Digitaliseren en participeren: de scanstraat van Justid
Digitaliseren en participeren: de scanstraat van Justid
Tekst Vincent Lageweg
Vincent Lageweg is redactielid Od
Op het eerste gezicht lijkt er weinig bijzonders te gebeuren bovenaan de kleine trap in het gemeentehuis van Zutphen. Ook het bescheiden beveiligingsloket wekt niet de indruk dat hier iets groots plaatsvindt. Toch gebeurt er achter deze deuren veel. De Justitiële Informatiedienst (Justid) beheert hier een van de drie officiële scanstraten van het rijk, waar grote hoeveelheden documenten worden gedigitaliseerd en waar wordt bijgedragen aan het participatiequotum van het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Het woord rijksscanstraat wekt het idee van een lange hal met veel scanners, computers, stapels met dozen en medewerkers die aan een lopende band documenten officieel onder vervanging digitaliseren. Niets is minder waar. Eigenlijk kan er beter gesproken worden van digitaliseringsstraten, waarbij verschillende typen documenten onder verschillende afsprakenregimes vervangen worden. De eerst straat is die waar documenten van het Openbaar Ministerie (OM) passeren. Dossiers van verschillende parketten liggen op tafel om geschoond te worden en met oplegvel klaargemaakt te worden voor het scannen. De tweede stap is het invoeren van de documenten in de bulkscanner, waarna de eerste controle op de kwaliteit plaatsvindt. Ten slotte zitten, in een aparte ruimte, twee medewerkers de documenten nog een keer te controleren.
Relevantie
De medewerkers van deze scanstraat zijn geen participanten. Justid heeft prestatieafspraken met het OM gemaakt om alle documenten binnen 24 uur digitaal beschikbaar te hebben. Ook leent het materiaal uit de processen-verbaal zich niet om door iedereen bekeken te worden. De relevantie van dit werk wordt pas echt duidelijk als het misgaat: de crisis rondom de systeemhack bij het OM ligt nog vers in het geheugen en de medewerkers van Justid hebben in de weekenden een been bijgetrokken om alle documenten – nadat de systemen weer beschikbaar zijn gekomen – digitaal ter beschikking te stellen.
‘DE RELEVANTIE VAN DIT WERK WORDT PAS ECHT DUIDELIJK ALS HET MISGAAT’
Subtiele aanpassingen
De andere straten van Justid worden bemand door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Als je die ruimtes binnenkomt, merk je dat door subtiele aanpassingen in de werkomgeving: er liggen werkinstructies op hoger detailniveau op tafels en aan de muur hangt een stemmingsbord waarop elke medewerker kan aangeven hoe diegene die dag in zijn vel zit. Hier wordt gewerkt aan de archieven van Justid, de Raad voor de Kinderbescherming en de dubbelen van de burgerlijke stand. De medewerkers zijn zichtbaar blij met de gestructureerde, zinvolle waarde die ze aan het informatiebeheerproces toevoegen. De begeleiding vanuit Binnenwerk is intensief en er wordt met zo min mogelijk tijdsdruk gewerkt. Desondanks wordt er grote voortgang geboekt. Het bezoek aan Zutphen wijst wederom op de onmiskenbare meerwaarde van het vak informatiebeheer, zowel in crisistijd bij het OM als bij de invulling van iets belangrijks als de participatiewet.
