‘Het werken in deze multidisciplinaire teams is een nieuwe werkvorm,’ vertelt Willeke Ducaat, project- en programmamanager bij I-Interim Rijk, de organisatie die interim professionals inzet voor de rijksbrede I-ambities. ‘Wat we de laatste jaren merken, is dat de opgaven zo complex zijn dat je er niet komt met alleen een programmamanager en extra mensen. Kijk bijvoorbeeld naar het programma Open op Orde en de actieplannen die heel snel moesten worden opgesteld. Daarom zijn we in oktober 2021 begonnen om multidisciplinair samen te werken met Doc-Direkt, de rijksorganisatie en expert op het gebied van de informatie­huishouding. Wij brengen projectleiders en architecten in, en zij informatiespecialisten.’

Informatiehuishouding op orde

Inmiddels werken er 40 mensen in het samenwerkingsverband. Wanneer een organisatie een verzoek indient voor hulp bij haar informatiehuishouding, gaat een klein team van 2 tot 4 mensen op pad. ‘We komen ondersteunen en helpen bij de aanpak, en bij de inbedding van die aanpak in de organisatie,’ legt Ducaats collega Klasien Postma uit. ‘Uiteindelijk moet een organisatie het zelf ook kunnen.’ Postma is enterprise architect bij I-Interim Rijk. ‘Als we binnenkomen, kijken we eerst wat voor informatie er is en waar die is te vinden,’ zegt ze. ‘Vervolgens creëren wij overzicht en inzicht door alles samen te brengen in een model, te beginnen met de primaire processen met een wettelijke grondslag. Zo zorgen we ervoor dat iedereen een gedeeld beeld krijgt van de informatiehuishouding.’ Ducaat vult aan: ‘Daarnaast helpen we ook met verplichte verbeter- acties uit de actieplannen van Open op Orde, zoals website-archivering, e-mailarchivering, opschonen van netwerkschijven en opschonen van documentmanagementsystemen zoals Digidoc.’

Met iedereen praten

Want wanneer er bijvoorbeeld burgerbrieven of een Woo-verzoek binnenkomen, is informatie vaak niet goed te vinden, legt Hendrik Schuthof uit, informatiespecialist bij Doc-Direkt. ‘Die is opgeslagen in verschillende systemen en als je niet de juiste afspraken hebt gemaakt, ben je het overzicht kwijt. Een deel van ons werk is dan ook om de juiste afspraken te helpen maken zodat informatie op dezelfde manier wordt opgeslagen en er een enkele versie is van de waarheid.’ Het verbeteren van de informatiehuishouding bij het Rijk gaat stapje voor stapje, vult Ducaat aan. ‘De problematiek is groot. Overal waar we komen, veroorzaken we reuring omdat we met iedereen praten. Het feit dat wij er zijn, veroorzaakt al beweging.’

Samen optrekken

Postma geniet van het multidisciplinair samenwerken. ‘We komen overal, van de Rekenkamer en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid tot de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Onze toegevoegde waarde is: wat we op de ene plek hebben geleerd, nemen we mee naar een volgende plek. Je herkent patronen en die kun je toepassen. Als je maar op één plek blijft zitten, gaat je blik verkokeren.’ Schuthof leert de Rijksoverheid beter kennen. ‘Ik zit nu bij de Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek. Nu zie ik ineens overal beveiligers, en hoe belangrijk het is dat stukken worden rondgereden. Het is bijzonder om met verschillende mensen in contact te komen om te zien wat ze doen.’ Een andere kracht is het netwerk van de multidisciplinaire teams, gaat Ducaat verder. ‘Juist omdat er zo weinig informatieprofessionals en architecten zijn, is het belangrijk om elkaar op te zoeken en samen op te trekken. We brengen mensen met elkaar in contact bij de Rijksoverheid en Open op Orde, maar soms ook binnen de departementen zelf.’

Stip aan de horizon

Ducaat hoopt dat ambtenaren hun werk straks zonder belemmeringen kunnen doen omdat de informatiehuishouding beter op orde is. Schuthof vult aan: ‘IT moet altijd ondersteunend zijn. We zijn er al zo van afhankelijk. Daarom is het des te belangrijker dat we er goed mee omgaan. We moeten ambtenaren ook bewuster maken van informatieveiligheid, bijvoorbeeld dat ze voorzichtig moeten werken met persoonsgegevens.’ Postma wil dat er een eenduidige richting ontstaat voor de informatie­huishouding van het Rijk. ‘Denk aan het ontwikkelen van een generieke taal. Nu hebben we in verschillende domeinen andere terminologie voor dezelfde begrippen. Als we het intern over hetzelfde hebben, draag je dat vervolgens vanzelf uit naar buiten toe.’