Beste medestrijders in het beheren van overheidsinformatie. Lastig, hè? Een stap vooruit en soms weer drie stappen achteruit. Omdat je steeds meer ziet en je steeds omgevingsbewuster wordt! Niet verder kijken, zeggen dan goedbedoelende collega’s. Klein houden! Niet te veel mensen erbij betrekken! Zo wordt er doorgaans gecoacht! Jij weet: als je – of liever we – het niet integraal oppakt/oppakken, sluit het nergens op aan en gaat iedereen zijn of haar eigen gangetje in het beheer van overheidsinformatie. Dat betekent weer dat de lekkende kraan nooit dichtgaat en je altijd moet blijven dweilen. Er zijn basisprincipes nodig – zo zeg je tegen jezelf – die uitvoerbaar en integraal voor een overheidsorgaan toepasbaar zijn. Die is er! De Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (tip: zoek maar eens op). Als je dus niet bij de rijksoverheid werkt, geldt deze dan niet? Ja, zullen wetenschappers zeggen, die geen praktische insteek hebben. Want discussiëren is leuker dan implementeren en het management snap er toch niets van. Ze pakken alle vrijheid die er is, want wie houdt deze geesten tegen in dit vrije land? Maar stel dat jij die “praktische toepasser” bent: in ons werkveld waar wij zo trots op zijn en je gaat aan de gang. Je komt de eerste regel tegen en je leest deze, wat brengt het je dan?

Figuur 1 Eerste Checkpunt Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid

Als jouw organisatie een-op-een verbindingen heeft tussen een gemandateerde functie en een geïdentificeerde informatie-object-verzameling, dan ben je een zeer gezegende collega! Dat biedt namelijk de mogelijkheid een gesprek te starten met iemand met formele implementatiekracht. Anders blijf je nog een tijdje “zandkasteeltjes bouwen” in het beheren van overheidsinformatie. De ketting van het probleem is dat er slecht beheer is op informatie-object-verzamelingen. Dit ziet er als volgt uit: met wie moet je het gesprek aangaan om afspraken te maken over het beheer van een informatie-object-verzameling? Dat zijn de formele beheerders in je organisatie die zijn aangewezen via een rechtstreekse aanwijzing, mandaat, onder mandaat of via een functiebeschrijving of de wet. Stel dat je wilt mandateren, dan is het wel nodig dat je informatie-object-verzameling hebt geïdentificeerd en daar een overzicht van hebt, zodat je functies hieraan kunt verbinden. Dan ontstaat pas de mogelijkheid dat er implementatiekracht kan ontstaan. Bij die modus operandi blijf je huisjes van zand bouwen die iedereen ongestraft platloopt!