Aslander probeert naar eigen zeggen het paradigma van het document(denken) te doorbreken. ‘Zolang we informatie blijven organiseren rond documenten en tools, blijven we traag, duur en kwetsbaar.’ Zijn alternatief begint bij informatieliquiditeit: informatie die kan stromen tussen personen, gebeurtenissen, locaties en organisaties, vrij van de silo’s van afzonderlijke apps en systemen. Dat vraagt om anders denken en anders modelleren. Niet: e-mail hoort in de mailapp en banktransacties in de bankapp. Wel: e-mail, transacties, lezingen en etentjes zijn allemaal informatie-gebeurtenissen met entiteiten, attributen en relaties. Zodra je die relaties expliciet maakt, ontstaat betekenis en wordt terugvinden, combineren en leren vanzelf sneller.

Aannames in het vakgebied

Redactielid Od Vincent Lageweg aan dat het document nog niet zo slecht is. ‘De emancipatie van de burger is alleen mogelijk door het document. Geen medium is zo effectief om bij elkaar horende informatie geordend massaal te verspreiden, ’zegt hij. ‘Ik ben Vincent enorm dankbaar voor zijn reflectie!,’ aldus Aslander. ‘Zijn argumenten verraden precies het paradigma dat ik probeer te doorbreken. Dat is geen verwijt overigens. Het is een observatie over hoe diep bepaalde aannames in ons vakgebied zijn ingesleten. Waar ik grote moeite mee heb, is het document als opslagformaat.’ Informatie in documenten die verwerkt, doorzocht en gekoppeld moet worden, is simpelweg niet goed te vinden. Aslander: ‘Het memo-Palmen (kritisch intern document van Sandra Palmen, destijds werkzaam bij de Belastingdienst, met waarschuwing over de ernstige structurele problemen rondom de kinderopvangtoeslag, red.) illustreert dit precies. Dat memo lag er al in 2017. Het was opgesteld, opgeslagen en gearchiveerd. Toch duurde het tot een parlementaire enquête voordat het boven water kwam. Als die memo niet in een .docx of .pdf maar in een machine­leesbaar bestand als Markdown had gestaan, was het binnen een kwartier gevonden. Niet omdat je een Word-bestand niet kunt doorzoeken, maar omdat je 35 miljoen Word-bestanden niet in bulk kunt doorzoeken. Platte tekst wel. En voor wie denkt dat Markdown er lelijk uitziet: met een klik zet je het om naar een keurig opgemaakte pdf of webpagina.’

Buiten het paradigma

Volgens Aslander lijkt het vakgebied niet duidelijk te doorgronden wat de gevolgen zijn van het gebruik van verkeerde bestands­formaten voor opslag van informatie. ‘Het document is geen zegen, het is een kerker’. Toch wordt vaak verondersteld dat het niet mogelijk is om buiten het paradigma van het document te denken, niet voor burgers en ook niet voor informatieprofessionals. Aslander verwerpt die gedachte. ‘Dat lijkt me sterk. Dat zou betekenen dat we dit overgebleven artefact uit het typemachinetijdperk, het document in A4-formaat, voor altijd moeten gebruiken in een informatietijdperk.’ Volgens Aslander is er een hele industrie bovenop gebouwd om de gebreken van documenten te omzeilen. ‘SharePoint, Copilot, documentbeheersystemen, enterprise search, metadata-programma’s, OCR-software, plus alle consultants en opleidingen die erbij horen. Al die lagen zijn nodig omdat we informatie opslaan in een formaat dat niet bedoeld is voor informatieverwerking. Dat gaat eerder over angst en onwetendheid dan over iets anders. En ook met de voorstellen die ik doe, blijven teksten fijn leesbaar op papier en vooral op een beeldscherm. Maar notulen en actielijsten in .docx-formaat? Dat is een prehistorische oplossing waar we al lang mee hadden moeten stoppen.’

Waarom onder Archiefwet?

