De Woo is aangenomen door de Tweede Kamer en een eerder wetsvoorstel is in overleg met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijks­relaties en de koepels1 aangepast. Zo wordt tegemoetgekomen aan de kritiek op de uitvoerbaarheid en de gemoeide kosten van het oorspronkelijke wetsvoorstel. Op 5 oktober 2021 heeft de Eerste Kamer uiteindelijk ingestemd met de wet.

Meerjarenplan

De Woo bevat nieuwe verplichtingen die twee hoofdonderwerpen betreffen: het eerste onderdeel is: het actief openbaar maken van documenten in elf categorieën. Het tweede deel betreft: het op orde brengen van de informatiehuishouding van bestuursorganen. Dit tweede aspect is direct gelieerd aan de Archiefwet en in de memorie van toelichting wordt hier ook naar verwezen. Om de wet te implementeren heeft iedere koepelorganisatie (inclusief de rijksoverheid) een meerjarenplan opgesteld. Dit meerjarenplan heeft tot doel dat de overheidsorganisaties meer grip krijgen op hun informatievoorziening en werkt hopelijk als een stimulans om de Woo te implementeren. De verplichtingen om de informatiehuishouding op orde te brengen zijn niet nieuw. De Woo herhaalt het voorschrift uit de Archiefwet dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat gehouden en bewaard moeten worden. Dat betekent dat iedere overheidsorganisatie ervoor moet zorgen dat het beheer van haar archiefbescheiden voldoet aan de toetsbare eisen. Dit kan bijvoorbeeld door het in een kwaliteits­systeem bij te houden. Op de lange termijn moeten bepaalde documenten na 100 jaar nog zonder kwaliteitsverlies raadpleegbaar zijn. Documenten die niet bewaard hoeven te worden, dienen te worden vernietigd.

Actielijnen

Er zijn ook diverse andere wetten en regels die aan de Woo raken, bijvoorbeeld omdat zij (deels) dezelfde acties vergen als de Woo, maar deels ook omdat zij aanvullende eisen stellen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het Besluit digitale toegankelijkheid, dat eisen stelt aan alle online door de overheid gepubliceerde documenten en dus ook aan documenten als ze onder de Woo gepubliceerd worden. Een ander voorbeeld is de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) met de plicht om op verzoek overheidsinformatie als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dat hergebruik kan zowel maatschappelijke als commerciële doelstellingen hebben. Dat betekent dat alles wat onder de Woo wordt gepubliceerd ook als open data beschikbaar zou kunnen komen. Specifiek kijkend naar de meerjarenplannen van gemeenten richt de VNG zich op een zevental actielijnen2:

1. Het informeren van gemeenten om tijdig de Woo te implementeren en het bieden van handvatten bij deze implementatie. Hierbij valt onder andere te denken aan de wettelijke verplichting om per 1 mei 2022 een Woo-contactpersoon te hebben en om de informatiehuishouding op orde te hebben.
2. Het concreet ontwikkelen van te gebruiken producten en stimuleren dat bepaalde onderdelen na aantoonbaar functioneren tot standaard worden verheven. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld afspraken over metadata, bestandsformaten en uitwisseling van data via API’s. In de gedachte van samen organiseren is het idee om niet meer dan 300 keer het wiel opnieuw uit te vinden, maar om het wiel gezamenlijk uit te vinden en vervolgens uit te rollen bij de overige gemeenten.
3. Het monitoren van de voortgang van de implementatie van de Woo. In het meerjarenplan staan een aantal indicatoren. De insteek is om hierop te gaan monitoren, waarbij zo veel mogelijk de samenwerking met andere partners wordt gezocht en zo optimaal gebruik wordt gemaakt van datgene wat al beschikbaar is.
4. Het stimuleren van bestuurlijk draagvlak (burgemeesters, wethouders, raadsleden) en hoog ambtelijk draagvlak (CIO’s en gemeentesecretarissen). Deze actielijn wordt vormgegeven door te proberen het onderwerp te agenderen op relevante bijeenkomsten. Tevens is een “aanjaagteam Wet open overheid” gestart met twee voormalig burgemeesters die de komende jaren als ambassadeur langsgaan bij colleges van B&W om het gesprek te voeren over de open overheid.
5. Het organiseren van een platform waarbij collega’s elkaar weten te vinden om ervaring en kennis uit te wisselen. In de praktijk betekent dit onder andere een community van gemeenteambtenaren op het VNG Forum, het actief delen van ervaringen via het KIA-netwerk en het verzorgen van webinars.
6. Het bevorderen van uitwisseling van kennis, ontwikkeling van handreikingen en instrumenten ter ondersteuning van gemeenten. Daar waar het kan vindt dit plaats in samenwerking met andere (semi-)overheidsorganisaties. Dit gebeurt onder andere door concreet aan de slag te gaan met werkgroepen. De eerder genoemde webinars worden in de praktijk positief ervaren en worden onder andere twee keer per jaar gebundeld in een themaweek onder titel Grip op Informatie.
7. Het ondersteunen van gemeenten bij leveranciersmanagement met advies en expertise. Hierbij worden gemeenten ondersteund bij de samenwerking met hun leveranciers van maatwerk softwareapplicaties door gerichte adviezen en expertise. Dit ligt in lijn met een groter gemeentelijk doel, te weten: het willen spreken met een stem richting het rijk, ketenpartners en de markt. Dit gebeurt door de ontwikkeling van standaardcontracten/afspraken, vraag-en-antwoordsessies met gemeenten en het organiseren van bijeenkomsten met leveranciers.