NEN-ISO 16175
Begin bij de basis
Tekst Meike Peekstok Beeld NEN
Meike Peekstok is adviseur communicatie online bij NEN
NEN 2082 is de nationale norm met eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Per 1 januari 2021 is deze norm ingetrokken en vervangen door NEN-ISO 16175, een meer evenwichtige, modernere internationale evenknie. Die zorgt voor minder eisen, meer maatwerk en spoort organisaties aan de eigen digitale informatie- en archiveringssystemen eens scherp onder de loep te nemen.
Goed informatie- en archiefbeheer is om meerdere redenen van belang, zegt Wout van der Reijden. Hij is adviseur recordkeeping bij het Nationaal Archief. ‘Allereerst: wanneer informatie niet goed toegankelijk is, kun je als organisatie je werk niet doen. Ten tweede, er is een verantwoordingsbelang: je moet als organisatie kunnen verantwoorden wat je wel en niet hebt gedaan. En als laatste, zonder goed informatiebeheer komen historisch onderzoek en rechtszekerheid in het geding.’ Consultant Dick de Vries, voorzitter van de NEN-normcommissie Informatie- en archiefmanagement, ziet nog een aspect dat fout kan gaan. ‘Als je kijkt naar hoelang de afhandeling van Wob-verzoeken tegenwoordig duren, duidt dat erop dat het ook binnen organisaties steeds lastiger wordt om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Het wijst op een slechte archivering en daarmee slechte verantwoording.’
Verouderd
‘NEN 2082 was de oudste norm,’ gaat De Vries verder. ‘Die specificeerde functionaliteit voor applicaties met betrekking tot archivering en bevatte wel 155 gedetailleerde eisen. Maar hij was technisch verouderd en ook inhoudelijk zijn er zaken gewijzigd waardoor de norm niet meer up-to-date was. Bovendien: waarom zou je een nationale norm aanhouden, als er nu een goed internationaal alternatief voorhanden is?’ Daar komt NEN-ISO 16175 om hoek kijken, legt Van der Reijden uit. ‘Voorheen bestond deze uit drie delen. Een deel voor de principes en uitgangspunten en twee delen met eisen bedoeld voor twee verschillende groepen: systemen die bedoeld waren voor informatiebeheer en vakapplicaties. In 2017 werd gestart met de herziening van de norm, om te bekijken of die twee verschillende sets met eisen niet opgeheven konden worden. In ieder informatiesysteem kunnen immers archiefbescheiden zitten, die twee lopen dus in elkaar over. Daarom wordt in de nieuwe norm alleen nog gesproken over applicaties die bepaalde functionaliteiten moeten hebben, als het gaat om het beheren en archiveren van informatie.’ Ook het aantal eisen (meer dan 200) werd aangepakt bij de herziening. ‘De ISO-commissie besloot een niveau hoger te gaan zitten, iets abstracter te formuleren waardoor het voor bedrijven mogelijk is de eisen iets specifieker te maken en ze beter op hun eigen organisatie te laten aansluiten.’
Wout van der Reijden: ‘Wanneer informatie niet goed toegankelijk is, kun je als organisatie je werk niet doen’
Waar beginnen?
Leuk, zo’n nieuwe norm. Maar hoe pas je die als organisatie toe? Waar begin je? ‘Kijk eerst naar de manier waarop je als organisatie wilt werken,’ zegt De Vries. ‘Houd je processen tegen het licht en bekijk bijvoorbeeld of je vakapplicaties wilt in combinatie met een centraal digitaal informatiebeheersysteem, of wil je deels dat in de vakapplicaties ook al een bepaalde functionaliteit zit, zodat je daarin ook kunt archiveren? Wat betekent zo’n keuze voor je organisatie? Wat komt er bij leveranciers terecht en wat ga je zelf inrichten? Als je daar je keuzes in hebt gemaakt kun je met de NEN-ISO-norm in de hand kijken hoe je de eisen kunt toespitsen op je eigen situatie. Je ziet precies in hoeverre jouw opzet al voldoet en wat je eventueel nog moet aanvullen.’
‘ER ZIT BEHOORLIJK WAT OVERLAP TUSSEN DE OUDE EN DE NIEUWE NORM’
Dick de Vries: ‘Kijk eerst naar de manier waarop je als organisatie wilt werken’
Toegevoegde waarde
NEN-ISO 16175 kent een set modeleisen. De lange lijst met specifieke eisen is dus weg. Dat schept vrijheid maar wellicht ook meer werk, ziet Van der Reijden. ‘Aan de andere kant kun je zelf ook een programma van eisen opstellen en daarmee naar verschillende leveranciers stappen om het beste stukje maatwerk te laten maken.’ De Vries heeft nog een advies. ‘Kijk eerst goed naar wat je precies met een archiveringssysteem wilt voordat je de model requirements gaat aanscherpen. Een gemeente heeft waarschijnlijk baat bij een heel ander, minder ingewikkeld eisenpakket dan een Autoriteit Financiële Markten. Dat is een vraag die iedere organisatie zichzelf moet stellen.’ Daarin schuilt dan ook de toegevoegde waarde van NEN-ISO 16175, denkt Van der Reijden. ‘Je gaat je als organisatie afvragen wat je nou precies belangrijk vindt. Ook heb je iets om aan te refereren als je met andere partijen in gesprek bent. Als de norm straks door veel meer organisaties gebruikt wordt, is het handig dat je een gezamenlijk startpunt hebt. Iedereen weet waar het over gaat. Het feit dat de norm internationaal bereik heeft, is ook een groot voordeel. Je hoeft niet meer naar je eigen nationale archiefwetgeving te verwijzen.’
‘LEUK, ZO’N NIEUWE NORM, MAAR HOE PAS JE DIE TOE?’
Overlap
Het feit dat NEN 2082 is vervangen, zal niet tot veel meer werk leiden voor bedrijven die nu met deze norm werken, denkt Van der Reijden. ‘Er zit behoorlijk wat overlap qua eisen en informatie die door internationale experts is ingebracht. Ik verwacht niet dat je als organisatie weer helemaal bij nul moet beginnen.’ Dat voortaan niet meer alles in een systeem hoeft, is wel nieuw maar hoeft ook volgens De Vries niet tot veel meer werk te leiden. ‘Een heel aantal inhoudelijke eisen komt in hoofdlijnen overeen. Voor een deel is het gemakkelijker voor een leverancier omdat hij zelf kan bekijken hoe hij kan voldoen aan de nieuwe norm. Maar als je oudere software gebruikt, zul je je als organisatie moeten bezinnen op wat je voor de toekomst precies wilt.