Sinds 2019 ben je de informatiecommissaris van de gemeente Amsterdam. Kun je iets vertellen over deze nieuwe rol?

‘Ik ben in mei 2019 gestart als eerste informatie-commissaris in Amsterdam en tweede in Nederland. Mijn collega-informatiecommissaris Donovan Karamat Ali vervult deze rol al langer in Utrecht. Van het college kreeg ik de opdracht om het uitgangspunt “open, tenzij” aan te jagen, te borgen en te handhaven. Amsterdam had grote ambities met openbaarheid en wilde vooruitlopen op het in werking treden van de Woo door meer infor-matie actief openbaar te maken. Mooie en duidelijke ambities, waarin ik mij goed kon vinden. Maar de praktijk bleek weerbarstiger. Wob-verzoeken werden nauwelijks binnen de wettelijke termijnen afgehandeld, er was weinig ervaring met actieve openbaarheid en informatie was niet gemakkelijk te vinden en te bewerken.’

Hoe heb je een en ander aangepakt?

‘Ik heb mij de afgelopen 3 jaar vooral als kwartiermaker opgesteld: mensen om mij heen verzameld om kennis over openbaarheid binnen de organisatie te borgen, om meer duidelijkheid en eenduidigheid te creëren in de manier waarop Wob-verzoeken worden afgehandeld en om de organisatie beter te helpen bij het openbaar maken van informatie. We zijn bijvoorbeeld gestart met een pilot met een stedelijk team openbaarheid. In dit stedelijk team zaten Wob-juristen en informatiekundig ondersteuners. Medewerkers die de organisatie hielpen bij het verzamelen, bewerken (onder andere lakken) en publiceren van de informatie. We hebben ook 2 Woo-weken georganiseerd in opdracht van de burgemeester. In deze weken zijn 94 medewerkers fulltime bezig geweest met het afhandelen van Wob-/Woo-verzoeken die al lange tijd liepen. Maar we hebben vooral ook heel veel gesprekken gevoerd: met directeuren, met bestuurders, met beleidsadviseurs, met informatiespecialisten, etcetera, om de bewustwording over het belang van openbaarheid te bevorderen, maar ook om de complexiteit van het vraagstuk te duiden. Een belangrijk thema voor de burgemeester is de agenda vertrouwen. Openbaarheid wordt in deze agenda gezien als een van de pijlers.’ ‘De afgelopen jaren hebben we enorme stappen gezet: openbaarheid leeft in de organisatie, er is een stedelijk team openbaarheid dat steeds sterker wordt, er is een publicatiekanaal open.amsterdam, er zijn richtlijnen en procesafspraken, er is een rapportagelijn, Woo-verzoeken worden sneller afgehandeld, etcetera. Maar er is ook nog veel nodig om het afhandelen van Woo-verzoeken te versnellen en te verbeteren, actieve openbaarheid in te richten en vooral ook om de informatiehuishouding op orde te brengen. Er wordt daarom de komende jaren met een grootstedelijk programma hard gewerkt aan het op orde brengen van de informatiehuishouding en openbaarmaking in lijn met de Wet open overheid.’ ‘Er zijn nu veel meer mensen in de gemeente betrokken bij dit onderwerp, daarmee komt aan de meer kwartiermakende fase van mijn rol langzaam een eind. Ik ga de komende periode onder andere onderzoeken hoe de rol van informatiecommissaris zich verder kan ontwikkelen en welke taken, instrumentarium en positionering daarbij horen.’

De WOO is nu een paar maanden in werking. Kun je iets zeggen over wat die teweeg heeft gebracht?

