Desktop

Om te beginnen kunnen we constateren dat de eerste automatisering van de administratie in feite een nieuwe stap was in een reeds veel langer lopend proces van formalisering en schematisering van administratieve handelingen. Automatisering ging dus niet vanzelfsprekend gepaard met wezenlijk nieuwe manieren van werken of een nieuwe organisatie van de administratie. Met de uitvinding van de pc werd bovendien gekozen voor een herkenbare metafoor voor het digitale werk: het bureaublad (de desktop). Wie kent niet het grafische Windows 95-scherm met inbak, koffer en prullenbak? We zijn er zo aan gewend dat we niet meer anders denken over het omgaan met digitale informatie. Door het bedrijf Xerox (en niet door Apple of Microsoft, zoals velen denken) werden de eerste pc’s – de Xerox Alto en Star, inclusief toetsenbord, muis en netwerk – bedacht en vormgegeven. Daarbij werden de fysieke werkplek en het bureau voor de herkenbaarheid letterlijk vertaald naar een digitaal bureaublad. Het is boeiend om te zien hoe de bedenkers van die eerste pc’s tot deze keuze zijn gekomen. Het was vanwege de herkenbaarheid van de digitale werk- omgeving dat gekozen werd voor een papieren werkomgeving in digitale vorm. Daarbij was er naast de nu nog gebruikte principes van mappen, documenten, etcetera, ook plaats voor een “archiefobject”. Dat was een digitaal sjabloon dat opgebouwd werd met gegevens uit onderliggende gegevensverzamelingen. Dit concept is niet teruggekomen in latere versies van het bureaublad.

Innovatie?

Inmiddels zijn we heel wat stappen verder in de ontwikkeling van de automatisering. Er zijn nogal wat technische innovaties in ons vakgebied. Om er een paar te noemen: vervanging van papieren documenten door digitale bestanden, het gebruik van zaaksystemen, de mogelijkheden van big data-analyse voor waardering en selectie, blockchain als digitale handtekening en emulatie als preserveringsstrategie. Het zijn een-voor-een technische innovaties, maar leiden ze ook tot echte verandering van de archieffunctie? We moeten vaststellen dat dit niet zo is. Daarvoor zitten we nog te veel vast in het papieren denken en in papieren instituties. We denken nog steeds in documenten in plaats van gegevens en in bewaarplaatsen in plaats van werksystemen. Dat verschijnsel is kenmerkend voor technologische veranderingen en er zijn diverse voorbeelden vanuit het verleden. Bijvoorbeeld de uitvinding van de boekdrukkunst, waarbij de eerste gedrukte boeken bijna kopieën waren van de middeleeuwse handgeschreven boeken. Bekendste voorbeeld van dit fenomeen is de langdurige ontwikkeling van de koets naar de auto. De paarden werden vervangen door een motor, vandaar ook wel de naam horseless carriage (koets zonder paard) voor dit fenomeen. Dit patroon heeft een duidelijke logica: als we het nieuwe verpakken in het bestaande, dan blijft de functie duidelijk en is de acceptatie van de vernieuwing hoog. Het blijkt dus moeilijk om in nieuwe concepten te denken bij technische innovaties.Z

