Wat is de rol van de gemeentearchivaris in het huidige informatielandschap?

‘Wettelijk gezien heb je twee rollen: allereerst ben je de beheerder van de archiefbewaarplaats en daarnaast ben je toezichthouder op het archief- en informatiebeheer van de gemeente. Daarbinnen heb je ook altijd een rol in de waardering (en selectie) van informatie. Dat gaat over het opstellen van selectielijsten, maar ook is er een rol in het vaststellen van bijvoorbeeld hotspots. In de interne Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer kun je ook nog taken beleggen voor de gemeentearchivaris. Dat gaat dan over het meebeslissen en adviseren over verschillende informatiegerelateerde onderwerpen. Daarin constateer ik vaak twee smaken: de nadruk ligt dan wel op erfgoed en geschiedenis of juist meer op de informatiehuishouding.’ ‘Als je meer naar buiten kijkt heeft de gemeentearchivaris een geformaliseerde rol richting het interbestuurlijk toezicht van de provincie. Maar vaak zijn er ook op regionaal niveau veel samenwerking en kennisdelingen.’

Er verandert veel: de Wet open overheid (Woo), de Archiefwet, programma’s vanuit het rijk... Verandert de rol van gemeentearchivaris ook?

‘Formeel lijken de veranderingen in de rol van de gemeentearchivaris beperkt, maar er verandert wel degelijk wat. De wereld van de archivaris wordt steeds meer juridisch, er zijn veel meer juridische vakgebieden waar een archivaris zich toe dient te verhouden: openbaarheid, privacy, auteursrecht, Europees recht, informatierecht en ook de relatie tussen al deze gebieden. Van een archivaris kun je verwachten dat hij ook de Woo goed kent en naast bijvoorbeeld de uitzonderingscriteria ook de jurisprudentie volgt. Deze kennis is nodig om een goede gesprekspartner te zijn. Meer dan vroeger moet de archivaris goed beseffen dat hij zich in een juridisch speelveld begeeft.’ ‘Los van het juridische aspect was er altijd al een grote ethische component verbonden aan de rol van archivaris. Niet voor niets is er ook de beroepscode voor archivarissen. Als archivaris ben je namelijk onderdeel van de – in dit geval gemeentelijke – organisatie maar vertegenwoordig je ook een maatschappelijk en democratisch belang. Dat belang – dat gaat om het kunnen reconstrueren van processen en handelingen – is vaak een langetermijnbelang en staat dikwijls op gespannen voet met het bedrijfsvoeringsbelang dat draait om de waan van de dag. Dit laat zich goed illustreren in tijden van crisis: voor de organisatie is een situatie klaar als het is opgelost, maar de archivaris wil alles later ook nog kunnen reconstrueren.’

Kun je een voorbeeld geven?

‘Kijk naar de coronacrisis, in die tijd ontstond grote maatschappelijke druk om de gang van zaken adequaat te reconstrueren zodat de overheid haar handelen goed kon verantwoorden aan de maatschappij. Naast verantwoording kan het ook gaan over identiteitsvorming van bepaalde groepen. Bijvoorbeeld van de huisvestingskwestie die speelt rondom de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne. Dat gaat om de identiteit van een groep; dat archief wordt onderdeel van een geschiedenis van een groep in de samenleving. Dat is heel iets anders dan het bedrijfsbelang. En ook hier is een verband met waardering: wat bewaar je wel, wat bewaar je niet? Daarbij wegen veel factoren mee en daarin liggen fundamentele waarden in besloten.’ ‘De Woo en de hedendaagse publieke belangstelling voor openbaarheid en transparantie dragen zeker bij aan het begrip van die meer secundaire belangen en rollen van informatie. De aandacht voor het maatschappelijk belang wordt steeds urgenter, maar die aandacht moet steeds worden vertaald naar regels en afspraken en daarna leiden tot daadwerkelijke implementaties in de organisatie.’

Het verplichte archiefdiploma wordt in de nieuwe Archiefwet losgelaten. Welk effect heeft dat?

‘De richting wordt vrijgelaten. Hopelijk komt er consensus binnen het vak over vereiste kennis en competenties. Tegenover het feit dat de opleiding wordt losgelaten, ontstaat juist wel de plicht dat een archivaris wordt aangesteld, dat is wel nieuw en goed.’

Rienk Jonker: ‘Te vaak wordt nieuwe techniek geïmplementeerd, terwijl die ongeschikt is voor het (maatschappelijk) doel’

Zie je ook nieuwe kwetsbaarheden en risico’s voor de rol van archivaris?

‘Een reeds bestaand risico is dat er te veel geredeneerd wordt vanuit de mogelijkheden van techniek. Techniek is een instrument, geen doel op zichzelf. Maar te vaak wordt nieuwe techniek geïmplementeerd, terwijl die ongeschikt is voor het (maatschappelijk) doel. De nieuwste techniek op het gebied van Artificial Intelligence (AI) biedt zowel een risico als een kans. AI kan nu al teksten en video’s genereren die niet te onderscheiden zijn van wat door de menselijke hand is gemaakt.’ ‘De archivaris zou hier een rol kunnen pakken op het gebied van authenticiteit. Is het echt? Hoe kun je daar nog garanties voor inbouwen? In het papieren tijdperk had de archivaris instrumenten om dat te controleren, maar digitaal werkt dat heel anders. De vraag is echter of het vak op tijd kan meekomen met deze snelle technologie. Nog steeds bestaat de neiging om vanuit papier te denken. De oude werkelijkheid wordt vertaald, terwijl het echte besef wat digitaal is en wat daarmee kan, nog in de kinderschoenen staat. Daar werkt ook de nieuwe wet niet aan mee: het woord “document” is vanuit deze optiek echt problematisch.’

Waar zou jij je als archivaris de komende periode op richten?

‘De archivaris moet zorgen dat er goed wordt geluisterd naar het maatschappelijk belang dat hij/zij vertegenwoordigt. Maar daarvoor moet je een goede gesprekspartner zijn en jezelf juridisch goed onderleggen. Verder zijn kennisdeling en permanente educatie essentieel: keer terug naar de bron van het vak. Ik ben aan het eind van mijn carrière, maar op de vraag of er veel is veranderd, op het eerste gezicht lijkt het zo, maar de echte verandering is traag. Dezelfde vragen en dilemma’s keren terug. Alleen de instrumenten en techniek veranderen. Echte verandering is taai, niet alleen in het vakgebied, ook in de gemeentelijke organisatie. Vaak denk je dat je een punt voorbij bent, maar dan komt het toch weer terug.’