Tunnelvisie voorkomen

Bremmer en haar collega’s van het collegebureau ondersteunen het adviescollege in zijn taken en bereiden vergaderingen voor, stellen beleidsadviezen op en bemiddelen. Bremmer: ‘Wat het collegebureau zo bijzonder maakt, is de grote intrinsieke motivatie van onze medewerkers. Men wil echt een rol spelen bij een meer open en transparante overheid.’ Openbaarheid en transparantie klinken mooi, maar wat betekent dit nu eigenlijk en waarom is een meer open en transparante overheid zo belangrijk? Bremmer: ‘Het adviescollege vindt meer openbaarheid belangrijk voor het goed kunnen functioneren van een democratie. Mensen moeten mee kunnen doen en om mee te kunnen doen heb je informatie nodig van je overheid. Zodat je zelf de overheid kunt controleren, geïnformeerd inhoudelijk beslissingen kunt nemen. Bijvoorbeeld: hoe heeft mijn gemeente iets aangepakt, op basis van welke scenario’s is een besluit genomen? Mijn kinderen gaan bijvoorbeeld nu met hun school naar een andere locatie. Dan is het prettig om te weten waarom die beslissing genomen is en is daar wel rekening gehouden met de verkeersveiligheid, de veiligheid van het gebouw? Maar denk ook aan het stemlokaal: op wie stem je, hoe heeft mijn raadslid de vorige keer gestemd bij inhoudelijke onderwerpen?’ Openbaarheid en transparantie zijn belangrijk voor de inwoner maar, zegt de voormalig Trouw-journalist, het is zeker ook belangrijk voor de journalistiek. ‘De journalistiek moet de overheid kunnen controleren. Je ziet dat dat nu niet altijd goed gaat. Laatst is dit ook bevestigd in een interview met de plaatsvervangend secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Abigail Norville – Follow the Money 17-11-2022 -red.), dat met de behandeling van Wob-verzoeken de waarheidsbevinding belemmert is en dat is kwalijk.’

Bemiddeling

Het adviescollege wil dus bijdragen aan de omslag naar meer transparantie. Wat zijn daarbij de uitgangspunten? Bremmer: ‘Hoe wij onze missie voelen: wij willen aanjager zijn van de openbaarheid. Op basis van de Woo hebben wij drie kerntaken. De eerste is het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan regering en parlement. Het eerste gevraagde advies hebben wij recent op 19 januari uitgebracht. Een tweede kerntaak is adviseren op de Meerjarenplannen Informatiehuishouding. Zowel het rijk als de decentrale overheden moeten zo’n plan opstellen om de informatiehuishouding te verbeteren.' En een derde wettelijke taak is het bemiddelen naar aanleiding van klachten, gaat Bremmer verder. ‘Dat doen we alleen voor beroepsmatige gebruikers van de Woo: voor journalisten, wetenschappers en belangenverenigingen. Dat is een soort ombudsmanfunctie. De wet stelt dat mensen met een klacht bij informatieverzoeken terechtkunnen bij het adviescollege, maar voordat we inhoudelijk de klacht behandelen, gaan we eerst bemiddelen. Momenteel lopen er ongeveer tien van dit soort bemiddelingszaken. Sommige van deze zaken zullen mogelijk uiteindelijk uitmonden in een advies. Deze adviezen worden altijd openbaar gemaakt. Idealiter hebben deze adviezen een bredere impact, dus ook impact op overheden die niet direct met de zaak te maken hebben. Want uiteindelijk willen we die aanjager van de openbaarheid zijn. Wij willen het onderwerp op de agenda houden, de overheid scherp houden op verbetering van die openbaarheid.’