Papieren denken

Als we vaststellen hoe we zijn gevormd door de metafoor van het bureau, dan kunnen we vervolgens ook zien dat onze digitale documenten, eDepots en archiefinstellingen nog werken volgens het concept van een papieren wereld. Zo is het meest gebruikte archiefformaat, het pdf-formaat, een directe vertaling van het papieren document waarbij gegevens en object een geheel vormen. Dat formaat is ooit bedacht om een digitaal bestand te kunnen printen zoals het op het scherm te zien is, en liefst onveranderlijk. Onze eDepots zijn in feite digitale varianten van de archiefruimte en archiefbewaarplaats en gaan uit van het bewaren van digitale informatie op een plek. En het concept overbrenging gaat nog steeds uit van fysieke verplaatsing, ook van digitale bestanden. Na eeuwen van administreren en archiveren op papier zijn we bovendien pas recent digitaal gaan archiveren. De digitale archivering loopt daarmee sinds het begin achter op de automatisering: overheidsorganisaties werken al ruim 25 jaar digitaal maar zijn pas recent overgegaan op vervanging. Er is dus inmiddels veel digitale informatie verloren gegaan door printen of slecht beheer van digitale informatie. Om kostbare digitale archeologie te voorkomen moeten we om te beginnen de omslag maken naar volledig digitaal archiveren en meer investeren in digitaal informatiebeheer. Dat begint met het maken van een overzicht van de digitale informatie. En vervolgens met het vaststellen van een digitale bewaarstrategie.

Op orde!

Hoe kunnen we het papieren denken verder doorbreken? De nieuwe Archiefwet biedt om te beginnen expliciete mogelijkheden voor een verandering van de archieffunctie. Naast de veelbesproken ontheffing van overbrenging (bewaren bij de bron) wordt het ook uitdrukkelijk mogelijk om over te brengen naar de archiefbewaarplaats zonder informatie te verplaatsen (duurzame toegankelijkheid bij de bron). Daarmee verlaten we de papieren logica van het verplaatsen van archiefstukken naar een centrale plek voor bewaring. Voor digitale stukken kunnen de duurzaamheid en toegankelijkheid ook geregeld worden in het werksysteem waar de informatie gecreëerd is en beheerd wordt. Dit laatste is een concept dat al in de jaren negentig van de vorige eeuw uitgedacht is in Australië maar dat technisch gezien niet haalbaar was. Inmiddels is er voldoende technische innovatie om dit concept werkelijkheid te maken. Digitale informatie moet vanaf creatie duurzaam toegankelijk zijn zolang die informatie beschikbaar moet zijn. Dat staat los van de vraag waar die informatie zich bevindt en door wie de informatie wordt beheerd. Dit betekent dat we duurzame toegankelijkheid moeten vormgeven binnen de systemen van overheidsorganisaties. Hiervoor is door de VNG een informatiearchitectuur duurzame toegankelijkheid gemaakt die volgend jaar verwerkt gaat worden in de GEMMA. Kern daarvan is dat er twee zaken nodig zijn: een metadataset en functionaliteit voor duurzame toegankelijkheid. Het eerste is bepaald in de Archiefregeling en uitgewerkt in MDTO. Het tweede wordt op dit moment ontwikkeld in het kader van de herziening van DUTO door KIA Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden. Samen bieden ze de instrumenten om de informatievoorziening opnieuw vorm te geven.

Archiefstuk

Laten we tot slot stilstaan bij de kern van ons vak: het archiefstuk zelf. Een archiefstuk is ‘een reproduceerbare verzameling samenhangende gegevens, die met gebruikmaking van een presentatievorm als eenheid wordt gedragen, weergegeven of gecommuniceerd door middel van een medium, met de bedoeling informatie over te dragen’. Het gaat dus in de kern om het kunnen reproduceren van de samenhang van gegevens. Als we het voorbeeld van het papieren document (en het digitale pdf-document) terughalen dan wordt het verschil met het papieren denken duidelijk. Het papieren denken gaat uit van de eenheid van presentatievorm en gegevens, terwijl digitaal archief op de eerste plaats bestaat uit gegevens die vervolgens weergegeven worden. Als we in staat zijn om los te komen van de verpakking, dan kunnen we ons richten op de gegevens. Het ooit door Xerox bedachte digitale archiefdocument zag een archiefstuk als een verzameling gegevens op een bepaald moment in de tijd. Ook dat concept komt nu binnen handbereik, als we uitgaan van de scheiding van data en logica volgens de architectuurvisie Common Ground van de VNG. Deze gaat uit van eenmalig vastgelegde gegevens en meervoudig gebruik.