In het kader van art 6.2 van de Wet open overheid (Woo) hebben overheden de wettelijke taak gekregen meerjarenplannen (MJP’s) op te stellen voor de wijze waarop digitale overheidsinformatie toegankelijk wordt gemaakt. Deze meerjarenplannen worden aangeboden aan de Kamer en voor parallel advies voorgelegd aan het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). André Plat, Jacqueline Rutjens en Bart Hekkert gaan in op de MJP’s van de verschillende overheden.
VNG
Zelf aan de slag
Tekst Jacqueline Rutjens
Jacqueline Rutjens is redactielid Od
Het Meerjarenplan van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) om de Wet open overheid te implementeren is een ambitieus document. Het verscheen in april 2022, net voor de inwerkingtreding van de Woo, en zal dit jaar geactualiseerd worden.
Het plan verwacht veel van gemeenten. Zo is het 2 jaar na de Woo de bedoeling dat 75 procent van de gemeenten de Woo-verzoeken binnen de termijn afhandelt en dat 30 procent aangesloten is op een eDepot. Na 5 jaar zouden die percentages op 100 moeten liggen. Tegelijk is er ook veel nog niet duidelijk. ‘Oude werkwijzen, zoals het overlaten van archivering aan DIV-medewerkers voldoen niet meer en nieuwe zijn nog niet volledig uitgekristalliseerd.’
Modellen beschikbaar
In het plan wordt overzichtelijk en eenvoudig geduid wat de problematiek is en waarom gemeenten aan de slag zouden moeten, maar het gat tussen de tabellen met percentages en de geboden ondersteuning is groot. Welke realisatiestrategie volgt VNG Realisatie bij de uitvoering van de Woo? Zou een dergelijke grote opgave, of zoals de VNG het noemt een ‘jarenlange transitie’, genoeg hebben aan kennisdelen, netwerken en aanjagen? Misschien wel als het leveranciersmanagement voldoende wordt ontwikkeld in de richting van duurzaam digitale systemen. Of zoals de VNG het noemt: ‘te bewaren informatie moet over 100 jaar nog leesbaar zijn en de rest weggegooid’. Veel gemeenten maken gebruik van dezelfde leveranciers en uit de (succesvol) in gang gezette verbeteringen van de e-dienstverlening in de jaren negentig bleek dat als IT-leveranciers diensten standaard aanbieden gemeenten snel uit de startblokken kunnen. Toch bleek ook daar meer nodig. Naar aanleiding van het rapport Absorptievermogen bij gemeenten werden de zogenaamde i-teams ingezet die alle gemeenten kwamen ondersteunen gecombineerd met een stevige campagne om de meest gevraagde (burger)producten ook digitaal aan te gaan bieden. Nederland werd met deze aanpak voorloper in Europa. Er is destijds niet in het plan opgenomen welke producten de VNG zou ontwikkelen om gemeenten te ondersteunen en dat kon destijds wellicht ook niet. Een blik op de site van VNG Realisatie laat zien dat er inmiddels modellen beschikbaar zijn gekomen, zoals het Model openbaarmaking rechtmatigheidsonderzoek uit 2023, en producten die te vinden zijn op KIA, zoals de Wegwijzer in het informatiebeheer. Ze worden alleen niet direct in verband gebracht met de doelstellingen uit het Meerjarenplan.
Extra rijksmiddelen
In dat kader was het misschien verstandig geweest om iets te zeggen over het bedrag dat gemeenten ieder jaar krijgen voor de implementatie van de Woo. Misschien is er niet voor gekozen omdat het om een algemene uitkering gaat. Maar het had wellicht kunnen helpen om zichtbaar te maken dat er voor de implementatie van de Woo extra rijksmiddelen ter beschikking zijn gesteld. De 3 miljoen die de VNG krijgt, is wel in het plan terechtgekomen maar niet nader gespecifieerd. Welk bedrag gaat er naar kennisdelen? Welk bedrag naar symposia? Is het bedrag genoeg voor de opgave waar de VNG en gemeenten voor staan? Daarnaast zou de link naar de maatschappelijke domeinen waar gemeenten voor verantwoordelijk zijn een invalshoek kunnen zijn voor zowel actieve als passieve openbaarmaking. Een (realisatie)strategie waarbij wordt aangehaakt bij wat er leeft bij gemeenten is geen gek idee.’ Uit de monitor die binnenkort beschikbaar komt zullen we weten hoever de gemeenten staan met de uitvoering van de Wet open overheid.