‘De Woo verschilt inhoudelijk eigenlijk helemaal niet zo veel van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Er wordt onder de Woo meer richting gegeven aan actieve openbaarheid door de elf categorieën. Maar ook de Wob kende onder artikel 8 al een verplichting tot actieve openbaarmaking, al werd die nauwelijks uitgevoerd. Wel legt de Woo expliciet de verbinding met de Archiefwet door het verplichte meerjarenplan informatiehuishouding op orde. Onder de Archiefwet zijn we als overheid natuurlijk al heel lang verplicht om onze informatie op orde te hebben. Het grote verschil zit hem denk ik in de geest van de wet: het recht op informatie is nu in wet vastgelegd. Daarnaast heeft de komst van de Woo – maar ook andere gebeurtenissen zoals de toeslagenaffaire – bijgedragen aan te toegenomen aandacht voor openbaarheid en het belang van een adequate informatiehuishouding. Ook in de gemeente Amsterdam.’ ‘Er gebeuren veel goede dingen, landelijk en ook in Amsterdam. Amsterdam heeft bijvoorbeeld samen met de andere G4-gemeenten, de VNG en het rijk een Woo-symposium georganiseerd, precies een halfjaar nadat de Woo in werking was getreden. Tijdens dit symposium hebben we met elkaar gesproken over de Woo, wat er op ons afkomt, hoe we dit aanpakken, over successen tot nu toe en over de uitdagingen. Dit was een groot succes en ook in 2023 wordt een Woo-symposium georganiseerd. Deze vormen van samenwerking zijn ontzettend belangrijk en effectief, alleen zo kun je ideeën delen en opgaven verdelen. Een ander voorbeeld is het publicatieplatform open.amsterdam. Amsterdam wilde niet wachten tot er een landelijk publicatieplatform kwam en heeft bij het Stadsarchief een eigen platform ontwikkeld. Een 1.0-versie die, met input van gebruikers, de komende tijd verder zal worden vormgegeven. Op dit platform vind je al verschillende informatiecategorieën, zoals de Woo-besluiten en bestuursstukken.’ ‘Op 7 maart 2023 heeft het college besloten dat we via een groot stedelijk programma gaan werken aan openbaarheid en informatiebeheer met als eerste doel dat we eind 2023:

• 80 Procent van de Woo-verzoeken binnen de termijn afhandelen.
• 100 Procent van de verplichte informatiecategorieën actief openbaar maken.
• En de interbestuurlijk toezichthouder ons het predicaat adequaat geeft voor de uitvoering van de archiefwet.’

De archivaris is een belangrijke speler in het waarborgen van openbaarheid en transparantie. Zelf ben je lang werkzaam geweest bij het Stadsarchief van Amsterdam. Welke verschillen neem je waar tussen deze beide rollen?

‘Ik heb inderdaad 10 jaar voor het Stadsarchief gewerkt in verschillende rollen. In het begin van mijn rol als informatiecommissaris viel het mij op dat ik gemakkelijker aan tafels kwam, maar dat ik voor een heel groot deel dezelfde boodschap had. Ook veel vragen die er op mij afkwamen hadden niet specifiek met de Wob/Woo te maken, maar juist met informatiebeheer: mogen we informatie dan vernietigen, wat moet ik met mijn e-mail doen, moet ik chatberichten bewaren en dergelijke. De ingang was openbaarheid en vooral de knelpunten met het afhandelen van Woo-verzoeken, het gesprek gaat over openbaarheid en informatiebeheer.’ ‘De afgelopen 1,5 jaar zie ik openbaarheid en informatiebeheer in gesprek en aanpak weer naar elkaar toe groeien, en terecht! Ook de archiefwet is immers een openbaarheidswet. Het Stadsarchief en de gemeentearchivaris spelen in Amsterdam ook een belangrijke rol bij het openbaar maken van informatie onder de Woo, bijvoorbeeld met het publicatiekanaal maar ook onderzoeken we hoe we van het Stadsarchief een openbaarheidscentrum kunnen maken, waar mensen ook fysiek terechtkunnen met al hun informatievragen: zowel met betrekking tot overgebrachte als niet-overgebrachte informatie.’ ‘Ik denk dat de gemeentearchivaris en de informatiecommissaris tot nu toe elkaar hebben versterkt. Openbaarheid en informatiebeheer staan op de agenda. Zoals gezegd ga ik aan de slag met het doorontwikkelen van de rol van de informatiecommissaris, dus je mag mij deze vraag ook over een jaar nog een keer stellen.’

Zowel op rijksniveau als bij lokale overheden worden de Woo en het archief- en informatiebeer steeds vaker in een adem genoemd. Welke afhankelijkheden bestaan hier, en zitten er ook risico’s aan deze nauwe verwantschap?

‘Dat er een nauwe verwantschap is, is een goede zaak. Goed informatiebeheer is essentieel voor openbaarheid en openbaarheid is een recht van de burger. Maar informatiebeheer staat niet alleen ten dienste van openbaarheid en dat moeten we niet vergeten.’ ‘In gesprekken die wij voeren geven we dit ook constant aan: met goed informatiebeheer kunnen persoonsgegevens worden beschermd, kunnen processen efficiënter worden uitgevoerd, kan de dienstverlening naar burgers worden verbeterd, behouden we ons cultureel erfgoed, etcetera. Het kan een risico zijn dat we die zaken vergeten, maar daar zijn we zelf bij.’