Geen grip

Nieuwe wetgeving als Woo en AVG maken vernietigen nog belangrijker. Als we data in de vorm van documenten, mail of tekstberichten bewaren na het verstrijken van de verplichte vernietigingsdatum, kan (en moet) deze informatie in een Woo-verzoek worden meegenomen. Het heeft een reden dat er vernietigingsdata zijn, dus voer deze dan ook door. Maar als je geen grip hebt op je data en je niet weet waar data zich bevinden, is het haast onmogelijk om je vernietiging op orde te hebben. Daarnaast wordt er meer en meer gekeken naar duurzaamheid: als je minder data hebt, zijn er minder kosten en wordt er minder energie gebruikt. In deze tijd waarin de belastingbetaler betaalt voor het energieverbruik en alle opslagkosten in de cloud van de overheid, is dit een goede reden om data te reduceren door minimaal te vernietigen wat vernietigd moet worden. Ook is er nog de component “vinden”. Hoe meer informatie er is, hoe moeilijker je informatie vindt. De inschatting is dat een volledig unaniem gestandaardiseerd datamodel voorlopig een utopie zal blijven. Dit betekent dat er een abstractielaag nodig zal blijven.

Afwachtende houding

Stel je voor, alleen data die ertoe doen, die digitaal eenvoudig toegankelijk zijn en die zorgen voor minder zoektijd en minder beheertijd... Je zou verwachten dat dit onderwerp vliegt, dat gemeenten staan te roepen om een oplossing. Vanuit de VNG is er in 2019 een werkgroep gestart. Bij de lancering was een groot aantal overheidsorganisaties aanwezig, zowel gemeenten als archiefinstellingen. Een groot deel van de bekende leveranciers van zowel zaakapplicaties en taakspecifieke applicaties waren eveneens aanwezig. Een deel van deze leveranciers keek al naar Enterprise-vernietigen (over applicaties heen). De eerste overleggen werden gekenmerkt door een wat afwachtende houding van de deelnemers. Echt meedoen werd als moeilijk ervaren. Aan de ene kant doordat de organisatie geen ruimte kon bieden, aan de andere kant doordat een leverancier het niet op de planning had of wilde zetten. De werkgroep is in de loop van 2020 sterk gereduceerd. Veel leveranciers kwamen vooral kijken wat de concurrentie eventueel met het concept vernietigen over applicaties ging doen, veel gemeenten kwamen kijken wat de leveranciers gingen doen. Kortom, veel kijken en praten maar weinig vooruitgang.

User stories

Er bleef een kleine maar gemotiveerde groep over. In die groep zagen we wel weer onderscheid. Zo was er een groep deelnemers die vooral iets wilde doen met legacy-applicaties. Legacy-applicaties zijn applicaties waarvoor weinig tot geen ondersteuning meer is, en waarvan de doorontwikkeling is stopgezet. Deze groep wilde met de berg bestaande data aan de slag. De werkgroep is toen opnieuw opgedeeld in twee groepen. De groep met de wens voor bestaande data en de groep met wensen rondom nog te vormen data. De groep met de wens voor bestaande data hebben gezamenlijk een overzicht gemaakt van user stories, praktijksituaties waarop een applicatie antwoord moet kunnen geven en die te gebruiken zijn om in gesprek te gaan met je huidige leveranciers. Met de leverancier kun je dan komen tot afspraken over het vernietigen van bestaande data en zo je databerg verminderen of nog beter tot aanpassing van de applicatie zodat deze zowel nu als in de toekomst data kan vernietigen.

Voortvarend

De groep die zich richtte op data die nog gevormd moeten worden, wilde aan de slag. In 2021 is daarom een subwerkgroep gestart met daarin leveranciers ilionx en Centric en de gemeenten Zwolle, Oude IJsselstreek en Doetinchem. Zij zijn doorgegaan met het ontwerpen van een oplossing op basis van de eerder geformuleerde uitgangspunten en user stories vanuit gemeenten. Uitgangspunt was standaardisatie. Voor de oplossingsrichting werden de uitgangspunten benoemd:

• De oplossing moet Common Ground compatible zijn.
• De bronapplicaties waarin je als organisatie wilt vernietigen, moeten een aantal minimale archiveringskenmerken (logica) hebben.
• Vernietiging en voorselectie gebeuren uiteindelijk door het bronsysteem zelf.
• Niet ondersteunde (EOL = end of live) applicaties vragen een andere (tussen)oplossing waar de oplossing wel rekening mee probeert te houden maar zich in eerste instantie niet op richt.

Ook werden er voor het doel uitgangspunten geformuleerd:

• De oplossing moet flexibel en schaalbaar zijn.
• De oplossing is systeem-agnostisch (bruikbaar voor meerdere applicaties).
• Door de oplossing efficiënt te houden maken we het mogelijk iets te ontwikkelen.
• Gecentraliseerd regie voeren op vernietiging over applicaties heen.
• De oplossing moet grip over applicaties heen hebben (en dus niet specifiek alleen voor zaak-applicaties of document- managementapplicaties zijn).

Opgeven

Maar er ligt natuurlijk wel wat. Er is bepaald welke minimale functionaliteit er nodig is. We hebben gediscussieerd waar de correctie plaats moet vinden als je data hebt die door de eigenaar of gemeentearchivaris wordt uitgezonderd voor vernietiging. Hierbij is elke keer gekeken naar de meest eenvoudige oplossing, ook om het ontwerp niet te compliceren. Er zijn natuurlijk vragen die beantwoord moeten worden in de komende tijd. Wie gaat de centrale component ontwikkelen en onderhouden? De VNG, een leverancier, meerdere leveranciers? Waarom is er geen luidere roep, als er zulke uitdagingen zijn? Als er alleen data over zijn die ertoe doen, die digitaal eenvoudig toegankelijk zijn, die zorgen voor minder zoektijd en minder beheertijd, is het vrij eenvoudig voor een gemeente om hier een positieve business case van te maken. Kortom, welke gemeente ziet dit ook? De werkgroep zoekt commitment en medestanders. Ben jij een leverancier of gemeente die mee wil denken en/of bouwen? Opgeven kan via de genoemde organisaties en leveranciers of via gripopinformatie@vng.nl.