Od Poll
DMS-en zijn voor taakuitvoering uit de tijd. Bent u het eens of oneens, en waarom?
Vorig jaar heeft de Od-redactie van 11 oktober tot 11 november een online poll gehouden onder haar lezers en de resultaten daarvan verwerkt. We ontvingen 28 reacties: 17 collega’s waren het oneens en de rest was het eens met de stelling. De reeks opende op 11 oktober met overwegend ‘oneens’ en eindigde begin november met vooral ‘eens’. Van de deelnemers die gebruikmaakten van het vullen van de toelichting waren 4 respondenten het oneens en 9 het eens.
Hierna delen we graag de toelichtingen van de respondenten:
Oneens
- ‘Ik werk in een zaaksysteem waar documenten geen eigen kenmerk hebben. Het gaat niet alleen om de metadata van zaken maar net zo goed om die van de documenten. Zaaksysteem voldoet aan de richtlijnen van vorm en DMS/RMA bewaakt de inhoud.‘
- ‘Als de taak die je wilt uitvoeren documentmanagement is en je DMS past bij de manier waarop je dat wilt doen, dan is het een prima keuze. Als je een DMS in wilt zetten voor andere taken dan werkt dit vaak niet. Dat is niet zozeer te wijten aan het DMS maar aan de verkeerde keuze.’
- ‘DMS, bijvoorbeeld JOIN van Decos BV heeft het voordeel van één systeem. Nadelen zijn complexiteit gebruiker (zoals invullen zaaktype, workflow, adresboeken). Koppelingen met taaksystemen zijn kwetsbaar en duur. Taaksystemen werken beter voor de gebruiker, maar missen functies zoals status en archiefbeheer.’
Eens
- ‘Nooit geschikt geweest!’
- ‘Langdurige pogingen en mislukkingen verder: DMS-en gekoppeld aan KA werken alleen met ijzeren discipline en steun (top)management. Duurzame toegankelijkheid aan de bron heeft de toekomst. Nodig is een integraal informatiebeheersysteem (of hoe je dat ook noemen wilt).’
- ‘DMS-en kunnen in kleine organisaties werken. Mensen werken in allerlei systemen. DMS krijg je nooit volledig.’
- ‘Vakapplicaties zijn beter, mits je daar bewaren/vernietigen goed in uit kunt voeren.’
- ‘DMS als geautomatiseerde opslag kan werken. Zodra menselijk handelen benodigd, gaat het niet werken.’
- ‘Regel archieffunctie in de taakapplicaties, daar werken mensen mee. Bied meer kansen op goede dialoog over hoe lang te bewaren en (uiteindelijke) vernietiging.’
- ‘DMS als eenvoudige tool voor de gebruiker wel, maar niet als betrouwbaar archiveringssysteem. DMS sluit niet goed aan op projectorganisatie.’
- ‘DMS moet intuïtiever ingericht en minder vanuit DIV ingericht. Dat zou bereidheid om ermee te werken vergroten.’
- ‘Er zijn al zoveel digitale sporen in de organisatie, daarop kan informatiebeheer worden georganiseerd.’