Tekst John van der Stap
John van der Stap is Agile Enterprise Architect en aangesloten bij The Future Group
Informatiebeheer werkt alleen met architectuur
Informatiebeheer en recordsmanagement hoeven vanuit de procesmatige kant niet te innoveren. Met de ondersteunende kant kan wel meer innovatief worden gewerkt.
Innovatie houdt in dat je processen, producten, diensten radicaal anders gaat opzetten en/of ondersteunen met nieuwe en/of andere methodieken, technologieën of middelen. Dus iets gaan doen wat je nog nooit hebt gedaan: groeien door uit je comfortzone te stappen. Waarom moet een organisatie innoveren? Bijvoorbeeld om de klant beter te willen bedienen en de huidige bedrijfsvoering, producten of diensten dat onvoldoende kunnen ondersteunen. Andere drijfveren kunnen bijvoorbeeld zijn: kostenbesparing, meer efficiënte uitwisseling met ketenpartners, of simpelweg concurrentievoordeel. In ieder geval is innovatie voor een organisatie van levensbelang. Als een organisatie geen tijd, geld en middelen steekt in innovatie, loopt ze de kans dat ze achteropraakt ten opzichte van het ecosysteem waar zij deel van uitmaakt en op een gegeven moment voor torenhoge kosten komt te staan om opnieuw te kunnen aansluiten. Of, in het ergste geval, moet sluiten.
Cheshire Cat
Architectuur speelt een belangrijke rol bij innovatie. Architectuur is altijd bezig met vanuit het nu naar de toekomst te kijken door in samenwerking met organisatie de bedrijfsaspecten en onderdelen te identificeren waar verandering nodig is en hoe groot die verandering moet zijn. Architectuur helpt je scherp te krijgen wat je wilt en om de juiste weg te kiezen om dat te bereiken. Ik gebruik vaak het voorbeeld van de Cheshire Cat in Alice in Wonderland. Alice komt op een kruispunt, ziet de kat en vraagt: ‘Waar moet ik heen?’ De kat reageert: Dat hangt er vanaf waar je naartoe wilt.’ ‘Dat weet ik niet,’ antwoordt Alice. ‘Dan maakt het niet uit welke weg je kiest,’ stelt de kat. Met andere woorden: een organisatie moet een visie hebben van waar ze naartoe wil en architectuur helpt de organisatie door het doel en de route daarnaartoe te ontwerpen. De rol van architectuur is om innovatie op gang brengen en te houden. In het geval van innovatie op het gebied van informatiebeheer zie ik vooral mogelijkheden in de wijze waarop de informatiebeheer- en recordsmanagementprocessen worden ondersteund op het gebied van datamanagement en applicaties.
Kaders
Een cruciale vraag is: kun je iedere innovatie zomaar invoeren? Het antwoord is: nee. Je organisatie kan alleen functioneren als je afspraken met elkaar maakt over doelen en realisatie en je je ook aan die afspraken houdt. Deze afspraken noemen we kaders: de afbakening waarbinnen iedereen de vrijheid heeft om te kunnen werken, waarbij de kwaliteit gegarandeerd blijft. Bij die kaders maak je in architectuur onderscheid in principes, richtlijnen en standaarden. Aanpassen van principes, gebeurt in afstemming met het management. Voorbeelden van principes zijn: we werken zaakgericht/zaaksgewijs en informatie moet duurzaam toegankelijk zijn. Afwijken van richtlijnen en standaarden, dat kun je onderling doen. Bijvoorbeeld als de afspraak is te archiveren in PDF/A-formaat en je in een bepaald geval toestaat om in PDF/X-formaat op te slaan. Alles wat je verandert in je organisatie, of het nu een kleine procesaanpassing is of een grote aanpassing, zoals invoeren van metadatamanagement als integraal onderdeel van de datamanagementondersteuning binnen de organisatie, je doet dat vanuit een visie en met een doel en binnen de gemaakte kaders. Als architect is het dan ook de taak om deze kaders aan de organisatie uit te dragen op naleving toe te zien.
