Meer lef, minder systemen

Zijn call to action is dat wij als vakgebied meer durf, lef en ruimte moeten nemen om het beheer van documenten anders vorm te geven: experimenteren met nieuwe technieken, en vooral door niet nog een systeem in te brengen, maar door terug te keren naar eenvoud, transparantie en open standaarden. Het zal ruim tien jaar geleden zijn dat ik binnen het Nationaal Archief heb gevraagd om een update, of liever een remake, van database-archivering, zoals dat in 2004 is uitgekomen in het kader van de publicatie Digitale duurzaamheid. Met enige vertraging heb ik begrepen dat daar inmiddels aan gewerkt wordt. Kortom: die call to action van Aslander appelleert aan een al bekend voornemen. In de nieuwe Archiefwet wordt de definitie van het document bovendien opgerekt tot een breder begrip. Voor de rechthebbende, belanghebbende en gebruiker van informatie, en zeker ook voor de producent van informatie, heb ik een oplossingsrichting in gedachte. We hebben wetgeving, beleid en instrumenten om de samenleving te bewegen, te stabiliseren of te corrigeren: spelregels. Daarnaast hebben we dingen/objecten en mensen/instellingen/subjecten. Al bij SOD 1 heb ik in de jaren zeventig geleerd dat we bij dossiervorming werken met gezichtspunt, handeling (taak), object/subject, plaats en tijd. Dat was nodig om de ongestructureerde informatie die in een document was vervat te ontsluiten. Feitelijk realiseerde ik mij toen al dat de combinatie van gegevens eerder in het proces aanwezig was, en pas later werd vastgelegd in een document. Het verbaast mij dat we, zoveel jaren na de invoering van basis- en kernregistraties, nog steeds zo weinig hergebruik maken van de systemen die we al in huis hebben. In plaats daarvan leggen we ons DMS op aan de uitvoering en dwingen we tot dubbel werk. We kunnen er ook gewoon tussenuit. Laat het primaire systeem ook de archieffuncties realiseren. Die mogelijkheid hebben we al decennia, mits zorgdragers, beheerders, uitvoerders en toezichthouders op informatie beter met elkaar worden verbonden. Zeker in een tijdperk waarin we privacy, informatiebeveiliging, archivering en openbaarheid met inzet van techniek opnieuw kunnen ontwerpen en technisch ondersteunen, ben ik het van harte eens met Aslander.