Wat is nodig om M365 goed in te richten?

Hondelink ziet in de praktijk dat overheidsorganisaties bij het gebruik van M365 vaak onvoldoende rekening houden met het beheer van informatie. ‘Je kunt in M365 vrij gemakkelijk documenten delen, samen aan documenten werken, chatten en vergaderen. Veel informatie wordt opgeslagen, maar helaas niet goed beheerd. Bij de implementatie is onvoldoende aandacht besteed aan het informatiebeheer conform wet- en regelgeving, zoals de Wet open overheid en de Archiefwet. Het kost veel tijd en geld om documenten achteraf handmatig te classificeren, te vernietigen of te bewaren. Vaak wordt M365 met een technische aanpak geïmplementeerd, terwijl een multidisciplinaire aanpak nodig is. Naast technische expertise is ook kennis van de werkprocessen, compliancy aan wet- en regelgeving en verandermanagement nodig om M365 succesvol te implementeren.’

Welke aanpak hanteren jullie bij het inrichten van informatiebeheer in M365?

‘We hebben een multidisciplinaire aanpak ontwikkeld met drie belangrijke uitgangspunten, te weten archiving by design, behoud van gebruikersgemak en het actief betrekken van gebruikers en informatiespecialisten,’ vertellen Hondelink en Burger. ‘Onze kennis van informatiebeheer, de archiefwet- en regelgeving en de bedrijfsprocessen van de overheid hebben we vertaald naar standaard inrichtingen in M365. Deze standaardinrichtingen worden toegepast op afdelingen of teams, projecten en processen. In een beperkt aantal workshops maken we de standaardinrichtingen passend voor de organisatie door stil te staan bij het gebruik van MDTO2 of een andere metadata-standaard, specifieke metadata (bijvoorbeeld voor rapportages), de selectie en waardering van informatie, de organisatie-inrichting en werkwijze en de inrichting van de toegankelijkheid van informatie in de betreffende organisatie. Een belangrijk onderdeel van de aanpak is kennisoverdracht van het gebruik en beheer van de standaardinrichtingen aan informatiebeheerders, functioneel beheerders en technische beheerders, leggen Hondelink en Burger uit. ‘Het multidisciplinaire publiek van deze kennisoverdracht realiseert zich dat alleen in samenwerking een goede inrichting van M365 gerealiseerd en beheerd kan worden. Door een goede kennisoverdracht kan de organisatie vervolgens zelf de archivering onderhouden in M365. Vanuit eerdere implementatietrajecten bij de overheid weten we dat het actief betrekken van gebruikers en informatiebeheerders een enorme boost geeft aan gebruiksvriendelijkheid en adoptie. Dit zijn belangrijke succesfactoren waarmee we rekening houden.’

Welke partijen moet de organisatie betrekken bij de implementatie van informatiebeheer?

Hondelink benadrukt dat een succesvolle implementatie een multidisciplinair karakter heeft. De betrokkenheid van interne stakeholders, zoals de gebruikersorganisatie, informatiespecialisten en beheerders is randvoorwaardelijk. De technische Microsoft-partner speelt afhankelijk van bestaande contracten een rol in het technisch applicatiebeheer en helpt bij het bepalen van de juiste licentie. Burger benoemt dat voor een optimale ondersteuning ook provisioning nodig is. ‘Om aan alle compliance eisen te voldoen is deze extra tool nodig. Wanneer je een nieuw team (samenwerkingsruimte) aanmaakt, wil je niet steeds opnieuw alle inrichting en functionaliteiten handmatig instellen. Met provisioning richt je een vooraf ingesteld team (samenwerkingsruimte) in voor je standaardinrichtingen. Dit betreft onder andere de inrichting van classificatie, waardering, eigendom, metadata en toegang. In de markt worden verschillende tools (bijvoorbeeld AvePoint, Orchestry, ProvisionPoint) aangeboden die hiervoor een oplossing bieden. Met onze aanpak betrekken we vroegtijdig de technische Microsoft-partner om de juiste vereisten voor de provisioning-tooling scherp te krijgen.’