DUTO-raamwerk is geen afvinklijstje
Elke organisatie moet zelf aan de slag
Vincent Post benadrukt dat het DUTO-raamwerk geen dictaat is: ‘Het is ontwikkeld in samenwerking met het werkveld’
Tekst Maurits van den Toorn
Maurits van den Toorn is freelance journalist Beeld Nationaal Archief
Eind april heeft het DUTO-raamwerk het licht gezien. Het raamwerk, dat mede is ontwikkeld door het Nationaal Archief (NA), is een hulpmiddel om duurzame toegankelijkheid in informatiesystemen in te voeren. Vincent Post is senior adviseur kennisontwikkeling bij het NA. Hij legt uit: ‘Het geeft antwoord op vragen als: wat is duurzame toegankelijkheid? Waarom is dat belangrijk? En: wat kunnen we ermee bereiken? Ook geeft het invulling aan de rol die het archief speelt als expertisecentrum op het gebied van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. Wij leveren kennisproducten, normen en handreikingen voor overheidsinstanties, waaronder het raamwerk. Het helpt om je werk efficiënter te maken en tegelijk de informatie transparanter en toegankelijker te maken.’
Het DUTO-raamwerk legt uit waarom overheidsorganisaties moeten zorgen voor duurzame toegankelijkheid, maar de vraag is vervolgens: hoe moeten ze dat doen? Hoe vertaal je deze tamelijk abstracte aspecten in de alledaagse praktijk? Ook dat staat in het raamwerk. ‘Om te beginnen zijn overheidsorganisaties verschillend,’ zegt Vincent Post. ‘Een kleine gemeente heeft een andere informatiehuishouding dan bijvoorbeeld de Belastingdienst. We hebben de informatiehuishouding daarom in stukken verdeeld, zoals registreren, vernietigen, bewaren, migreren en ter beschikkingstellen. Elke organisatie kan haar eigen invulling aan die processen geven.’
Rolls-Royce of Fiat Panda
Ook zijn een aantal randvoorwaarden gedefinieerd. Post: ‘Welk beleid moet je voeren om bij te houden of alles aan je informatiehuishouding klopt? Denk aan het beleid om informatie op lange termijn toegankelijk te houden, of de keuze van de bestandsformaten daarvoor. En tot slot zijn opleiding en training belangrijk.’ Het DUTO-raamwerk is geen afvinklijstje, elke organisatie moet zelf aan de slag en bepalen wat passend en relevant is. Post: ‘Dat verschilt: soms heb je een Rolls-Royce nodig, soms is een Fiat Panda al voldoende. Voor de omgang met persoonsgegevens moet je hoog inzetten met een beter beveiligingsniveau dan voor informatie zonder dergelijke gevoelige gegevens. Wij geven de nodige handvatten, elke organisatie moet zelf bepalen hoe ze hiermee omgaat.’
‘DE INFORMATIEVOORZIENING MOET OP ORDE ZIJN, MET EEN NORMENKADER VOOR TOEGANKELIJKHEID’
Normenkader voor toegankelijkheid
Ideeën over duurzame toegankelijkheid en de eisen die je daaraan moet stellen zijn er al lang. Zo stammen de DUTO-eisen uit 2016. Die waren nogal abstract, soms ook te specifiek en daardoor moeilijk toepasbaar. ‘Naar aanleiding van de feedback daarop zijn we aan het werk gegaan,’ verduidelijkt Post. ‘Recenter was er bovendien als concrete aanleiding de kabinetsreactie op de parlementaire enquête naar de toeslagenaffaire. Een van de conclusies was dat de informatievoorziening van de overheid beter op orde moest zijn, met een normenkader voor de toegankelijkheid daarvan. Het resultaat van die ontwikkelingen is het DUTO-raamwerk.’ Hij benadrukt dat het geen dictaat is dat vanuit het archief wordt opgelegd. ‘Het is ontwikkeld in samenwerking met het werkveld. We hebben gevraagd waar behoefte aan is en wat overbodig wordt gevonden. Wij hebben niet de wijsheid in pacht. Het gaat om de toepasbaarheid door de gebruikers.’
Koplopersgroep
Het raamwerk is sinds april beschikbaar maar een koplopersgroep van tien organisaties, klein en groot, centraal en decentraal, werkt er al een poosje mee. Post: ‘Er was heel veel animo. We konden makkelijk organisaties vinden om mee te doen.’ Onlangs is er een eerste sessie geweest over hun ervaringen. Post: ‘Wij faciliteren het gesprek maar we zeggen niet hoe het moet. Iedereen leert van andermans ervaringen. Die feedback leidt tot aanpassingen, want zo’n raamwerk is nooit klaar, we werken iteratief. Ook door veranderende wetgeving en technische ontwikkelingen zullen steeds aanpassingen nodig zijn. Hoe zorg je bijvoorbeeld dat in een programma als Teams de informatie duurzaam toegankelijk is?’ De eerste aanpassingen zijn al doorgevoerd. Zo zijn op verzoek van architecten de visualisaties van de informatiearchitectuur downloadbaar gemaakt, zodat ze die in hun architectuurtools kunnen invoegen. Ook de eisen zijn als Excelbestand te downloaden, zodat iedereen zelf in kaart kan brengen wat wel of niet relevant is voor de eigen organisatie.
DUTO
DUTO staat voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Alle informatie die een overheidsorganisatie gebruikt en aanmaakt moet duurzaam toegankelijk zijn, of die nu tijdelijk bewaard wordt of later naar een archief wordt gestuurd.
‘GA HET RAAMWERK GEWOON BEKIJKEN: HET STAAT ONLINE EN DE INFORMATIE IS TE DOWNLOADEN’
Inloopspreekuur
Gebruikmaken van het DUTO-raamwerk is niet verplicht, al zou het op termijn wel die status kunnen krijgen. Maar overheidsorganisaties zijn hoe dan ook nu al wettelijk verplicht om ervoor te zorgen dat hun informatie duurzaam toegankelijk is. Dat kan met behulp van het raamwerk, maar sommige organisaties hebben zelf al de juiste maatregelen genomen. Ook prima, reageert Post, al heeft een consistente manier van werken in de hele overheid voordelen. Dan is de slotvraag: hoe ga je met het raamwerk aan de slag? ‘Dat is heel simpel: ga het gewoon bekijken: het staat online en de informatie is te downloaden. Op YouTube is een webinar te vinden met uitleg over hoe organisaties het raamwerk toepassen. Voor concrete problemen hebben we elke paar maanden een online inloopspreekuur waar iedereen vragen kan stellen en ook kan horen welke vragen andere organisaties hebben.’ ‘Verder hebben we afgelopen weken interactieve sessies en workshops georganiseerd en als je om de een of andere reden alles hebt gemist: neem contact met ons op. Wij beantwoorden graag je vragen en kunnen ook kijken naar de mogelijkheden voor een intensiever adviestraject, bijvoorbeeld als je bezig bent met de aanbesteding van een nieuw informatiesysteem. Dat is het moment om met duurzame toegankelijkheid rekening te houden, want archiveren begint bij het ontwerpen van je eigen informatiesysteem.’
Meer informatie
- Webinar op YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=0Vq0MIeXKH4.
- Lees ook: https://magazines.od-online.nl/od-editie-32/hoe-dan-met-het-duto-raamwerk.
- Het DUTO-raamwerk vind je op www.nationaalarchief.nl.