De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed houdt toezicht op de goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsinformatie bij de centrale overheid (Archiefwet 1995). Onder haar toezicht valt een groep die qua omvang, taakopdracht en rechtspersoonlijkheid heterogeen is (omvang is ongeveer 350 organisaties).1 Het betreft de ministeries, de Hoge Colleges van Staat, publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen, privaatrechtelijke zelfstandige bestuursorganen en instanties met enig openbaar gezag, de rechterlijke macht en de organen van publiekrechtelijke beroepsorganisaties. Daarnaast houdt de Inspectie op grond van de Erfgoedwet nog eens toezicht op ongeveer 165 organisaties. De Inspectie is een van de elf rijksinspecties. Door middel van de aanwijzingen van de minister-president zijn regels vastgelegd over de onafhankelijke positie en het functioneren van de rijksinspecties. In het coalitieakkoord van december 2021 heeft het kabinet aangegeven de onafhankelijkheid van het toezicht te willen versterken met een Wet op de rijksinspecties2. Deze wet verankert de waarborgen voor de onafhankelijke taakuitoefening en werkwijze van de rijksinspecties, waaronder die van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

Bevestiging

Zowel binnen de centrale overheid als daarbuiten weet men de Inspectie steeds beter te vinden. De behoefte aan bevestiging bij velerlei ontwikkelingen in het domein is toegenomen. Dat is exemplarisch voor de behoefte aan kennis en expertise op het gebied van informatiehuishouding. De Inspectie hecht grote waarde aan het contact met de organisaties onder haar toezicht, uitvoerders en beleidsmakers, maar geeft geen goedkeuring vooraf, zoals past bij haar wettelijke rol als onafhankelijk toezichthouder.

Escalatieladder

De missie van de Inspectie is een overheid die verantwoording kan afleggen, nu en in de toekomst. Iedere organisatie moet hiervoor goed informatiebeheer inrichten op basis van de vigerende wet- en regelgeving; de Inspectie spreekt hen daar op aan. Ze onderzoekt hoe de regels in de praktijk werken en welke knelpunten er in het domein aanwezig zijn. De toegankelijkheid van overheidsinformatie (voor burgers, politiek en bewindspersonen) is eveneens een belangrijk uitgangspunt. Uit onderzoeken (bijvoorbeeld De archivering van de MH17-informatie3, De informatiehuishouding van Toeslagen4, De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken5 etcetera.) is gebleken dat de toegankelijkheid van overheidsinformatie geen vanzelfsprekendheid is. De rapporten bevestigen het beeld van een gebrekkige archivering.

Goed contact

Als toezichthouder doet de Inspectie aanbevelingen aan de organisaties onder haar toezicht en volgt daarna wat er met haar aanbevelingen wordt gedaan. Zoals bijvoorbeeld met toeslagen bij het ministerie van Financiën6. Ze communiceert vervolgens open over haar bevindingen, zoals recentelijk met de gepubliceerde benchmarks7. Ze hanteert bij het toezichthouden een escalatieladder. Deze escalatie­ladder stelt haar in staat om in verschillende situaties gepaste interventies toe te passen om zodoende de naleving van de Archiefwet te bewaken en te bevorderen8.

Goed contact met de organisaties onder het toezicht van de Inspectie en een stevige informatiepositie zijn cruciaal voor effectief toezichthouden. Het instrumentarium dat de Inspectie heeft, draagt bij aan (de inzichtelijkheid van) deze effectiviteit. Te denken valt aan interventies bij incidenten en vervolginspecties, het tweejaarlijkse werkprogramma en het verslag van het toezicht, de openbaarheid van rapporten, de tweejaarlijkse monitor inclusief benchmarks. Ook zal de Inspectie de komende periode (tot in 2026) alle ministeries en buitendiensten twee keer nader inspecteren. Om ook dit zo effectief mogelijk te doen ontwikkelt ze nieuwe instrumenten.

Samenwerking

Zoals uit onze rapporten valt op te maken is er werk aan de winkel. Gelukkig zien we veel mogelijkheden tot verbetering en kansen tot een intensievere samenwerking met andere actoren binnen het landschap van overheidsinformatie. Afgelopen jaar zijn er reeds afspraken gemaakt met het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI)9 om samen vanuit de eigen verantwoordelijkheden verbeteringen te realiseren in de informatiehuishouding bij de centrale overheid. De komende maanden gaat de Inspectie de samenwerking met meer organisaties in afspraken vastleggen. Onderlinge afstemming is gericht op de versterking van de uitvoering van ieders eigen taken, met behoud van de eigen positie en verantwoordelijkheid en zonder daarbij dubbele lasten te veroorzaken voor de geïnspecteerde organisaties. De Inspectie hecht veel waarde aan kennisuitwisseling binnen het domein. Naast de hiervoor genoemde samenwerking nemen inspecteurs deel aan presentaties en webinars bij diverse gelegenheden. Bovendien is de Inspectie jaarlijks vertegenwoordigd bij verschillende evenementen, zoals de Archiefdagen en het Toezichtfestival. Voor kennisuitwisseling op decentraal niveau schuift ze aan bij de overleggen van het LOPAI (de vereniging van provinciale toezichthouders op informatie- en archiefbeheer bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen), voor een goede verbinding met andere bestuurslagen.

Wisselwerking Woo en Archiefwet

De komst van de Wet open overheid (Woo) en (het uitstel van) de nieuwe Archiefwet heeft uiteraard zijn weerslag op het domein van de overheidsinformatie. De Woo kan niet zonder een goede naleving van de Archiefwet. Dit is een randvoorwaarde. De informatiehuishouding staat onder grote druk en dat heeft gevolgen voor openbaarheid, zoals bij Woo-verzoeken. Het is nu zoeken naar een oplossing om evenwicht te houden tussen deze belangen zoals de discussie rond chatberichten laat zien. Ook de Inspectie draagt volop bij aan het meedenken over mogelijke oplossingen, met behoud van haar positie. En ten slotte: al eerder publiceerde de Inspectie over de “dementerende overheid 2.0”.10 Er zijn nog steeds grote zorgen over de staat van de informatiehuishouding, ook al wordt er nu hard gewerkt met extra middelen om het dit keer wel op orde te krijgen. En dat is broodnodig, want een overheid die aan geheugenverlies lijdt, kan immers geen betrouwbare overheid zijn. Een overheid die zich niet kan verantwoorden, schaadt de democratie.