‘Puzzelstukjes vallen op hun plaats’
Organisatie: UWV Begonnen in: 1 februari 2022 Functie: beleidsadviseur DIV
Tekst Eric Kokke Beeld Saskia Bakker
Het informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen. In deze aflevering is het woord aan Ellen van der Gulik.
Begonnen?
‘Na mijn studie bestuurs- en organisatiewetenschappen ben ik vorig jaar als trainee begonnen bij UWV, Facilitair bedrijf, Documentaire Informatie Voorziening, in het team beleid en innovatie. UWV en SVB nemen jaarlijks meer dan honderd trainees aan door het hele land. Nadat je bent aangenomen, krijg je een lijst met mogelijke werkplekken waar je een top 5 van mag maken. Zo ben ik bij de DIV-afdeling terechtgekomen. Men zocht daar iemand die processen in kaart ging brengen en vooral nieuwsgierig was. Als eerste baan leek me dat een handige start. Het in kaart brengen van processen is een goede manier om erachter te komen hoe de organisatie werkt.’ ‘Eenmaal aan het werk was ik eigenlijk veel meer bezig met het maken van een e-learning genaamd Goed Bewaren. Die is ondertussen verplicht gesteld voor iedereen die bij UWV komt werken om basiskennis op te doen over archiveren. In september werd Goed Bewaren gelanceerd. Tegelijkertijd werd ik aangenomen om de e-learning te beheren, te verspreiden en aanvullend materiaal te ontwikkelen. Dat is nu mijn aandachtsgebied.’ ‘Tijdens deze periode begon ik het leuk te vinden om steeds beter te begrijpen hoe informatiebeheer in elkaar zit. We zijn nu met de afdeling een strategie aan het schrijven. Daardoor krijg ik een steeds beter beeld van wat er allemaal speelt. Het is een complex vakgebied en elke week vallen er weer puzzelstukjes op hun plaats. Verder vind ik het leuk dat er veel gepionierd wordt. Bij het processen in kaart brengen kreeg ik vaak terug dat het proces nog onduidelijk was omdat de projecten voor het eerst opgezet werden.’
Wennen aan?
‘De soms erg theoretische benadering. Je kunt weken vergaderen en filosoferen over verschillende manieren om een onderwerp te benaderen. Dan vind ik het lastig als er geen knoop wordt doorgehakt of als het niet duidelijk is hoe de praktische uitwerking kan zijn. Daarbij helpt het niet dat een deel van de praktische vragen die binnenkomen specifieke achtergrondkennis over systemen vragen.’ ‘Het verwondert me ook wel dat veel verschillende afdelingen zich bezighouden met informatie en dat deze allemaal anders ingericht zijn. Daardoor is samenhang soms lastig te organiseren. De verschillende informatiewetten versterken dat verschil ook nog eens.’
Verbetervoorstellen?
‘Hoewel ik nog niet zo lang in het vakgebied actief ben, heb ik inmiddels een aantal verbetervoorstellen gedaan. Een daarvan was het voorstel om de binnenkomende informatievragen te beheren, zodat we inzicht krijgen in de kennisbehoefte van de organisatie. Daarnaast heb ik een paar maanden geleden een pitch gegeven op een expertsessie over digitaal berichtenverkeer van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Enkele collega’s hadden me geholpen om een pitch en een tekst voor te bereiden. Ik vond het heel spannend om hierheen te gaan, aan tafel met allemaal mensen die al meer dan 10 jaar in het vakgebied zitten. Tegelijkertijd was het tof om bij te kunnen dragen aan een oplossing die ten goede komt aan transparantie en democratie.’
Nieuw in het vakgebied?
‘Mijn advies aan nieuwelingen is om genoeg tijd in netwerken te stoppen. In eerste instantie met collega’s, omdat je in het begin veel moet vragen en ideeën moet toetsen bij anderen. Later is het belangrijk om medestanders in de organisatie te vinden zodat je weet wat er speelt bij andere afdelingen. Dat is een advies waar ik mezelf steeds aan moet herinneren.’