Decentrale overheden

Niet alleen de rijksoverheid maar ook decentrale overheden kunnen bij het adviescollege terecht voor advies. Bremmer: ‘Onze advisering op de meerjarenplannen is wettelijk bepaald voor alle overheidslagen. We bemiddelen daarnaast ook voor decentrale overheden. Alleen het gevraagd en ongevraagd adviseren is wettelijk gezien gericht op regering en parlement. Wel zeggen wij: als je als gemeente een vraag hebt, klop dan gewoon aan. We hebben de expertise in huis.’ Bremmer: ‘Verder laten we onderzoek uitvoeren. Zo willen we met hulp van onder andere de NVJ (Nederlandse Vereniging van Journalisten) kijken hoe journalisten de Nederlandse overheid ervaren bij de uitvoering van de Woo. Ik kan mij voorstellen dat de resultaten, de best practices, van dit onderzoek ook bruikbaar zijn voor decentrale overheden.’

Chatberichten

Op 19 januari bracht het adviescollege zijn eerste advies naar buiten, over archivering van chatberichten (vanuit sms, whatsappberichten en dergelijke). In het advies wordt geadviseerd om vanuit de gedachte van een capstone-methodiek te werken, waarbij alleen berichten van sleutelfiguren (bestuurders, directeuren) onder beheer moeten worden gebracht. Deze methode wordt ook vaak toegepast op e-mailverkeer. Hoe is het adviescollege tot dit advies gekomen, want raak je dan toch niet veel informatie kwijt? ‘Overheden hebben te maken met enorm veel informatie inkomend, uitgaand en intern,’ zegt Bremmer. ‘Zoveel dat de bestaande mechanismes om dit te beheren niet meer volstaan. Je moet keuzes maken. Als je kijkt naar de waarde van informatie, dan zien wij dat appverkeer van gewone medewerkers een beperkte waarde hebben voor belanghebbenden. Dit kwam ook naar voren in onze expertsessies en internationaal onderzoek. Je adviseert altijd tussen uitersten, ook in de archiefwereld hebben we altijd te maken met de meer rekkelijken en preciezen: de een vindt dat alles waarde heeft, de ander stelt er kan veel weg. Wij zien de waarde met name bij app-verkeer en chatberichten van belangrijke functies tussen de sleutelfunctionarissen. Er worden door deze functionarissen soms besluiten genomen via de app. Zo is de aankoop van de schilderijen van Marten en Oopjen grotendeels over de app gegaan, schrijft Jet Bussemaker in haar politieke memoires.’

Schil

‘Bij ons advies hebben we ook gekeken naar de uitvoerbaarheid,’ zegt Bremmer. ‘Veel beleid en advies stranden op de uitvoering. We maken het veel te complex. Een advies moet simpel zijn, niet vijf scenario’s maar een advies dat door alle overheden is toe te passen. Er is wel techniek nodig om dat te kunnen doen. Zeker vanwege de grote volumes.’ Vandaar dat ook naar de technologische mogelijkheden vanuit de markt is gekeken. Bremmer: ‘Zo is er in de Verenigde Staten software beschikbaar die je als een schil om je apps kunt leggen. Die software vangt alle inkomende en uitgaande berichten af en stuurt deze door naar een centraal beheerssysteem. Dat is een mogelijkheid om verder te onderzoeken. En je moet goed gaan inregelen dat informatie toegankelijk is als daar vraag naar is, bij Woo-verzoeken bijvoorbeeld of parlementaire enquêtes.’

Praktisch en uitvoerbaar

Moet je niet gewoon zeggen: je gebruikt geen berichtenapps voor besluitvorming? ‘Het gebruik van chatberichten voor besluitvorming is lang ontmoedigd,’ zegt Bremmer. ‘Maar we constateren dat chatverkeer zo’n onlosmakelijk onderdeel is geworden van hoe wij communiceren, dat het beter is om dit dan in goede banen te leiden. Het archiveren van dit soort informatie is te lang gezien als corvee, het moet Chefsache worden. Als openbaarheid door de top wordt omarmd en uitgedragen, dan zal dit doorwerken in de organisatie.’ ‘Je moet je bewust zijn dat je werkt met publieke informatie. Wat dat betreft is de Woo anders dan de Wet openbaarheid van bestuur: de Woo verankert het recht op informatie. Dat vraagt om ander gedrag. En die gedragsverandering is een proces van lange adem, maar niet onmogelijk.’