Zaanstad maakt nog geen gebruik van M365. Veel collega’s en vakgenoten reageren verbaasd als dit ter sprake komt. En toch is een team, bestaande uit onder anderen project- en informatiemanagers, procesadviseurs, recordmanagers en functioneel beheerders bijna fulltime bezig met M365. Een van de belangrijkste redenen is de aandacht voor de inrichting van het informatiebeheer in M365. Van het begin af aan was duidelijk dat we de functionaliteiten die M365 biedt voor goed informatiebeheer optimaal wilden benutten. Ons doel was om vooraf te zorgen voor een goede structuur voor informatiebeheer om te voorkomen dat we achteraf onze eigen rommel moesten gaan opruimen. Een andere belangrijke reden is dat M365 de netwerkschijven moet gaan vervangen. Werken met M365 vraagt een andere aanpak dan het werken op netwerkschijven zoals medewerkers gewend waren. Een werkgroep van het projectteam houdt zich specifiek met deze acceptatie en de opleidingen bezig.

Verbetering

Een aantal keer hebben we moeten concluderen dat niet alles helemaal conform Archiefwet- en regelgeving uitgevoerd kon worden. Maar de nieuwe situatie in M365 is een grote verbetering ten opzichte van de huidige situatie waarin we veel informatie opslaan op de netwerkschijven. Dit komt onder meer doordat in M365 betere zoekfuncties zitten (mits de juiste licenties in gebruik zijn). Maar ook omdat het toevoegen van bewaartermijnen mogelijk is op een relatief hoog niveau. En we hebben besloten dat er geen BBN2+ (privacygevoelige) informatie in M365 opgeslagen mag worden. De afdeling DIV gaat op dit laatste ook monitoren.

Teams in Zaanstad

Bijna elke organisatie is in de coronatijd gebruik gaan maken van Teams. In Zaanstad was in eerste instantie de keuze voor een andere online tool voor vergaderen gemaakt. Deze tool bleek uiteindelijk niet te voldoen aan verschillende eisen en wensen die de organisatie stelde. Er is toen besloten om over te gaan naar Teams. Maar veel mogelijkheden rondom Teams en M365 zijn of direct afgesloten, of er is geen grote ruchtbaarheid aan gegeven. Dit heeft het voordeel dat er een relatief schone M365-omgeving is, waar geen tweede netwerkschijf is ontstaan. Er is dus geen wildgroei aan bestanden, etcetera. Deze beslissing gaat zich binnenkort uitbetalen. Vaak gaat de discussie over gestructureerde en ongestructureerde informatie. In Zaanstad hebben we deze discussie ook (uitvoerig) gevoerd. Onze uitkomst was dat we geen ongestructureerde informatie hebben. Er is geen proces, document of brokje informatie dat binnen een gemeente wordt opgesteld waaraan geen termijn uit de selectielijst te koppelen is1. We hebben gestructureerde informatie, deze wordt opgeslagen in het zaaksysteem en de vakapplicaties. Hier worden vaste processtappen doorlopen en zijn er ook doorlooptijden vastgelegd. Daarnaast hebben we semi-gestructureerde informatie. Daar verstaan we onder dat er wel een proces is met een bepaalde mate van fasering en structuur, maar het is geen proces waarbij elke stap meetbaar en voorspelbaar is.

Opgeslagen in M365

Deze semi-gestructureerde informatie gaat met behulp van M365 verwerkt en bewaard worden. Medewerkers die met name in Outlook, Word, Excel en Powerpoint werken, gaan eigenlijk helemaal in M365 werken. Dit zijn met name de echte kantoortijgers en beleidsmedewerkers. Deze informatie landt op dit moment vooral op de netwerkschijven. De netwerkschijven gaan na implementatie van M365 grotendeels op slot en worden door de afdeling DIV opgeruimd, geschoond en daar waar noodzakelijk gearchiveerd. (En ja, dit is een megaklus en hier wordt een risicogerichte aanpak voor opgesteld). Naast de semi-gestructureerde processen heeft elke afdeling ook een plek nodig voor team-foto’s, vakantieroosters, afdelingsoverleggen, etcetera. Hier krijgt elke afdeling ook zijn eigen kanaal voor, met een generieke bewaartermijn. Dat was ook meteen de vervolgvraag die gesteld wordt: hoelang gaan we welk type informatie in M365 bewaren?