Provincies
Nog 5 jaar tijd
Tekst André Plat
André Plat is redactielid Od
Op het Meerjarenplan Woo (MJP DI) van de provincies lijkt nog wel wat aan te merken. De ambitie om de interprovinciale sturing te versterken ontbreekt. De afzonderlijke provincies blijven zelf verantwoordelijk en dat heeft gezien de ambities van de Woo, zo lijkt het, nog 5 jaar de tijd. Lastiger zal het worden voor provincies om tot gezamenlijke producten te komen of voor de rijksoverheid om eenmaal ontwikkelde producten goed te laten landen bij elke (eigenzinnige) provincie.
Het MJP DI is een opsomming van de resultaten en aanbevelingen uit de (verschillende) nulmetingen Woo/informatiehuishouding die provincies in een gezamenlijke aanbesteding of zelfstandig hebben uitgevoerd. De verbinding van het Meerjarenplan DI van de provincies met de 3 genoemde prioriteiten uit de kamerbrief (standaardisatie, oplossing archiveren e-mail en chatberichten en tijdige afhandeling Woo-verzoeken) ontbreekt.
Beperkte ambitie
Het plan heeft een beperkte ambitie, sturing en planning. Het ministerie wordt geadviseerd om investeringen te laten renderen door samenwerking tussen en sturing naar en binnen de koepels te doen realiseren. Deze sturing lijkt er bij de provincies nog niet te zijn. Inhoudelijk bestaat het plan van de provincies uit drie hoofdstukken: inleiding, beoogde resultaten en aanpak. Bij de aanpak zit een tabel ‘overzicht organisatie’, die een beeld geeft hoe de provincies intern en met andere overheden samenwerken door onder meer kennis te delen en welke kaders van elders worden overgenomen. Ook is eruit af te lezen wat de werkgroep Woo van de provincies doet en waar bestaande vakgroepen inzet op plegen. Opvallend zijn de lege regels bij meerdere onderdelen als: zoekmachine, digitale werkomgeving, verantwoordelijkheden en opdrachtgever. Zorgelijk is dat vitale onderdelen, zoals informatiebeheerplan, verantwoordelijkheden, middelen, openbaarheidsparagraaf, netwerkmappen onder beheer, monitoringfunctie en digitale werkomgeving, niet of op het niveau van vakgroepen zijn belegd. In het overzicht worden evenmin de relaties met meerdere interprovinciale initiatieven en werkgroepen benoemd, terwijl die in de tekst bij de verschillende indicatoren wel staan, zoals onder andere bij digitale vaardigheden en chatberichten. Inzicht over de afhandeling van Woo-verzoeken (ist en soll) ontbreekt. De verbeterpunten doen vermoeden dat de termijnen niet worden gehaald.
Herijking
De opdrachtgever, de portefeuillehouder Digitalisering in het IPO-bestuur, lijkt bij het IPO nog niet in zijn of haar rol te zitten. De ambitie om de interprovinciale sturing te versterken ontbreekt. De afzonderlijke provincies blijven zelf verantwoordelijk en dat heeft gezien de ambities van de Woo, zo lijkt het, nog 5 jaar de tijd. Lastiger zal het worden voor provincies om tot gezamenlijke producten te komen of voor de rijksoverheid om eenmaal ontwikkelde producten goed te laten landen bij elke (eigenzinnige) provincie. Mijn advies aan de ACOI en de Kamer is het ministerie erop te wijzen dat het twijfelachtig is of de investering richting de provincies voldoende gaat renderen in dit versnipperde landschap. Kennisdeling en gezamenlijke productontwikkeling die je vrijblijvend wel of niet afneemt vragen nu al om herijking.
Waterschappen
Vooruitstrevend
Tekst Bart Hekkert
Bart Hekkert is redactielid Od
De Unie van Waterschappen leverde in 2020 als een van de eerste overheden een Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding op. Na een korte beschrijving over het toetsingskader zoomt het MJP in op de huidige stand van zaken (let wel: in 2020 dus).
