In die overvloed aan informatie is de grote opgave voor overheden hoe belangrijke data te selecteren en goed te archiveren. Om dat te kunnen, moet informatie duurzaam toegankelijk zijn. Dus: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar. Nu en in de toekomst, voor zo lang als nodig is.

Aan de voorkant

Het duurzaam toegankelijk houden van belangrijke overheidsinformatie doet het Nationaal Archief al meer dan 200 jaar. Van oudsher lag onze expertise primair bij het toegankelijk houden van archief dat al aan ons was overgebracht voor blijvende bewaring. De ontwikkelingen in de laatste decennia brachten hier echter verandering in. Onder invloed van digitalisering, nieuwe technieken, groei aan informatie en bekende rapporten als Een dementerende overheid of Het puberbrein van de overheid, werd steeds duidelijker hoe belangrijk het is om informatie vooraan in de keten op orde te hebben. Of de informatie nu voor 10 jaar bewaard wordt of voor altijd: de duurzame toegankelijkheid is even belangrijk. En die regel je het beste nog voor de creatie van informatie of nog beter: voor het inrichten van de informatiesystemen (archiveren-by-design). Daarom hebben we ons meer en meer toegelegd op advisering van archiefvormers aan de voorkant. En op het aanjagen van innovatie. Zoals het onderzoek naar de automatische classificatie van e-mail.

Open op Orde

De toeslagenaffaire en het mede daaruit ontstane Open op Orde zetten de huidige staat van de informatiehuishouding van de rijksoverheid in de schijnwerpers. Open op Orde is het programma waarmee de rijksoverheid haar informatiehuishouding de komende jaren wil verbeteren. Daarbinnen heeft het Nationaal Archief de opdracht om ministeries, zelfstandige bestuursorganen, uitvoeringsorganisaties en Hoge Colleges van Staat te helpen hun informatiehuishouding op orde te krijgen. En te voldoen aan de wettelijke voorschriften. Want zowel de Wet open overheid als de Archiefwet verplicht overheden hun informatie duurzaam toegankelijk te maken en houden. Maar wanneer voldoe je als organisatie aan de wet? De regels zijn vaak abstract en algemeen. Veel organisaties worstelen dan ook met vraagstukken, bijvoorbeeld rondom het goed archiveren van chatberichten of e-mail. Het Nationaal Archief heeft hiervoor de expertise en kennis in huis. Denk aan het gebruik van selectielijsten, aan welke concrete eisen een specifiek informatiesysteem moet voldoen of hoe je archiveren-by-design in de praktijk toepast. Hier hebben en ontwikkelen we kennis­producten voor. En bieden we ondersteuning voor aan. Dat doen wij niet alleen, maar samen met onze partners bij Open op Orde. En de mensen uit het veld, in de vorm van redactieteams en klankbordgroepen. Maar ook via de platforms op Kennisnetwerk Informatie en Advies.

Wat hebben we te bieden?

De activiteiten van het Nationaal Archief als expertisecentrum informatiehuishouding richten zich hoofdzakelijk op het helpen van informatieprofessionals bij archiefvormers met de inrichting van informatieprocessen en -systemen. Dat doen we op de volgende manieren:

• Kennis delen over de betekenis en gevolgen van de Archiefwet. Onder andere via het ontwikkelen en beheren van kennisproducten die praktische handvatten geven voor het toepassen van de Archiefwet. Voorbeeld: de handreiking Archiveren by design en de richtlijn Archiveren overheidswebsites. Maar ook met inhoudelijke presentaties en workshops voor individuele organisaties.
• Onderwijsactiviteiten. Het opleiden van informatieprofessionals via verschillende workshops, e-learnings, leerexpedities en bijdragen aan curricula van onderwijsinstellingen. Een voorbeeld hiervan is de leerexpeditie archiveren-by-design.
• Advisering. Archiefvormers helpen met advies bij complexe problemen, bij het vertalen van generieke kaders naar hun eigen context, en met het invullen en organiseren van duurzame toegankelijkheid in hun eigen organisatie. Een voorbeeld hiervan is de DUTO-scan.
• Innovatief onderzoek en ontwikkeling. We onderzoeken de mogelijk­heden die veelbelovende technieken en methoden bieden voor duurzame toegankelijkheid van informatie, en hoe taaie vraagstukken in de informatiehuishouding op te pakken. Bijvoorbeeld met het PhD-onderzoek naar process mining (met speciale software het verloop van bedrijfsprocessen in kaart brengen, visualiseren en analyseren) en het Innovatielab Tekstberichten.

Hoewel het Nationaal Archief zijn rol aan de voorkant van de informatiehuishouding specifiek inzet voor het rijk, betekent dat niet dat we geen oog hebben voor decentrale overheden. Alle producten die we maken voor informatieprofessionals, zoals normen, handreikingen en leermaterialen, zijn beschikbaar voor de hele overheid. Het idee is dat dit hen weer helpt bij het ontwikkelen van hun eigen producten en diensten. Onze diensten, zoals adviestrajecten, zijn wel alleen voor het rijk bestemd.

Meer informatie

Wil je weten of we iets voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op via info@nationaalarchief.nl of bekijk onze website. De Open Donderdagen bieden je de mogelijkheid om informeel kennis te maken en te praten met andere professionals die zich met informatiehuishouding bezighouden. Deze netwerkborrels zijn een initiatief van regerings­commissaris Arre Zuurmond en vinden elke twee weken plaats op het Nationaal Archief. Houd hiervoor Nationaalarchief.nl of onze socialemediakanalen in de gaten.