Bijeenkomst adviescommissie Archieven VNG
Update
Tekst Eric Kokke
De adviescommissie Archieven adviseert de VNG-directie beleidsmatig en vakinhoudelijk. Met deels oude vertrouwde en deels nieuwe gezichten kwam zij op 6 oktober bijeen om te adviseren over een aantal actuele ontwikkelingen.
Zo is er uitgebreid gesproken over de implementatie van de Wet open overheid (Woo). Zo lag er een advies op tafel van het rijk over wie (archief)verantwoordelijk is voor de content in PLOOI. Ook is er uitgebreid stilgestaan bij de ondersteuning die aan gemeenten wordt geboden.
E-mailarchivering
Ook bij de volgende bijeenkomst van de commissie zal de Woo uitgebreid aan bod komen, aangezien Arre Zuurmond, regeringscommissaris Informatiehuishouding, aan zal sluiten. Er zal dan van gedachten worden gewisseld over de informatiehuishouding bij gemeenten en Zuurmonds proeve van een algemene informatiewet.
Op de bijeenkomst van 6 oktober is verder nog gesproken over de Selectielijst e-mailarchivering. Enkele tientallen gemeenten hebben zich hier al bij aangesloten en de aanmeldingen druppelen nog binnen. De adviescommissie is met het Nationaal Archief in gesprek om gedurende de behandeling gemeenten of gemeenschappelijke regelingen die dat willen, alsnog de gelegenheid te bieden om aan te sluiten bij de Selectielijst e-mailbewaring. Dat is dan uiterlijk tot de terinzagelegging mogelijk: vanaf dan kan het echt niet meer. Partijen die eerst nog willen onderzoeken of later willen aansluiten, hebben weer de gelegenheid bij de evaluatie en actualisatie over een paar jaar.
Drie termijnen
Verder is nog kort gesproken over het MDTO in relatie tot TOOI (de metadata-standaard voor PLOOI), de stand van zaken omtrent de nieuwe Archiefwet (weinig nieuws te melden) en de handreiking Principes voor de Digitale Samenleving, die zich met name richt op het gebruik van camera’s en sensoren. Bij de rondvraag werd ten slotte nog aandacht gevraagd voor de archivering van digitale ruimtelijke plannen, dat instemmend werd ontvangen door de andere leden. Dus hopelijk daarover later meer... Marco Klerkx heeft, als vertegenwoordiger van de KNVI in de VNG Archiefcommissie, het stokje overgenomen van Gert Zwagerman. Zwagerman zwaait na drie termijnen af. De KNVI bedankt hem voor zijn inzet en de inbreng van zijn kennis, kunde en ervaring voor het vakgebied.
Klerkx is op dit moment records- manager bij de gemeente Rotterdam en was tot voor kort ook redactielid van Od. De KNVI heeft het volste vertrouwen dat hij, met zijn kennis, ervaring en originele kijk op het vakgebied, een waardevolle bijdrage gaat leveren aan de archiefcommissie.
Voor meer informatie over de adviescommissie Archieven en haar samenstelling, kijk op Vng.nl/artikelen/adviescommissie-archieven. Ook van de volgende bijeenkomst zal kort verslag gedaan worden in Od.
Webinar op 8 november Toekomstgericht veranderen
Tijdens de Week van Grip op Informatie van VNG Realisatie verzorgen de KNVI en de RDDI een sessie over toekomstgericht veranderen.
Hoe we kijken naar en omgaan met informatie en digitalisering verandert voortdurend. Dit heeft een weerslag op de overheid en hoe wij met onze digitale informatie omgaan. Meevaren op al deze ontwikkelingen klinkt misschien als een gemakkelijke opgave. Maar veel veranderingen komen niet van de grond, of hebben een aanzienlijke doorlooptijd met een teleurstellend resultaat. Waar wil je als organisatie naartoe bewegen? Hoe zorg je ervoor dat je stappen vooruit zet? Waar moet je eigenlijk mee beginnen?
Leren van elkaar
Om de vertaalslag te maken van de theorie naar de praktijk hebben we vorig jaar samen met de KNVI en Reframing Studio een werkatelier georganiseerd over de toekomstvisie op de archieffunctie. Nu organiseren we een nieuwe sessie, waarin we een stap verder gaan en de ervaringen delen die het Future Lab heeft opgedaan bij het starten van de transitie naar opgavegericht werken. Deze (voor de overheid) nieuwe manier van werken betekent dat we op een andere manier met informatie om moeten gaan. Het betekent een omslag naar informatie delen buiten de grenzen van de organisatie of afdeling en organisaties rondom vraagstukken inrichten. Tijdens de sessie word je uitgenodigd om je eigen ervaringen en hobbels met elkaar te delen. Veranderingen voor elkaar krijgen is namelijk moeilijker dan het lijkt. En van wie kun je nou beter leren, dan van elkaar!
Future Lab (RDDI)
Met het Future Lab kijken we naar wat maatschappelijke en technologische veranderingen betekenen voor de informatiehuishouding van de rijksoverheid. We werken aan transities en ontwikkelen producten om innovaties tot stand te brengen zodat we klaar zijn voor de informatievraagstukken van morgen.