Ondertussen leidt de manier waarop we met gegevens omgaan tot grote hoeveelheden rommel. Zoveel rommel dat er naast de World Cleanup Day ook een Digitale Cleanup Day3 wordt georganiseerd. Onze dataconsumptie vraagt inmiddels al drie keer meer energie dan wordt geproduceerd door alle zonnepanelen ter wereld samen.4 De cijfers spreken elkaar tegen: de datacenters stellen dat hun aandeel in het energieverbruik al jaren stabiel blijft en de meest efficiënte manier van dataopslag is.5 Dit is dan wel zonder de kosten van de bouw van de datacenters, de duizenden servers die worden gebruikt en regelmatig vervangen en het drinkwater dat wordt gebruikt om de datacenters te koelen. Dataopslag en dataverkeer eisen veel van het milieu.

Opruimen

Het verwerken van e-mails kost ons gemiddeld meer dan 3 uur per dag. We leven vanuit onze mailbox.6 Elk jaar zorgt het internet met de ondersteunende systemen voor 900 miljoen ton CO₂-uitstoot en de voorspellingen geven aan dat binnen 10 jaar 20 procent van onze totale energieproductie opgaat aan digitale informatie. Een terabyte aan gegevens zou qua CO₂-uitstoot gecompenseerd moeten worden door 100 jonge bomen, al kun je hiervoor beter olifantsgras planten. Digitalisering is een wolf in schaapskleren. Hoe lossen we het op? Het antwoord klinkt simpel: door op te ruimen. Meer dan ooit is er behoefte aan. Niet alleen op kantoor maar ook thuis hebben professional organizers de agenda vol aan klanten die het overzicht over hun materiële eigendommen kwijtraken. Ontspullen is de nieuwe manier om gelukkig te worden.9

Verwijderen

Hoe pak je dat aan? We moeten alle gegevens verwijderen die we niet (meer) nodig hebben voor onze bewaarmotieven.10 Dit hoort een permanente zorg te zijn van de informatieprofessional! Eerst zul je grip moeten krijgen op je totale informatiehuishouding, dus alle gegevens die in je organisatie worden bijgehouden, want meten is weten. Uitgangspunt daarbij is gegevens zo snel als mogelijk vernietigen. Om dat te organiseren ga je met de gebruikers in gesprek welke informatie relevant is, voor welke termijn en welke niet (meer). Je legt in een informatieplattegrond11 vast welke informatie aanwezig is in welke systemen en welke verzamelingen. Hierbij is het uitgangspunt om informatie eenmalig op te slaan en meervoudig te gebruiken. Heb je een bewaarlijst/selectielijst, dan neem je deze regels mee in je beoordeling. Wat direct weg kan, gaat meteen weg (dubbelen bijvoorbeeld), wat nog enige tijd bewaard moet worden krijgt een bewaartermijn (conform de afspraken) en wordt daarná verwijderd. Neem hierin de hele afdeling mee: vertel ze over het bewaarbeleid van mailboxen, over app-gebruik, bespreek de ergernissen rondom systemen en hoe die vermeden kunnen worden en hoe je samen hun informatiehuishouding beter gaat opzetten. Maak samen met de gebruikers een SPOT12: spreek af dat iedereen in deze SPOT de informatie opslaat en hou contact met je gebruikers om de afspraken op te volgen. Elimineer overbodige informatie: alles wat niet meer nodig is, moet weg, want kost energie en zorgt voor CO₂-uitstoot. Duurzaamheid betekent: weg met je digitale rommel! Schaft je organisatie een nieuw systeem aan: regel dan het archiefbeheer ‒ samen met de gebruikers ‒ meteen in dat systeem. Archiving by design leert je hoe je dit aanpakt.13

Structuurplan

We sluiten daarbij aan op de manier van werken van de medewerker en degene met wie hij of zij samenwerkt. Werken zij naar tevredenheid met een specifieke procesapplicatie? Neem die dan als uitgangspunt voor het archiveren. Hebben zij een werkstroom ingericht in een systeem, die hen veel werk uit handen neemt? Dan is dat de manier van werken die wij, informatiespecialisten, gaan ondersteunen. Hebben zij gegronde bezwaren tegen een systeem en werken ze samen in SharePoint? Leg de werkwijzen vast in een documentair structuurplan: een inrichtingsplan voor de informatie­huishouding. Dan is er nog een punt te regelen: wat doen we met het dossier nadat het afgehandeld is? Wordt dit door een centrale afdeling geschoond op dubbelen, concepten en dergelijke? Kan het bij een kortere bewaartermijn in de applicatie blijven met daarbij het jaar van vernietiging, of moet het uit de applicatie (de schijven ook als applicatie beschouwen) en opgeslagen worden ergens, waar het wel gelezen kan worden, maar niet meer veranderd, en gemakkelijk teruggevonden kan worden. Die omgeving, dat is het eDepot. Hebt u al nagedacht hoe de toekomstige gebruikers hun informatie gaan zoeken? Begin daar eens mee, voordat u een systeem inricht waarin niemand iets terug kan vinden.14