Alice Strating is recordmanager bij de gemeente Utrecht. Charlotte van den Berg is senior-adviseur informatiebeheer, ook bij de gemeente Utrecht. Beiden zijn intensief betrokken bij het programma Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer. Via dit programma organiseren ze dat gemeentelijke informatie gemakkelijk te zoeken en snel te vinden is. Nu en in de toekomst. We bezochten Van den Berg en Strating om de lessons learned op te tekenen en te horen hoe het er nu met de informatierisico’s voorstaat. Aan het gesprek nam ook Daniele Mores deel. Hij is recordmanager van het organisatieonderdeel ruimte: de afdeling waar het allemaal begon.

LES 1

Ga gewoon aan de slag!

‘Onze opdracht was simpel,’ begint Strating. ‘Breng in beeld hoe je risicogestuurd aan de slag kunt gaan met informatiebeheer, breng de grootste risico’s in kaart en ga die risico’s verkleinen. Niet eenmalig, maar zorg dat er een methodiek wordt ontwikkeld waar de gehele organisatie profijt van heeft.’ Van den Berg vult aan: ‘Het gevaar is dat je te lang bezig bent met plannen maken, terwijl risico’s kunnen veranderen. Gewoon beginnen is dus belangrijk. En wel bij het onderdeel ruimte, omdat de meeste informatie daar voor eeuwig bewaard moet worden. Dus dat was een ideale pilotomgeving wanneer je informatie niet alleen nu, maar ook over 10 of 50 jaar terug moet kunnen vinden.’ In de toegepaste methodiek zijn risico’s in kaart gebracht, geprioriteerd, opgepakt en gemonitord. Strating: ‘Ons project heet risicogeprioriteerd/-gestuurd werken, dus we pakken niet alle risico’s op, alleen de grootste.’ Voorbeeld van zo’n groot en concreet risico was de overgang van de samenwerkingsomgeving Digiplaza naar Teams, omdat hierbij informatie verloren zou kunnen gaan. ‘Samen met de managers en medewerkers hebben we deze overgang succesvol afgerond. Dat heeft absoluut voor een positieve impuls gezorgd om onze risicoaanpak breed geaccepteerd te krijgen,’ stelt Van den Berg beslist.

LES 2

Laat het management bepalen

De echte kick-off van de pilot begon met een tactische risicoanalyse met het hele managementteam van ruimte: wat speelt er nu, waar zijn er risico’s, hoe groot zijn die en welke hebben prioriteit? ‘Risicogestuurd werken op het gebied van informatie gebeurde voorheen alleen vanuit de afdeling informatiebeheer,’ legt Mores uit. ‘In dit project hebben we voor het eerst de managers zelf laten aangeven wat zij belangrijk vinden en wat zij zien als risico’s. Hierdoor is zowel hun bewustwording als betrokkenheid veel groter geworden.’ Strating: ‘We hebben het ook niet bij een sessie gelaten; na de eerste sessie hadden we al zo’n zestig risico’s opgehaald. Vervolgens hebben we het MT laten bepalen: welke risico’s pakken we voor 2022/2023 op? En wie is daarvan de eigenaar? We komen hier driemaandelijks op terug. En dan merken we dat ze echt betrokken zijn en willen sturen op het beperken van informatierisico’s. Het management heeft nu niet alleen de financiële, maar ook de informatiebeheerrisico’s scherp voor ogen. Zij zijn per slot van rekening eindverantwoordelijk.’

LES 3

Maak keuzes en leg verantwoordelijkheden vast

Uit de tactische risicoanalyse kwam ook de belangrijkste bron van risico’s duidelijk naar voren: verantwoordelijkheden en afspraken waren niet helder vastgelegd. ‘Er ontbraken duidelijke richtlijnen voor sturen op eenduidige opslag,’ vertelt Strating: ‘Waar sla je als medewerker informatie op en hoe? Collega A doet dat wellicht anders dan collega B. En als een nieuwe medewerker ook nog de eigen werkwijze van de vorige werkgever meeneemt, dan zorgt dat voor een slechte vindbaarheid van documenten. Ook het management gaf niet het juiste voorbeeld, vonden zijzelf.’ De risico’s door het ontbreken van heldere afspraken worden nog eens vergroot doordat het aantal medewerkers binnen de afdeling ruimte snel toeneemt. Mores vult aan: ‘Een andere factor was dat de diverse teams, met min of meer met dezelfde processen, heel verschillend werkten. Wel of niet in de gemeentebrede samenwerkingsomgeving, op de gezamenlijke teamschijf of alles via de eigen schijf en e-mail? Door de overgang naar Teams/Sharepoint en door de bewustwording te verhogen, zien we al verbetering ontstaan.’

LES 4

Meedoen is verplicht

Belangrijk voor het succesvol doorlopen van het traject en het behalen van de doelen, is dat alle betrokken partijen (verplicht) meedoen. En dat is gebeurd. Hierdoor zijn binnen het organisatieonderdeel ruimte de processen nu helder beschreven en heeft het management specifieke afspraken voor informatiebeheer vastgesteld. Ook heeft het projectteam gesprekken gevoerd met alle sleutelfiguren. En met hen de regels doorgenomen: wat betekent dit voor de werkzaamheden van het team? Waar slaan jij en jouw medewerkers nu eigenlijk informatie op? Is dat goed of moet dat anders? Een deel van de medewerkers heeft inmiddels ook een training gevolgd die straks iedereen gaat volgen; het management zorgt ervoor dat iedereen ook daadwerkelijk meedoet. Deze aanpak heeft z’n vruchten afgeworpen, blijkt uit de cijfers. ‘De categorie Heldere Verantwoordelijkheden scoorde eerst een 2 of een 3. En dat is nu een 7. Mensen weten dus: dit is wat ik behoor te doen. Zowel managers als medewerkers. Dat is grote winst. Het betekent niet dat iedereen het gelijk goed doet. Maar als ik nu mensen aanspreek op hun verantwoordelijkheden, acteren ze daar ook gelijk op,’ zegt Mores.

LES 5

Aandacht is continu nodig

‘Ons werk is nooit af,’ zegt Van den Berg glimlachend. ‘Informatie op orde is een proces dat continu aandacht nodig heeft.’ Niet alleen qua helderheid over werkprocessen, maar ook waarom het belangrijk is. ‘De belangrijkste drijfveren hebben we daarom samengevat in een aantal gouden regels gericht op intrinsieke motivatie: waarom wil je dit eigenlijk doen? Natuurlijk is dienstverlening naar de burger waar het om draait. Maar het is ook gewoon heel fijn dat wanneer je aan het werk bent en je zoekt iets, je het dan ook meteen vindt. Net als een opgeruimd huis, is een opgeruimd informatiehuis ook fijn. Niet alleen voor nu, maar ook voor over 10 jaar of meer.’