Ontdekkingstocht op weg naar verandering

Hoe werk je met informatie?

Tekst Max Oosterbeek

Max Oosterbeek is projectadviseur innovatie bij RDDI

In 2020 is het rapport De informatiehuishouding van het Rijk in 2030 gepubliceerd. Centraal daarin staat een conceptueel raamwerk om de informatiehuishouding langs twee assen uiteen te zetten in negen informatiehoudingen. De informatie­houdingen gaan niet direct over het informatie­huishouden zelf maar over de vraag hoe je werkt met informatie, waardoor het rapport zich bij uitstek leent om te worden gebruikt voor het maken van een toekomstvisie.

Snel op elkaar volgende technologische innovaties en maatschappelijke ontwikkelingen veranderen onze manier van werken: steeds meer van onze wereld is informatie terwijl de waarheid moeilijker wordt te vatten. We laten technologie steeds meer van ons zien en voor ons denken en geven informatie steeds makkelijker uit handen, iedereen is een journalist die de macht kan controleren terwijl beleid steeds moeilijker is om te rechtvaardigen. Door dit alles wordt er steeds meer verwacht van ambtenaren: ze moeten mee ontwikkelen met de veranderingen en nieuwe manieren van werken snel zich eigen maken. Dat de informatiehuishouding, gedreven door technologische innovaties en maatschappelijke onderstromen, snel gaat veranderen is duidelijk, maar hoe gaat de informatiehuishouding veranderen? Hoe komen we te weten waar we heen gaan en hoe we daar moeten komen?

Nieuw frame

In 2020 publiceerde Reframing Studio – na onderzoek in opdracht van het Future Lab-project van RDDI – het rapport De informatiehuishouding van het Rijk in 2030, en sindsdien zijn wij van het Future Lab-project ermee aan de slag gegaan. Centraal in het rapport staat het nieuwe frame, een conceptueel raamwerk om de informatiehuishouding langs twee assen uiteen te zetten in negen informatiehoudingen. De informatiehoudingen gaan niet direct over het informatiehuishouden zelf maar over hoe je werkt met informatie, waardoor het zich bij uitstek leent om te worden gebruikt voor het maken van een toekomstvisie. In de Future Lab-werkateliers gaan informatieprofessionals van verschillende organisaties in twee sessies aan de slag met het frame om voor hun organisatie een toekomstvisie voor de informatie­huishouding uit te stippelen in termen van de informatiehoudingen. Ze kijken naar de informatiehoudingen die hun organisatie in de toekomst gaat hebben, welke competenties nodig zijn om die informatie­houdingen te ontwikkelen en welke tools, omgevingen, routines en beroepen daarbij horen. Na het doorlopen van de werkateliers, die organisaties overigens ook zelf kunnen organiseren met behulp van de instructie, hebben de informatie­professionals een beter beeld van een toekomstvisie voor de informatie­huishouding van hun organisatie. Maar het zetten van die stip aan de horizon is pas het halve werk, we moeten ook de weg ernaartoe ontdekken.

Het nieuwe frame uit het rapport De informatiehuishouding van het Rijk in 2030 dat verder wordt verkend tijdens de werkateliers

Transitiepaden

De weg van de informatiehuishouding van nu naar de informatiehuishouding van de toekomst wordt in het rapport beschreven met behulp van transitiepaden. Dit wordt gedaan om te zorgen dat er niet alleen losse onmiddellijk bruikbare stappen in de innovatie worden gezet maar dat er ook structurele veranderingen worden doorgevoerd. De transitiepaden zijn gebaseerd op vier principes:

  1. Transities bestaan uit het samenspel van ontwikkelingen en innovaties op verschillende niveaus. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het landschaps-, regime- en nicheniveau.
  2. Om te innoveren moet er ruimte zijn om te experimenteren, en dus ook om te falen. Door te experimenteren in een vroeg stadium kunnen grote reparatiekosten in een later stadium worden voorkomen en ontstaat flexibiliteit in het innovatieproces.
  3. Bij het experimenteren moet, in ieder geval soms, worden gefocust op het nut voor de toekomst in plaats van de toepasbaarheid en het rendement op de korte termijn.
  4. De transitie wordt gedreven door de ambitie om de publieke waarde van overheidsinformatie die onderliggend is aan de toekomstvisie te beschermen en te vergroten.

Een transitiepad zelf bestaat uit een reeks experimenten waarmee voortgaande ontwikkeling en innovatie wordt bereikt binnen een bepaald thema. Het rapport beschrijft vier transitiepaden:

‘HOE KOMEN WE TE WETEN WAAR WE HEEN GAAN?’

