Concretisering

De kerngroep wil haar doelstelling niet in een vacuüm realiseren. Daarom wordt gebruikgemaakt van enkele principes en standaarden. De belangrijkste zijn Common Ground en architectuurprincipes. Als informatiekundige visie betekent Common Ground dat informatieverwerkende applicaties van gemeenten niet meer als afzonderlijke totaalproducten (silo’s) worden ontworpen en gebruikt. In plaats daarvan worden de functies die een dergelijke applicatie uitvoert, gesplitst in meerdere softwarecomponenten. Hiervoor wordt het vijflagenmodel gehanteerd, waarin de interactie-, proces-, integratie-, API-, en datalaag worden onderscheiden. Het doel is om informatie duurzaam toegankelijk te houden, ongeacht of het al dan niet is overgebracht. Dat betekent dat componenten die binnen een eDepot gebruikt worden ook voor gemeenten toepasbaar moeten zijn. Zo wordt eenduidig beheer op duurzame toegankelijkheid gecreëerd. De kerngroep bekijkt dit vanuit een eDepot-perspectief, met als expliciet doel om behaalde ontwikkelingen toepasbaar te maken in het brede informatielandschap. Om een beeld te vormen van hoe een eDepot er in de visie van Common Ground uit kan zien, is de kerngroep eerst aan de slag gegaan met het beschrijven van processen die ze in een eDepot terug wil zien en deze te “plotten” op de genoemde vijf lagen. Hierbij heeft ze rekening gehouden met principes die in referentiearchitecturen zoals de GEMMA, NORA en MARA uiteen zijn gezet. Het beschrijven van die processen gebeurt agile: door epics en user stories op te stellen en deze gedurende sprints uit te werken. Het uiteindelijke eindproduct is een set aan programma’s van eisen waarmee het gesprek aangegaan kan worden met leveranciers en softwareontwikkelaars. En dat niet voor een applicatie waarin alles terug te zien is zoals bij een aanbesteding van een eDepot, maar voor individuele componenten in overeenstemming met Common Ground.

Gedeeld voordeel

Binnen dit traject is er bewust voor gekozen om als archiefdiensten en gemeenten samen te werken aan eindproducten binnen sprints. Het bereiken van een common ground (gedeelde grond) is fundamenteel om overheidsinformatie op een gestandaardiseerde manier uit te kunnen wisselen. Maar daar blijft het wat de kerngroep betreft niet bij. Door zorgdragers en archiefinstellingen gebruik te laten maken van informatiestandaarden, wordt ook de samenwerking tussen deze partijen verbeterd. Op de lange termijn zou dat bijvoorbeeld kunnen betekenen dat overbrengingstrajecten eenvoudiger doorlopen kunnen worden. Maar ook op de korte termijn biedt de samenwerking voordelen. Deze ziet de kerngroep vooral vanwege het streven binnen de informatiekundige visie naar losse componenten met afgebakende functionaliteiten. Die kunnen nuttig zijn voor het informatiebeheer van zowel zorgdragers als archiefdiensten. Denk daarbij aan componenten die helpen bij het opstellen en controleren van metadata of metadataschema’s, maar ook bij het uitvoeren van concrete preserveringsacties zoals converteren. Standaardiseren en het gezamenlijk uitdenken van componenten worden daarmee archiveren by design in de puurste vorm.

Activiteiten loggen

Tijdens de eerste sprint heeft de kerngroep gekeken naar een vrij concrete user story, namelijk het loggen van activiteiten in het eDepot. Al brainstormend werd duidelijk dat daarbij twee aspecten uitgewerkt moesten worden. Aan de ene kant werd gekeken naar de voorwaarden waar loggen in het eDepot aan moet voldoen. En aan de andere kant hoe het loggen technisch moet worden ingericht. Daarom is besloten de user story op te knippen in twee delen en deze in een epic onder te brengen. Vervolgens is de Definition of Done geformuleerd. Daarna is onderzocht wat er al geschreven is over loggen. Hiervoor werden concrete voorbeelden in de BIO en verschillende ISO-normen gevonden. Voor de kerngroep is de volgende stap het schrijven van een advies voor gemeenten, archiefdiensten en leveranciers van microservices waar loggen aan moet voldoen. De technische inrichting van het loggen staat nog open. De opties bestaan uit een centrale loggingsmodule, die loggingsgegevens voor de andere eDepotmodules/micro­services ophaalt of een centraal dashboard waarin alle loggingsgegevens van de verschillende modules/microservices worden verzameld en beschikbaar gesteld. De voorkeur van de kerngroep gaat uit naar de laatstgenoemde optie.

Toekomst

De kerngroep heeft een stevige ambitie geuit. Van de ontwikkeling van eindproducten zullen ze vakgenoten op de hoogte houden door middel van het delen van blogs en documenten op onder andere KIA. Daar kan feedback op gegeven worden. Op die manier staat de deur open om samen met vakgenoten constructief na te denken over het realiseren van de duurzame toegankelijkheid van informatie binnen Common Ground.