Bewaarbeleid

Hiervoor werd al aangegeven dat niet alles in M36 compliant kan zijn aan de Archiefwet en -regelgeving. Met name bij de vernietiging van bepaalde soorten informatie moest er water bij de wijn gedaan worden. Ook heeft de term ongecontroleerd vernietigen zijn intrede gedaan. Hier is gekozen voor een risicogerichte aanpak, deze is vormgegeven in afbeelding 1. Thema-site: Zo komen er thema-sites waar we informatie over een bepaald onderwerp kunnen verzamelen. Vroeger werd dit een handbibliotheek genoemd. Dit is vaak een verzameling van wetten, normen en andere naslagwerken. Deze worden 5 jaar na laatste wijziging automatisch verwijderd. Afdelingssites: Hierop komen de afdelingsoverleggen (met uitzonderingen van MT-vergaderingen etcetera) en deze bewaren we 5 jaar en dan worden ze ongecontroleerd vernietigd. Voor team-foto’s van uitjes en dergelijke maken we een uitzondering. Die bewaren we langer. DIV gaat, met hulp van Functioneel Beheer, adviseren en monitoren op het juiste gebruik van de thema- en de afdelingssites. Vaste Samenwerkingen in processen, formele overlegvormen (zoals een SIO of een directieoverleg), beleidsvorming: Op basis van de selectielijst en met name de I-navigator worden hier de wettelijke bewaartermijnen aan gekoppeld. Voor vernietiging wordt om een machtiging aan de archivaris en de proceseigenaar gevraagd. Overige vaste samenwerkingen zoals een structureel overleg tussen twee afdelingen of een informatiemanager en afdelingshoofd burgerzaken. Deze bewaren we 5 jaar en worden dan ongecontroleerd vernietigd. Projecten: Voor de archivering van projecten hebben we twee smaken. We bewaren een project 10 jaar of voor altijd. Na afloop van een project waardeert een DIV-medewerker het project en legt de bewaartermijn vast. Na een analyse van de selectielijst bleek dat de bewaartermijn van 10 jaar voor bijna alle projecten toepasbaar was, behalve daar waar het blijvend te bewaren projecten betreft. Ook hier wordt voor vernietiging een machtiging aan de archivaris en de projecteigenaren gevraagd.

Bewaren ongeacht vorm

Met de intrede van selectielijsten voor e-mailarchivering wordt langzaamaan afscheid genomen van het bewaren ongeacht de vorm. E-mailarchivering is een vangnet voor de archivering. Uitgangspunt is dat e-mails op de juiste plek bij de zaak of het werkproces worden opgeslagen. Daarnaast gaan we wel de selectielijst e-mailarchivering implementeren in M365. Ook hebben we in M365 moeten onderzoeken hoelang we welke informatie, gericht op de vorm moeten gaan opslaan. Dit komt door de locaties waar verschillende functionaliteiten van M365 informatie laten landen. Dit is namelijk niet altijd in een kanaal (onder water SharePoint site), waar we bewaartermijnen aan hebben kunnen koppelen. We hebben hiervoor per locatie moeten bepalen hoe we met de archivering van de informatie moeten omgaan. Per locatie hebben we beleid opgesteld en vervolgens laten vaststellen door de Stuurgroep M365, het strategisch Informatie Overleg en tot slot ook nog door de Concerndirectie. In de tabel hiervoor is het bewaarbeleid voor al deze locaties weergegeven en aangegeven op basis van welke wettelijke grondslag.