Stelling 1. Hoe het informatielandschap ook verschuift, toezicht zal altijd nodig zijn.

Bewindslieden, bestuurders en ambtenaren zullen alleen dan zorgvuldig met overheidsinformatie omgaan als daar duidelijke en actuele regels voor bestaan in de vorm van wetgeving, uitvoeringsregels en instructies. Wil informatie betrouwbaar zijn en een zekere kwaliteit hebben, dient er voor de informatiehuishouding ook een kwaliteitssysteem te zijn ingericht en systematisch te worden gebruikt. In hoeverre die regels worden nageleefd moet blijken. Allereerst moet iedere medewerker zich ervan bewust zijn dat hij informatie goed vastlegt en beheert. Zo niet, is er wel een informatiesysteem, een informatiebeheerder of de manager die hem daarop wijst. Deze “eerste lijn” van toezicht in het bekende Three Lines of Defence-model is integraal verantwoordelijk voor het in control zijn van de organisatie. Vervolgens zijn er de controller, de kwaliteitsmanager, de recordmanager, de Security Officer en de Privacy Officer, die er vanuit de tweede lijn aandacht voor vragen. De derde lijn, veelal vertegenwoordigd door de auditor, toetst of dit interne beheersysteem goed werkt, maar beoordeelt niet de inhoudelijke kwaliteit van de informatie. Hiervoor is de toezichthouder in de persoon van de archivaris, interbestuurlijk toezichthouder of inspecteur overheidsinformatie verantwoordelijk. Hij moet erop toezien dat overheidsbesturen de wetgeving naleven en hierover verslag doen aan de hen controlerende besturen. Juist deze – onafhankelijke – toets door ter zake kundigen, die buiten de individuele organisatie staan en veelal ook de bestuurlijke druk kunnen uitoefenen, blijft noodzakelijk en wordt door de complexe, elkaar rakende thema’s alleen maar belangrijker. Maar hoe bewegen we mee als toezichthouder? Blijven we vasthouden aan het jaarlijkse systematische toezicht of gaan we ons, nog veel meer dan nu, richten op wezen- lijke risico’s en maatschappelijke vraagstukken? Doen we dat op afstand of gaan we op pad om reality checks te doen, zodat we onze realiteitszin niet verliezen?

Stelling 2. Toezicht heeft alleen meerwaarde als het een positieve impact heeft op de uitvoeringspraktijk.

Wat is het effect van een inspectie op het informatiebeheer van een bepaalde overheid? Onze ervaring is dat inspectierapportages pas daadwerkelijk tot verbeteringen leiden als bestuur en management de noodzaak ervan inzien, de middelen beschikbaar hebben en stellen en de provincie een oogje in het zeil houdt. Voor zowel toezichthouder als toezichtontvanger is het belangrijk dat een inspectie leidt tot zichtbare verbeteringen. Veel hangt zodoende af van het niveau van inspecties, de bespreking van de essentiële en actuele onderwerpen en de haalbaarheid van voorgestelde verbeteringen. Dat vraagt om goed opgeleide en geoutilleerde toezichthouders en een vernieuwd toezichtinstrumentarium op landelijk niveau, gericht op de moderne digitale informatievoorziening. Het instrumentarium moet geënt zijn op bestaande en beproefde werkwijzen en de toepassing van nieuwe methoden, technieken en experimenten, zoals het gebruik van algoritmes in applicaties. Het aan de voorkant meegeven van richtlijnen (toezicht-by-design) werkt naar onze mening veel beter dan het invullen van vragenlijsten achteraf. Een landelijk instrument dat dit toezicht-by-design handen en voeten geeft, vraagt om een projectmatige aanpak, waarbij inbreng uit andere vakgebieden, ict en financiële middelen een vereiste is.

Stelling 3. Het loslaten van opleidingseisen in de nieuwe Archiefwet leidt tot het verdwijnen van het horizontale toezicht door de archivaris.

De schaarste aan personele capaciteit is binnen het toezicht een probleem. Door de krapte op de arbeidsmarkt zijn er nauwelijks ervaren (archief)inspecteurs te vinden en zijn ook recent opgeleide specialisten dungezaaid. Met het loslaten van de opleidingseisen voor archivarissen in de nieuwe Archiefwet zal het horizontale toezicht mogelijk niet langer bij de archivaris van de archiefdienst komen te liggen, maar bij een interne toezichthouder informatiebeheer. Deze laatste zal veelal in dienst zijn van de overheid die hij inspecteert of idealiter bij een speciaal intergemeentelijk samenwerkingsverband of (inter-)provinciale organisatie. De positie van de toezichthouder, die in dienst is van de overheid die hij inspecteert, staat altijd onder druk vanwege belangenverstrengeling en vraagt om toezicht van buiten of toezicht op afstand. Bovendien gaat ook hier het spreekwoord op: vreemde ogen dwingen. Een dienstverband buiten de eigen organisatie bevordert de onafhankelijke positie van de toezichthouder en zou kunnen werken als een soort Autoriteit Persoonsgegevens.

Stelling 4. Door het horizontaal toezicht interventiemogelijkheden te bieden, wordt verticaal toezicht onnodig.

Binnen de huidige wetgeving ontbreekt het de gemeente-, provincie- of waterschapsarchivaris en de inspecteur bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed als horizontaal toezichthouder aan een instrumentarium of middel om de overheden die ze inspecteren te bewegen veranderingen door te voeren. Ze zijn verstoken van het instrumentarium dat het interbestuurlijk toezicht van de provincie wel heeft om gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen ertoe te dwingen verbeteringen door te voeren of besluiten terug te draaien. Naar onze mening zou de positie van de horizontaal toezichthouder veel sterker zijn als deze ook de beschikking zou hebben over een instrumentarium waarmee het besluiten kan beïnvloeden of tegenhouden en bestuurders kan motiveren verbeteringen door te voeren. Zolang de horizontaal toezichthouder deel uitmaakt van dezelfde organisatie waar hij toezicht op houdt, zal het juridisch niet mogelijk zijn om straffen op te leggen of dwangsommen te incasseren en zal er verticaal toezicht nodig zijn. Toch roepen wij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op te onderzoeken of archivarissen binnen de kaders van wet- en regelgeving niet meer handvatten kunnen krijgen om zaken voor elkaar te krijgen.