Noodmaatregel

Vanaf 1 januari wordt dat dus makkelijker. De e-mails bij LNV en EZK worden na 10 weken 10 jaar bewaard. E-mails van sleutel­functies, zoals de ambtelijke top bijvoor­beeld, worden na 10 jaar over­gedragen aan het Nationaal Archief en zullen daar voor altijd worden bewaard. De rest wordt verwijderd na die 10 jaar. Faaij: ‘Medewerkers krijgen de gelegenheid om binnen die 10 weken mails uit te zonderen. Vanaf 1 januari krijgen ze de functionaliteit om mails in een privémap te slepen, van waaruit mails niet worden bewaard.’ De maatregel om e-mails veilig te stellen, is volgens Faaij slechts een noodmaatregel. ‘De e-mails worden op deze manier niet in context bewaard. Natuurlijk is de volgende stap dat mensen zelf hun e-mails opslaan in het DMS.’ ‘We gaan het nu veiligstellen zodat er geen gaten in het digitale geheugen ontstaan,’ zegt Faaij. ‘Met deze noodmaatregel kunnen we in ieder geval informatie ophalen bij een Woo-verzoek, een parlementaire enquête, of wanneer er een andere informatie­behoefte is.’ Verder gaan beide ministeries werken met nieuwe software. Er wordt binnenkort een zaaksysteem geïmplementeerd op basis van OpenText Suite 16 (SIRIS), die daadwerkelijk de archivering ondersteunt. ‘Met dat systeem kun je ook gemakkelijk een mailtje opslaan door het te slepen vanuit Outlook naar SIRIS,’ legt Faaij uit. ‘Dan heb je meteen de mail in het goede mapje zitten, en is het dus goed gearchiveerd. Naast het veiligstellen als noodmaatregel, zetten we dus ook vooral in op het archiveren van mails in de juiste map in het nieuwe systeem. Daar starten we een campagne voor als onderdeel van de grotere veranderopgave.’

Veranderopgave

Want dat is wat je informatiehuishouding op orde krijgen is: een echte verander­opgave. Faaij: ‘Wat ik uiteindelijk graag zou willen zien, is dat informatiehuishouding meer in het hart van het beleid komt. Het is immers onderdeel van ons dagelijks werk. Het is belangrijk dat er een goed systeem staat, dat je kan helpen, maar ook dat het bewustzijn voor goede informatie­huishouding aanwezig is bij een dossier­verantwoordelijke.’ ‘Het gaat echt om de combinatie van systeem, bewustwording en sturing op naleving. Een medewerker moet goed geholpen worden door intuïtieve systemen en ervaren dat het helpt vooraf mails goed op te slaan, omdat dat veel tijd scheelt als er bijvoorbeeld een Woo-verzoek binnen­komt. Wij geven vaak als tip om op vrijdagmiddag een halfuurtje te plannen om belangrijke mails te archiveren. Dat scheelt je enorm veel zoektijd als je later weer mails nodig hebt. Aanvullend hierop is er straks het vangnet, zodat we als ministerie geen belangrijke informatie missen.’