Adviescommissie Archieven VNG
Over Informatie Gesproken, chatberichten en DUTO
Tekst Marco Klerks
Marco Klerks heeft namens de KNVI zitting in de adviescommissie Archieven van de VNG
De adviescommissie Archieven adviseert de VNG-directie beleidsmatig en vakinhoudelijk. Op 15 december kwam zij weer bijeen onder het nieuwe voorzitterschap van Steven Adriaansen, burgemeester van de gemeente Woensdrecht.
Als eerste stond het Manifest maatschappelijke coalitie Over informatie gesproken op de agenda. De commissie kan zich vinden in de ambities die hierin worden geuit en wil de VNG vragen om zich hier mede voor in te spannen. Ook kwam uiteraard de Wet open overheid (Woo) weer aan bod. Allereerst zijn de voortgang, het jaarplan en de zesde webinar-week van het project Grip op informatie kort besproken. Vervolgens heeft de commissie kennisgemaakt met het “aanjaagteam” van de VNG, bestaande uit Bert Bouwmeester (onder anderen oud-burgemeester bij gemeente Coevorden) en Peter de Baat (onder anderen oud-burgemeester van de gemeente Montferland en oud-voorzitter van de adviescommissie Archieven). Zij zoeken onder meer actief contact met bestuurders en ambtenaren van gemeenten om hen te motiveren om werk te maken van de implementatie van de Woo en het op orde brengen van de informatiehuishouding. De commissie en het aanjaagteam hebben ideeën uitgewisseld hoe zij dit kunnen bereiken.
Herziening DUTO
Vervolgens stond de archivering van tekstberichten op de agenda. Dat was naar aanleiding van het rapport De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed en het nog te verschijnen advies van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. Vertegenwoordigers van deze organen en de leden van de commissie bespraken het spanningsveld tussen wet- en regelgeving, technische haalbaarheid, de vertaling naar uitvoerbare richtlijnen en de maatschappelijke meerwaarde van het archiveren van deze berichten. Het laatste woord hierover is ongetwijfeld nog niet gevallen. De commissie heeft ook kennisgenomen en feedback geleverd op de veelbelovende herziening van DUTO, het normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie. In de nieuwe versie wordt allereerst de (meer)waarde gepresenteerd van duurzaam toegankelijke informatie voor de overheid en de samenleving. Vervolgens wordt gedefinieerd aan welke kenmerken informatie moet voldoen om duurzaam toegankelijk te zijn om uiteindelijk tot een beschrijving te komen van de hiervoor benodigde beheerprocessen en applicatiefuncties. Hiermee wil DUTO beter praktisch toepasbaar worden. Kennis hierover wordt uitgewisseld op KIA, het Kennisnetwerk Informatie en Archief.
Interieurfoto’s
Ten slotte heeft de commissie nog kort gesproken over de voortgang van de Selectielijst E-mailbewaring, een projectvoorstel inzake de duurzame toegankelijkheid van ruimtelijke plannen (houd KIA in de gaten!) en een uitnodiging voor een workshop over het bewaren van interieurfoto’s ten behoeve van de WOZ. Voor meer informatie over de adviescommissie Archieven en haar samenstelling, kijk op https://vng.nl/artikelen/adviescommissie-archieven. De volgende bijeenkomst staat medio februari gepland. Ook van deze bijeenkomst zal kort verslag gedaan worden in Od.