Hierbij wordt veel verwezen naar het Adviesrapport van Berenschot, waarin onder andere geconcludeerd wordt dat de informatiehuishouding binnen de waterschappen georganiseerd is per afdeling of domein. Vervolgens wordt gesteld dat nog maar ‘een enkel waterschap’ een gefragmenteerde informatiehuishouding heeft. De conclusie van het MJP is: ‘De meeste waterschappen hebben daarmee de informatiehuishouding naar de huidige eisen voldoende op orde.’ Hoe men komt op deze conclusie is met het bovenstaande zeer de vraag (iets met eilandjes en fragmentatie).
Tandje bij
De nulmeting uit 2020 waarin wordt gekeken of de waterschappen voldoen aan de Archiefwet, spreekt de conclusie tegen. Enkele bevindingen: verantwoordelijkheden zijn niet belegd, werkprocessen zijn niet beschreven en/of geïmplementeerd, veel waterschappen hebben geen of maar een gedeeltelijk kwaliteitssysteem. Rondom ambitie en groeipaden schetst het MJP drie groepen: ‘de achterblijver, de middengroep (hier is de informatiehuishouding op orde), en de koploper (open by design).’ In een zestal groeipaden kan ieder individueel waterschap bepalen waar men staat ten opzichte van. Deze groeipaden worden vervolgens als actielijnen verder uitgezet, inclusief streefjaren. Nu zijn de acties soms wel concreet: ‘Alle documenten in het DMS/RMA worden voorzien van de juiste bewaartermijn’ en soms niet: ‘bewustwordingscampagne Woo’ of ‘open cultuur’. Waar de acties niet altijd concreet zijn, stralen de ambities er ook niet vanaf. Hoe staat het in 2024 met de ambities en acties van de waterschappen? Gelukkig kunnen we stellen dat de ambities in de loop der jaren gegroeid zijn. Zo wordt binnenkort gestart met een pilot Machine Learning voor informatiebeheer. In een tweede fase kan informatie met behulp van een API automatisch in het DMS worden geregistreerd. Hulde aan de waterschappen dat ze hiermee aan de slag gaan. Maar het is belangrijk dat ze dit vooral samen doen en met andere overheden samenwerken.
Rijk
Kakelvers plan
Tekst André Plat
André Plat is redactielid Od
Het MJP van het rijk is een voorbeeld voor de medeoverheden. De streefbeelden zijn rechtstreeks afkomstig van de regeringscommissaris. De overheid moet niet alleen op orde zijn, open maar ook responsief.
De resultaten 2021-2023 worden helder gepresenteerd door een verbinding te leggen met de volwassenheidsniveaus die met een zelfevaluatie bij de deelnemende organisaties worden verkregen. Samenvattend wordt vooruitgang geboekt op alle actielijnen, maar het gaat niet snel. Het dashboard Informatiehuishouding bestaat uit de onderdelen: informatieprofessionals, aard en volume, informatiesystemen en bestuur en naleving. Er is een overzicht opgenomen op de voortgang van de verbeterplannen. De actielijn Besturing en Naleving ligt het meest op schema, de actielijn Systemen het minst. Dat is een kwestie van lange adem. In de bijlage is een roadmap opgenomen waar de verbeterplannen voor de informatiehuishouding zijn geplot op de streefbeelden. De plannen tot en met 2026 zijn ambitieus maar lijken realistisch. Met de nadruk op lijken… In de roadmap ontbreken de acties voor openbaarheid en de groei is de afgelopen jaren niet wat er van werd verwacht. Er zijn bij het rijk bijna 10.000 informatieprofessionals extra aangenomen, er wordt aantoonbaar meer openbaar gemaakt maar de kritiek van journalisten blijft fors en de afhandeltermijnen van de Woo-verzoeken schieten niet op. Je zou meer mogen verwachten met alle extra middelen die deze overheidslaag (en de andere niet!) heeft gekregen. Dat ligt aan de uitvoeringsproblematiek en de achterblijvende IT-systemen, zo lezen we. Voor de uitvoeringsproblematiek wordt in het MJP steeds gekeken naar het Adviescollege en de Regeringscommissaris. Het Adviescollege en de Regeringscommissaris blijven op hun beurt steken in belerende vergezichten.