‘DE ROL VAN ARCHITECTUUR IS OM INNOVATIE OP GANG TE BRENGEN EN TE HOUDEN’
Politieagentje
Voorgaande klinkt misschien als politieagentje spelen… In mijn optiek zijn kaders nodig. Maar ze zijn niet heilig. Je wilt dat mensen in je organisatie in de uitvoering en in verander- en innovatieactiviteiten de kaders tegen het licht blijven houden. Dat ze een check doen: klopt dit wel? Of vraagt deze verandering om aangepaste of nieuwe kaders? Dan krijg je een interessante dialoog tussen organisatie en architect(en), met als doel om de kaders continu te laten aansluiten op de veranderende bedrijfsbehoeften. Een groot voordeel van architectuur is dat je de vraag kunt toespitsen op: wat wil je veranderen? Wat ik zie is dat een gezamenlijk beeld van wat er nu is vaak ontbreekt, waardoor in verandertrajecten veel tijd wordt verspild aan het beschrijven van de huidige situatie. Bij goede governance op architectuur heb je alles over je organisatie en wat daarin speelt vastgelegd in een verzameling van bedrijfscomponenten en hun onderlinge relaties: de repository. Vanuit die repository kun je van het gebied waar je verandering in wilt aanbrengen snel een selectie maken. Daarnaast maak je een doelarchitectuur: hoe de bedrijfsomgeving eruitziet na de verandering. Dit is een schets van de toekomst, want je weet de details nog niet. Je pakt het detailniveau wat nodig is. Dus nu weet je wat je nu hebt en waar je naar toe wilt werken. De realisatie van dat wat in de doelarchitectuur vastgelegd is wordt omgezet naar activiteiten en tijdsplan. Dat heet een roadmap. Hoe de kaders en deze architectuurproducten zicht tot elkaar verhouden zie je in de afbeelding.
Alles in een
Een voorbeeld van innovatie is een gemeente die altijd “alles-in-éénpakketten” heeft ingezet – de zogenaamde monolieten – maar nu overstapt naar toepassingen op basis van microservices. Microservices zijn kleine stukjes software die je aan elkaar kunt koppelen tot een toepassing die het beste aansluit bij de dienstverlening van deze gemeente. Een soort LEGO. De gemeentelijke overheden hebben hiervoor een innovatieve architectuurvisie op basis van open source neergelegd, genaamd Common Ground. Common Ground heeft een catalogus met microservices waaruit je een keuze kunt maken. Ontbreekt een bepaalde component? Geen nood, je mag die ook zelf (laten) ontwikkelen en toevoegen aan de catalogus. Het innovatieve hieraan is dat je dus met elkaar bouwstenen maakt die iedereen kan hergebruiken. Daarmee kun je je sneller aanpassen aan de wensen en eisen van de organisatie en haar omgeving, dan dat je dat met standaardpakketten kunt. Immers, een standaardpakket betekent vaak compromissen sluiten ten aanzien van de inrichting van de organisatie en de processen. Het moet andersom zijn, en de Common Ground-visie helpt gemeenten daarbij. Zo worden gemeenten ook meer onafhankelijk van leveranciers, wat weer tijd en geld bespaart!
‘EEN ARCHITECT KAN VEEL, MAAR IS (GELUKKIG) NIET ALWETEND’
Andere keuzes
Innovatie voor informatiebeheer betekent bijvoorbeeld andere keuzes maken ten aanzien van digitale duurzaamheid: wanneer je informatie 3 jaar moet bewaren, heb je andere eisen ten aanzien van het beheren van gegevens en het ontsluiten ervan met toepassingen, dan dat je die gegevens voor 30 jaar of meer moet bewaren. Dat heeft impact op je toepassingen, je databases en de technische infrastructuur die dat allemaal moet kunnen ondersteunen. Welke mogelijkheden voor innovatie zijn er op het gebied vaninformatiebeheer/recordsmanagement? Het is niet zozeer innovatie dat in informatiebeheer of op managementgebied nodig is. Organisaties worden veel efficiënter als ze informatiebeheer/management goed inrichten en toepassen. Archiving-by-design is zo’n architectuurprincipe, of Duurzaam Toegankelijk, die in organisaties ondergeschoven kindjes zijn, maar met de juiste mindset de organisatie helpen tijd- en efficiencywinst te halen, en daarmee geld te besparen. Wat ik informatieprofessionals aan zou raden? Kijk naar je interne architectuur vanuit jouw vakgebied en kijk of de architectuur informatiebeheer op een goede manier ondersteunt. Zo niet, of wil je dat dat verbetert, ga dan met je enterprise architect(en) om tafel en leg je eisen neer ten aanzien van je gegevens en het bewaren, ontsluiten en beheren ervan. Jij bent immers de expert op jouw vakgebied. Een architect kan veel, maar is (gelukkig) niet alwetend.