Inzicht in besluitvorming

Op 1 juli vorig jaar ging de eerste tranche van start. Kamerstukken over wetgeving en beleidsvorming kregen beslisnota’s mee. Sinds 20 september 2022 gaan nu alle soorten Kamerstukken gepaard met een of meerdere beslisnota’s. Het project is vanuit de lijn vormgegeven, legt Van Veen uit. ‘Dit is geen ict-opgave, maar een veranderopgave van de hele organisatie. Je hebt het over kernwaarden: je wilt een open en transparante overheid worden. Dus mensen vanuit P&O waren betrokken voor de gedragsmatige kant met aandacht voor sociale veiligheid, communicatiemensen omdat we medewerkers willen informeren, en juridische mensen omdat je natuurlijk niet zomaar informatie mag lakken in die beslisnota’s. Daar moet een juridische grondslag voor zijn. De juridische afdeling heeft daarom een beleidslijn opgesteld voor de beslisnota’s.’ Het programma Open Overheid heeft werkinstructies opgesteld en hulpmiddelen ontwikkeld om medewerkers te helpen met het schrijven van openbare beslisnota’s. Van Veen: ‘De departementen “vertalen” deze middelen naar hun eigen praktijk. Ieder departement werkt net weer anders, met andere processen en systemen.’

Omslag voor ambtenaren

Voor de ambtenaren die de beslisnota’s schrijven betekent het wel een omslag in hun dagelijkse praktijk. Ze moeten letten op hun taalgebruik, en hoe schrijf je iets zo open mogelijk op, zonder dat er gelakt moet worden? De nota’s mogen niet te lang zijn, maximaal drie of vier pagina’s. ‘Het levert medewerkers vooralsnog meer werk op,’ stelt Karen van Marrewijk, projectleider bij het programma BZK Transparant, het interne programma bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninksrijksrelaties (BZK), dat werkt aan de open overheid. ‘Er is sprake van een nieuwe werkwijze, daar heb je wentijd voor nodig. Er vindt nu meer afstemming plaats over hoe we dingen beschrijven of verwoorden. We doen vaker een belletje om de bestuursadviseur te raadplegen. De routine moet er nog in komen.’ Volgens Hanneke Struijk-Cramer, implementatiemanager Open Overheid bij IenW en sinds kort werkzaam bij BZK, moet er vooral een andere mindset komen. ‘Voorheen schreef je een beslisnota alleen voor de bewindspersoon, nu weet je dat die ook openbaar en breder gaat. Je bent je daarvan bewust als ambtenaar en dat is in het kader van sociale veiligheid best spannend. Hoe kun je loyale tegenspraak bieden? Hoe kun je als leidinggevende daar ruimte voor creëren? Je gaat ineens naar buiten met iets wat best wel controversieel is, zoals de mening van externe stakeholders.’ Hoewel de mijlpaal van 20 september inmiddels achter ons ligt, is er nog altijd veel te doen om de openbaarmaking van de beslisnota’s echt te laten landen binnen de organisatie, vertelt Van Marrewijk. ‘Gedragsverandering is mogelijk door een juiste mix van de dimensies kennen, kunnen en willen. We zitten nu in de fase van kennen. We zijn aan het informeren richting medewerkers en leidinggevenden, en reiken ze praktische tools aan. Volgende stap is het organiseren van sessies om met elkaar te bespreken welke dilemma’s er leven.’ Bestaat dan niet het gevaar dat ambtenaren zaken meer politiek correct gaan opschrijven? Van Marrewijk denkt van niet. ‘Als je goed kijkt naar de beslisnota’s, dan zie je dat ze negen van de tien keer gewoon openbaar kunnen. Dat proberen we de mensen ook mee te geven. Schrijf het op zoals je altijd al deed. Je moet juist als overheid dilemma’s laten zien. Het zou gek zijn als die discussies er niet waren geweest, bijvoorbeeld dat een minister een voorstel afweegt omdat het te duur is. Dat is zijn of haar rol toch?’

Inhoudelijke verrijking

Er is vooralsnog nog niet heel veel media- en politieke aandacht geweest voor de openbare beslisnota’s die nu sinds eind september standaard worden meegestuurd. Toch zijn Kamerleden er wel blij mee, vertelt Van Veen. ‘Ook via de griffie heb ik positieve geluiden gehoord. Steeds meer Kamerleden hebben sinds 20 september een beslisnota ontvangen. Ze doen navraag bij de griffie als er bij een Kamerstuk een beslisnota ontbreekt en blijkt dat deze door het ministerie wordt nagezonden. Hun politieke adviseurs benutten de beslisnota’s voor de voorbereiding van een Kamerdebat. Je kunt er vrij snel tot de kern mee komen, dankzij het kijkje achter de voordeur van het departement. Ze zullen uiteindelijk het debat inhoudelijk gaan verrijken. De tijd zal dat moeten leren, maar ik heb er vertrouwen in.’ Struijk-Cramer vult aan. ‘In zo’n beslisnota leg je eigenlijk kernachtig uit aan een bewindspersoon waar het om gaat en wat de voors en tegens zijn. Je hebt dan eigenlijk al een samenvatting met daarin de heikele punten benadrukt. Voor een debat is dat vreselijk interessant.’ Maar het succes van de beslisnota’s is ook afhankelijk van hoe de ontvanger ermee omgaat, benadrukt Van Veen. ‘Alleen als een Kamerlid er op een nette, eerlijke en integere manier mee omgaat blijft het systeem werken. Dan zie je dat de ambtenaar die openheid durft te blijven bieden. Als het tot vervelende situaties leidt, dan wordt het een moeilijker verhaal. Je moet die hele verandering om te komen tot een open bestuurscultuur met elkaar vormgeven, met de hele keten. Als de open beslisnota’s negatief worden uitgelegd kan ik me voorstellen dat ambtenaren ook meer terughoudend zullen zijn met informatie. De ontvanger moet dus ruimte geven om openheid te bieden.’ En als het misgaat dan is het wel belangrijk dat bewindspersonen opkomen voor hun departement, stelt Struijk-Cramer. ‘Op het moment dat een passage uit een beslisnota volledig uit zijn verband wordt gerukt en daar door media of Kamer conclusies aan worden gehangen, moeten zij voor hun departementen staan en het feit dat ze openheid betrachten. Zij zijn de enigen die direct kunnen ingrijpen wanneer dingen uit hun verband worden gehaald.’ Komend jaar vindt evaluatie plaats van de beslisnota’s. Hoe vinden Kamerleden het? Wat is het effect op de samenleving, of op ambtenaren? ‘Dat gaan we blijvend monitoren,’ vertelt Van Veen. ‘Want uiteindelijk moet openheid de tweede natuur worden van ambtenaren,’ stelt Struijk-Cramer.

Meer informatie: Bit.ly/3D3Kf3y en Bit.ly/3TMwVaD.