Ook de nieuwe Archiefwet wordt vaak genoemd als belemmering om anders naar informatie te kijken. Aslander ziet dat anders. ‘Zoals ik met Wouter Bronsgeest, duovoorzitter van de KNVI, al in een eerder artikel betoogde (Od 45, red.): we maken ambtenaren denkdood door te stellen dat de Archiefwet verplicht alle informatie op te slaan. De Archiefwet schrijft voor dat archiefbescheiden die bijdragen aan beleid, besluitvorming of verantwoording bewaard moeten worden. Als een ambtenaar een idee noteert op een geeltje, valt dat niet onder de archiefplicht. Niemand beweert dat. Waarom zou datzelfde idee, genoteerd in een Word-bestand op een persoonlijk device, dan wel onder die plicht moeten vallen?’ Volgens Aslander is het juist belangrijk voor het werk en de dienstverlening van ambtenaren dat er vrijheid is in de fase voordat iets wordt besloten. ‘Door gebrekkige software gecentreerd rondom een document-paradigma kunnen ze niet razendsnel gedachten en ideeën opslaan, ordenen en terugvinden als ondersteuning van hun denkproces. Het aanloopproces tot het de formele organisatie betreedt dichttimmeren is gekmakend en onnodig. Ik raad iedereen dan ook aan om zijn denkwerk op een privé-laptop te doen (mits goed beveiligd), en pas informatie die onder de Archiefwet valt in de werkcomputer te zetten als het denkwerk af is. Dat kan en mag prima. De AVG of de Archiefwet verzet zich daar op geen enkele manier tegen.’

Meer slagkracht

Een van de speerpunten die Aslander naar voren brengt, is aandacht voor kennisontwikkeling en kenniswerk binnen het vakgebied. In zijn ideeën heeft hij het over productiviteit en slagkracht. ‘Het woord productiviteit is besmet geraakt met associaties van uitperserij en efficiency-jacht. Wanneer een manager vraagt om meer productiviteit, denken medewerkers aan harder werken met minder mensen. Dat is niet wat ik bedoel. Slagkracht gaat over vermogen. Het vermogen om iets te bereiken. Een digitaal fitte kenniswerker heeft meer slagkracht, niet omdat die harder werkt, maar omdat die minder tijd kwijt is aan zoeken en minder energie verliest aan slechte tools.’ Volgens Aslander is de paradigmawissel niet cosmetisch, maar gaat het om een fundamenteel andere kijk op wat kenniswerk is en hoe we dit faciliteren.

Achter glas

‘Lezen en begrijpen is ook esthetiek,’ zo schreef Lageweg in zijn reflectie. ‘We kijken graag naar iets wat mooi is. Een nota heeft meer cachet dan een mailtje.’ ‘Dit argument verwart vorm en functie,’ aldus Aslander. ‘Natuurlijk mag een eindproduct er goed uitzien. En natuurlijk heeft een nota meer gewicht dan een mailtje. Maar de vraag is niet hoe het eindproduct eruitziet. De vraag is hoe de onderliggende informatie is georganiseerd. Een prachtig opgemaakte nota kan automatisch gegenereerd worden uit gestructureerde data met behulp van templates. Sterker nog: dat is hoe het zou moeten werken. De informatie staat in een doorzoekbaar, koppelbaar formaat. De presentatie wordt gegenereerd op het moment dat die nodig is, in het formaat dat past bij de ontvanger. Nu doen we het andersom. We stoppen informatie in een mooi jasje en verliezen daarmee het vermogen om die informatie te verwerken. Het is alsof je een bibliotheek inricht door alle boeken achter glas te zetten: prachtig om naar te kijken, onmogelijk om te gebruiken.’

Pak de regie terug

De grotere belofte van Aslanders paradigmawissel is een verschuiving van macht. Als je zelf de structuren kunt bouwen waarin je denkt, werkt en leert, verschuift macht van systemen naar mensen. Daar raken informatieliquiditeit en informatieautonomie elkaar. Neem je informatiekapitaal bloedserieus, zet het op je eigen ‘bank’ (open, machineleesbare structuren), verhoog de ‘rente’ (hergebruik, automatische verwerking) en vergroot de liquiditeit (snel terugvinden = snel handelen). Zodra je informatie snapt, wordt IT simpel. AI mag dan de code schrijven; de mens blijft de architect van wat er ontstaat. Voor overheid en publieke organisaties ligt hier een reële kans om de informatiehuishouding fundamenteel te verbeteren: begin bij de betekenis. Wie van document naar informatie durft te bewegen, wie relaties expliciet maakt en wie kwaliteit borgt in kleine, herhaalbare stappen, kan voor een fractie van de kosten een groot deel van de functionaliteit leveren — lokaal, veilig, snel en begrijpelijk. Zodra we informatie serieus nemen, worden de knoppen vanzelf bijzaak.