten en de toezichthouder vanaf het begin erbij, zodat keuzes tijdig kunnen worden afgestemd en herstelwerk wordt voorkomen. Kijk bovendien verder dan de centrale opslag: archieven duiken vaak op onverwachte plekken binnen de organisatie op. Tot slot vraagt de inzet van ingehuurde krachten om duidelijke instructies en structurele begeleiding. Zonder regie geen kwaliteit – en zonder kwaliteit geen beheersbaar project.’ De conclusie: archiefbewerking blijkt geen nostalgische restactiviteit, maar een strategische operatie waarin vakkennis, organisatie en realisme samenkomen. Wie nu investeert in het op orde brengen van analoge archieven, voorkomt niet alleen risico’s in het verleden, maar legt ook een fundament voor een beter beheerde digitale toekomst.
