Kwaliteitszorg in informatiebeheer
Twaalf praktijkvoorbeelden
Tekst Désirée Groeneveld Bloemhof
Désirée Groeneveld Bloemhof is projectsecretaris van Grip op Informatie bij VNG Realisatie
De ontwikkeling van digitaal werken en digitale dienstverlening verloopt in een hoog tempo. Overheden hebben moeite om hun informatiebeheer op orde te krijgen.
In de Wet open overheid staat dat overheidsinformatie veel sneller openbaar en voor het publiek beschikbaar gemaakt moet worden. De Wet hergebruik van overheidsinformatie verwacht van overheden dat zij hun informatie open en geschikt voor hergebruik aanbieden, wat met zich meebrengt dat deze informatie zoveel mogelijk digitaal beschikbaar moet zijn. Daarnaast staat in artikel 16 van de huidige Archiefregeling dat ‘de zorgdrager ervoor zorgt dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Dit stelt hoge eisen aan de informatieverwerking en het informatiebeheer. Maar los van al deze wettelijke bepalingen, zou je als overheidsorganisatie sowieso een werkbaar kwaliteitssysteem moeten (willen) hebben, dat helpt in het monitoren en sturen op de uit te voeren processen. Dit ter ondersteuning van het politiek-bestuurlijke proces en de wil om een zo optimaal mogelijke dienstverlening aan de inwoners van Nederland te realiseren.
KIDO
Als leidraad is in 2016 – in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Unie van Waterschappen (UvW) en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) – de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) uitgebracht. Deze publicatie geeft handvatten voor de beleidsontwikkeling, inrichting en uitvoering van informatiebeheer(processen). Maar uit de gemeentelijke praktijk kwamen signalen dat KIDO als een complex systeem werd ervaren. Er was meer behoefte aan een praktische, handzame vertaling van de Handreiking KIDO, meer gericht op de werkprocessen binnen de gemeente. Kortom, vanuit de praktijk werd gevraagd:
- om meer te redeneren vanuit de uitvoerende werkzaamheden binnen de organisatie (de primaire processen), waar de informatie gebruikt en gegenereerd wordt en minder vanuit de beheerprocessen rondom informatie;
- om een handzamer KIDO, meer praktisch, minder gedetailleerd en uitvoerig. Hoe meer aspecten in ogenschouw worden genomen, hoe omvangrijker het verandergebied, wat nadelig uitwerkt op de implementatiekracht.Tekst.
Een handzamere, meer praktisch en minder gedetailleerde versie is er gekomen. In 2020 is KIDO Light opgeleverd, ook met de hoop dat meer gemeenten en gemeenschappelijke regelingen aan de slag zouden gaan met kwaliteitsbeheer. De vraag is alleen of de mensen die hiermee moeten gaan werken KIDO Light inderdaad de manier/werkwijze vinden om het informatiebeheer op orde te krijgen.
KIDO Light
Maar voordat hier verder op wordt ingegaan, is het handig om te weten wat KIDO Light nu precies is. Het beschrijft een methodiek, gebaseerd op de Planning, Doen, Controle, Actie (PDCA)-cyclus, om het informatiebeheer binnen overheidsorganisaties op gestructureerde wijze te verbeteren. Uitgaande van de verbeterpunten kan KIDO Light fungeren als model waarmee elke organisatie op basis van de eigen specifieke setting een verbeterplan op kan stellen. De methodiek beschrijft een aanpak en biedt ruimte om met eigen in- en aanvullingen te komen waardoor de verbeterplannen meer aansluiten op de eigen, specifieke omstandigheden. De handreiking bevat werkmodellen en sjablonen die hierbij gebruikt kunnen worden.
Werkgroep
Terug naar de vraag of de mensen die ermee moeten gaan werken KIDO Light inderdaad de manier/werkwijze vinden om het informatiebeheer op orde te krijgen en aanvullend of ze het inderdaad beter aan vinden sluiten op de werkprocessen binnen de gemeenten. Om dit te onderzoeken is VNG Realisatie in 2020 de Werkgroep KIDO Light gestart. Hieraan namen meerdere gemeenten, provincies en ook de politie deel om KIDO Light gezamenlijk en in de praktijk uit te proberen.
Om te starten met kwaliteitszorg binnen informatiebeheer, een klein tipje van de sluier. Houd bij het opzetten van een kwaliteitssysteem in ieder geval de volgende punten voor ogen:
- Ken uw eigen organisatie.
- Doe het ook samen met de organisatie.
- Denk groot en begin klein, houd het simpel en beperk u tot wat u echt wilt monitoren en verbeteren.
- Zorg voor een breed draagvlak binnen de eigen organisatie.
Leeswijzer
De opdracht aan de werkgroep om ervaring op te doen met KIDO Light is door de leden op verschillende manieren ingevuld en opgepakt. Terwijl de een gebruik van KIDO Light maakte om een beleidsstuk te schrijven, hanteerde de ander het als inspiratiebron bij het inrichten van zijn kwaliteitssysteem. Terwijl weer anderen KIDO Light daadwerkelijk als basis gingen hanteren. Dus het antwoord is eigenlijk dat meer wegen naar Rome leiden, maar dat KIDO Light zeker als basis kan fungeren dan wel gecombineerd kan worden met andere methodieken voor het inrichten van het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Alle ervaringen van de werkgroep zijn gebundeld in de publicatie Kwaliteitszorg binnen informatiebeheer!; aan de slag met een kwaliteitssysteem. Het is geen verhaal van: zo moet je het doen. De publicatie biedt aan de hand van praktische vragen en twaalf praktijkvoorbeelden, handvatten aan overheidsorganisaties die een kwaliteitssysteem in hun organisatie willen opzetten/invoeren. Met behulp van een leeswijzer kan op voorhand bepaald worden welke praktijkverhalen het beste aansluiten op de situatie binnen de eigen organisatie. Het is de hoop en verwachting dat de twaalf praktijkverhalen andere organisaties stimuleren om aandacht te hebben voor de kwaliteitszorg van informatiebeheer.
Aan de publicatie Kwaliteitszorg binnen informatiebeheer!; aan de slag met een kwaliteitssysteem hebben de volgende organisaties meegewerkt: gemeenten Alkmaar, Alphen aan den Rijn, Amsterdam, Borger-Odoorn, Gooise Meren, Heerlen, Noordwijk, Schiedam, Schouwen-Duiveland, Veenendaal, Provincie Zuid-Holland, Politie en VNG Realisatie.