Zelf inbreng leveren

De handleidingen en handreikingen gaan bijna allemaal over "wat" en "hoe". Ze geven inhoudelijke informatie en, in meer of mindere mate, gebruiksklare recepten. Het zijn geen kant-en-klare maaltijden, dus je zult zelf inbreng moeten leveren. Wat en hoe is belangrijk, maar om een informatiehuishouding op orde te krijgen is meer nodig. Zoals je ook bij het maken van een recept met meer zaken rekening houdt dan puur met de inhoud. Voor wie ga je het maken? Moet iemand anders nog wat meenemen of doen? Stop je je ziel en zaligheid er in of doe je alleen het hoog­nodige? Deze laatste elementen missen vaak in handreikingen en handleidingen. Naast inhoud zouden ze wat vaker mogen gaan over verhoudingen en houding. Niet alleen over ‘het’, maar ook over ‘wij’ en ‘ik’.2 Ze zijn alle drie nodig om de informatie­huishouding op orde te krijgen.

Generieke blik

In het generiek actieplan Open op Orde vind je de "wij" en "ik" wel terug. Tot mijn genoegen. In het actieplan staat dat systemen niet goed werken, afspraken en verantwoordelijkheden ontbreken of op de verkeerde plaats liggen en dat het schort aan ambtelijk vakmanschap of kennis en kunde. Op deze onderdelen is actie vereist, op inhoud, verhoudingen en houding. De nadruk heeft te lang gelegen op de afzonderlijke onderdelen. Eerst was er vooral aandacht voor en hoge verwachtingen van de techniek. Later is ingezet op procedures en zijn er bewustwordingscampagnes ingezet. Eenheid ontbrak. Met het generiek actieplan leek het de goede kant op te gaan, maar recente publicaties zorgen voor twijfel. Het gaat dan om publicaties rond het door het RDDI en het programma Open Overheid uitgevoerde, rijksbrede onderzoek Inzicht in gedragsbepalers om goed om te gaan met overheidsinformatie.3 Gaan we (weer) vooral werken aan de inhoud, aan techniek en procedures, aan sturing van gedrag? Want ‘een betere informatiehuishouding is een samenspel van technische oplossingen en gedrag’. Volgens Honzik Pavel, projectleider bij RDDI, grijpen we bij het veranderen van gedrag snel naar bewustwordings­campagnes, training en opleiding. ‘Die dingen zijn ook belangrijk en daar besteden we als programma ook aandacht aan, maar uiteindelijk moeten we interventies inbouwen in systemen en alledaags gedrag. Dit heeft het meeste effect.’ Misschien heb ik het mis, maar dit overtuigt me niet.

Vinkjes zetten

Wordt inderdaad de nadruk op de inhoud gelegd, op "het", om te komen tot verbetering van de informatiehuishouding? Of krijgen "de dingen die ook belangrijk zijn" de aandacht die ze verdienen? Misschien is inhoud het meest grijpbaar, meetbaar en komt dit het meest concreet en daadkrachtig over als je daarmee aan de slag gaat. Belangrijk is hoe een en ander in de praktijk invulling krijgt. Is er reden om te somberen? Te denken dat het een afstandelijke invulling wordt met pop-upschermpjes, checklistjes en het zetten van vinkjes? Waar de medewerker gedachteloos doorheen gaat omdat het systeem dat vraagt. Niet op basis van kennis en kunde, gezamenlijke afspraken of ingegeven door ambtelijk vakmanschap en professionaliteit. Het doet denken aan de KPI-vragenlijsten die we, als gemeente, voorgeschoteld kregen in het kader van het toezicht op het archiefbeheer. Gedachteloos en ongeïnspireerd kon je de lijst afvinken en ja aankruisen bij vragen naar een (actuele) archiefverordening, beheersregels of ordeningsschema. Geen idee wat er in staat of wat ze beogen, maar ze zijn er. "Het" is in orde en onze score is "groen". "Wij’"en "ik" zijn onvoldoende in beeld.

Aan de slag

Dit mag van mij verleden tijd zijn. Laten we zorgen dat iedereen in de organisatie op de hoogte is van de beheersregels en afspraken die we met elkaar hebben gemaakt, hoe we met onze informatie omgaan en welke kaders we daarvoor hanteren. En dat alle informatieprofessionals weten hoe de informatiehuishouding in elkaar zit, wat de kapstok is waar we onze informatie aan ophangen. Als onze informatiehuishouding wel of niet op orde is, dan weten we dat. Allemaal. Omdat de juiste kennis en kunde is verspreid en we weten waarom collega X of Y afwijkend met informatie omgaat. Laten we stoppen met vanachter het bureau en op afstand bedenken hoe het DMS gebruikt moet worden en de beheersregels opstellen. Laten we het DSP uit de la halen en gaan gebruiken en trainingen niet beperken tot knoppencursussen. Laten we niet overgaan tot het vanachter het bureau (laten) ontwikkelen van interventies die het gedrag van collega’s gaan sturen, zonder dat ze weten wat hiervan de bedoeling is. Het lijkt mij geweldig om een goede informatiehuishouding te hebben, waar we allemaal achter staan, die we begrijpen en waar iedereen zich bewust naar gedraagt. En een enkeling bewust niet. Als "wij" ‘het’ samen doen, ben "ik" blij.