Een van de eerste keuzes om te maken, is waarvoor je M365 gaat inzetten. Voor veel overheidsinstanties is Teams een plek om samen in documenten te werken voor deze documenten in een zaaksysteem worden gezet. Er zijn inmiddels ook organisaties die Teams en SharePoint zelf als zaaksysteem hebben ingericht. De inrichtingskeuzes hebben invloed op welke features er nodig zijn voor het optimaal functioneren van het systeem. Ook bepalen deze keuzes welke licenties voor M365 aangeschaft moeten worden; licenties E3+ en E5 bieden meer functionaliteiten voor informatiebeheer dan E3. Afhankelijk van de inrichting dient het informatiebeheerproces vormgegeven te worden. Hierbij zijn de volgende onderdelen van belang.

1. Inrichting systeem

Definieer de scope van je systeem en de verschillende elementen in M365. Hoe je het systeem inricht, heeft invloed op deze definities. Bij een zaakgericht ingerichte M365-omgeving kunnen sites, hubsites en subhubsites gebruikt worden om een zaaktype in te richten, terwijl een samenwerkingsomgeving mogelijk alleen een of meerdere sites met een mappenstructuur nodig heeft. Vervolgens kun je aan de slag met het inrichten van het informatiebeheer in het systeem. Maak afspraken over rollen en rechten van gebruikers (ook externen, denk aan risico’s omtrent het veranderen en verwijderen van bestanden), naamgeving van documenten (denk aan een standaardvolgorde en onderwerpen die in een documenttitel moeten voorkomen), het inrichten van vertrouwelijkheidsniveaus en retentielabels en -niveaus, het wel of niet gebruiken van de bij M365 behorende apps, het inrichten en gebruiken van standaardsjablonen voor management en samenwerking, het gebruik van de prullenbakfunctie, eventuele preserverings- en exportmogelijkheden en welk metadataschema gebruikt gaat worden (en of de basismetadataset in M365 verrijkt moet worden). Voor dit laatste onderwerp ligt MDTO voor de hand.

2. Creatie document en bijbehorende metadata

Documenten, ongeacht de vorm, kunnen op verschillende manieren in M365 belanden. De meest voorkomende manier is dat een document in een andere applicatie, zoals Word, wordt aangemaakt en vervolgens wordt opgeslagen in M365. Andere manieren zijn het slepen van een document vanaf een netwerkschijf naar de M365-omgeving en ten slotte het aanmaken van een document in de M365-omgeving zelf. Deze drie manieren leveren niet altijd dezelfde (ingevulde) metadatavelden op. Maak afspraken over op welke manieren documenten in M365 mogen komen te staan, welke metadata de documenten minimaal mee moeten krijgen (kijk hierbij ook naar het gekozen metadataschema) en welke metadata automatisch kunnnen worden ingevuld en wat handmatig moet worden geregistreerd.

3. Afsluiten zaak

Wanneer een document of zaak af is, kunnen er meerdere dingen gebeuren. Een afgerond document kan vanuit de samenwerkingsinrichting in een DMS of zaaksysteem worden geplaatst. In dat geval moet het uit M365 verwijderd worden. Dossiers/zaken en documenten die in M365 bewaard worden, moeten een einddatum en bewaartermijn (als deze niet al bij creatie is toegekend) toegewezen krijgen. Leg vast welke informatie waar bewaard moet worden, voor hoelang en zorg ervoor dat de informatie tijdens de bewaartermijn toegankelijk blijft.

4. Publiceren

Houd er rekening mee dat sommige stukken actief openbaar gemaakt moeten worden. Wanneer informatie die onder de Woo valt in M365 wordt beheerd, moet gefaciliteerd worden dat die informatie op de opvolger van PLOOI komt te staan en eventueel wordt geanonimiseerd. Maak afspraken over waar je de te publiceren informatie bewaart en of en hoe koppelingen met andere systemen (zoals de opvolger van PLOOI en anonimiseringstools) worden gelegd.

5. Waardering en selectie

Afhankelijk van de inrichting van SharePoint of Teams kan er gewaardeerd worden op document- en zaakdossierniveau. Hoe dit niveau er technisch uitziet, ligt vast in het bij “Inrichting systeem” genoemde inrichtingsdocument. Het is dus mogelijk dat waardering op document-, map-, set- of siteniveau vormgegeven wordt bij de inrichting van het systeem. Leg vast op welk niveau (document of zaak/dossier) er gewaardeerd en geselecteerd wordt, welke selectielijsten er aan M365 gehangen moeten worden, wie en wat een bewaartermijn kan aanpassen, of er gebruikgemaakt wordt van verzameldossiers en of het bewaren van een complete site acceptabel is. Leg de keuzes voor aan de archivaris ter afstemming en goedkeuring.

6. Vernietiging

Er zijn twee vormen van vernietigen van toepassing binnen de M365-omgeving: het door medewerkers verwijderen c.q. vernietigen van informatie en de officiële vernietiging, inclusief vernietigingslijst. Of medewerkers hun eigen documenten zelf uit M365 mogen halen, dient te worden vastgelegd en met autorisaties te worden geborgd. Het officiële vernietigingsproces kan ingericht worden met behulp van een E3- of E5-licentie en dient minimaal het maken van een vernietigingslijst, de mogelijkheid tot het uitzonderen van vernietiging, het leegmaken van backups en het maken van een verklaring van vernietiging te bevatten. Het belang van en bewustwording omtrent het bestaan en verwijderen van backups verdienen hier extra aandacht. Houd rekening in het back-upbeleid met bewaartermijnen.

7. Bewaren

Als documenten of zaken niet overgezet worden naar een DMS of zaaksysteem (en daarna verwijderd worden uit M365), dan wordt ervoor gekozen om informatie te bewaren in M365. Omdat sommige stukken een lange bewaartermijn hebben, is het in dat geval van belang dat M365 wordt uitgerust met preserveringsmogelijkheden om de informatie zo lang als voorgeschreven toegankelijk en beschikbaar te houden. Maak organisatorische afspraken hoe deze informatie in beeld te houden en hoe de eenheid van informatie te borgen. Daarnaast zal M365 aanvullende functionaliteiten voor het langdurig bewaren van informatie nodig hebben. Denk hierbij aan het bijtijds kunnen omzetten naar andere bestandsformaten, het maken van checksums, het leesbaar houden van digitale handtekeningen, autorisaties en logging. Wanneer je M365 als archiefsysteem wilt inrichten, is het waarschijnlijk zo geregeld in lokale regelgeving dat de archivaris hierover een advies moet uitbrengen.