1. Ontwikkelen van competenties

Het rijk werkt met steeds meer informatie in steeds meer vormen op steeds meer verschillende manieren. Bepaald werk kan worden gestandaardiseerd en gedaan door automatische systemen, terwijl er aan de andere kant nieuwe manieren van werken met informatie bijkomen. De complexe en veranderlijke manieren van werken met informatie vereisen vakmanschap, en dan niet alleen van de informatieprofessionals maar van alle ambtenaren. Hierbij gaat het om individueel vakmanschap passende bij de rol in de organisatie en om gedeelde routines en cultuur met betrekking tot het omgaan met informatie. Dat de manieren van werken met informatie in relatief rap tempo veranderen betekent ook dat het leren en ontwikkelen van nieuwe competenties zelf een routine moet worden binnen het rijk. Het toekomstconcept voor dit transitiepad is de Datacampus van het rijk, waar alle ambtenaren relevante competenties kunnen leren.

2. Verhalende beleidslijnen

Stukken informatie zelf zijn niet altijd heel veelzeggend. De informatie van het rijk is soms niet meer dan een verzameling puzzelstukjes die samen verhalen vormen, zoals het verhaal van de totstandkoming van beleid, verspreid over meerdere documenten. Het is juist dit verhaal dat moet kunnen worden gecontroleerd door de volksvertegenwoordiging. Helaas wordt het steeds moeilijker om het verhaal samen te puzzelen, vaak juist door een overvloed van informatie. Er is noodzaak om de toenemende complexiteit het hoofd te bieden door middel van beleidsbiografie: een nieuw vakgebied waarin op vernieuwende manieren de verhalen van beleidsvorming worden verteld. Wellicht hebben we in de toekomst wel een Hal der Beleidslijnen, waarmee iedereen kan zien hoe beleid wordt gemaakt.

3. Organiseren rondom vraagstukken

We krijgen steeds vaker te maken met complexe vraagstukken die zich niet makkelijk laten versimpelen en opdelen. Vraagstukken als de klimaatcrisis of het stikstofdossier overstijgen de klassieke indeling van de ministeries en vereisen juist dat wij ons organiseren rondom de vraagstukken. Dit betekent dat wij ook anders met informatie moeten gaan werken in nieuwe structuren die niet verkokeren maar juist integreren. Het toekomstconcept voor deze beleidsvernetwerking is het ministerie van Buitengewone Vraagstukken, dat overheden, wetenschapers en burgers verbindt.

4. Aansluiten op leefwereld

Door bijvoorbeeld websites en digitale loketten heeft de informatiehuishouding steeds meer invloed op de veranderende verhouding tussen overheden en burgers. Informatie en informatiesystemen moeten van goede kwaliteit zijn om van dienst te kunnen zijn aan een verscheidenheid aan mensen. Hoe meer overheden informatietechnologie gebruiken om te communiceren met burgers, hoe meer menselijke waarden onder druk komen te staan en hoe vaker mensen vast komen te zitten tussen systemen. Al die informatietechnologie biedt ook juist kansen om ontvankelijker te worden voor en beter aan te sluiten bij de leefwereld van burgers, zodat informatie niet alleen vindbaar maar ook toegankelijk, bruikbaar en begrijpelijk wordt. Zo kunnen we toewerken naar één centraal contactpunt waar burgers alle relevante informatie integraal kunnen vinden.

‘HET ZETTEN VAN EEN STIP OP DE HORIZON IS PAS HET HALVE WERK’

Startpunt

Deze vier transitiepaden geven nog niet het gehele beeld om de transitie te maken maar ze zijn wel ons startpunt. Afhankelijk van de organisaties die innoveren, de toekomstvisies en de ontwikkelingen van buitenaf, kunnen de vier transitiepaden worden aangevuld of juist worden vervangen door andere transitiepaden. Verschillende organisaties hoeven ook niet per se dezelfde transitiepaden te doorlopen. Met het Future Lab-project en ons netwerk van Futureholders staan we nog aan het begin van dit avontuur. Wij zijn pas net begonnen met het opzetten van experimenten voor transitiepad 1: ontwikkelen van competenties. Welke transitiepaden organisaties zullen bewandelen en bij welke experimenten wij het plezier krijgen betrokken te zijn, is voor ons grotendeels ook nog onbekend, maar het is een ontdekkingstocht die wij graag met jullie aangaan.

Wil je met ons meedoen in een werkatelier, wil je zelf een werkatelier organiseren of ben je enthousiast en wil je aan de slag met innoveren met experimenten in een transitiepad? Laat het ons weten via dienstpostbus.communicatie.rddi@minocw.nl of neem contact op via www.informatiehuishouding.nl/contact.

Deel dit artikel