Ruim een jaar kwam geleden de eerste groep Oekraïense vluchtelingen aan in Hilversum. In eerste instantie werd de groep in een hotel opgevangen, maar al snel werd duidelijk dat er een andere locatie moest komen. In 4 dagen tijd lukte het door keihard te werken om het pand leefbaar te maken, maar in veel opzichten was dit pas de stilte voor de storm. Plotseling stond de gemeente aan het roer van een grote opvanglocatie waar van alles tegelijkertijd geregeld moest worden. Maar hoe organiseer je dit zo efficiënt mogelijk? Het was van groot belang om altijd over de meest recente informatie te kunnen beschikken. Microsoft Teams bleek in deze behoefte te kunnen voorzien.

Handleidingen

Een belangrijke stap om er een goed draaiende opvang van te kunnen maken, was het vullen van alle diensten op het rooster. Dagelijks waren er locatiemanagers, floormanagers en baliemedewerkers vanuit de organisatie nodig. Al deze diensten moesten naast het reguliere werk opgepakt worden, wat voor velen een kwestie van passen en meten was. Om het voor iedereen zo gemakkelijk mogelijk te maken om zich in te schrijven op diensten werd het rooster beschikbaar gesteld in Teams. Dit bracht grote voordelen met zich mee omdat het bestand tegelijkertijd door verschillende medewerkers bewerkt kon worden. Er werd een Teams aangemaakt waar gemeentemedewerkers gemakkelijk met elkaar en met externen konden samenwerken. Om ervoor te zorgen dat iedereen goed op de hoogte was van welke taken en verantwoordelijkheden bij welke dienst hoorden, werden er in Teams handleidingen gemaakt en geborgd. Hierdoor konden Teamsleden altijd gemakkelijk toegang krijgen tot de benodigde informatie en instructies om hun werkzaamheden uit te voeren. Dit zorgde voor houvast en een meer gestructureerde werkwijze. Wanneer er iets in de werkwijze aangepast moest worden, hoefde de handleiding maar op een plek te worden gewijzigd. Iedereen kon er daardoor op vertrouwen dat ze altijd de juiste versie bij de hand hadden. En in plaats van het versturen van talloze e-mails werd er onder andere gebruikgemaakt van posts om updates en belangrijke informatie met elkaar te delen. Door de mogelijkheid om specifieke personen of groepen te taggen kregen de juiste personen direct een melding. Bovendien was alle informatie op een centrale plek terug te vinden.

Planner

Gaandeweg werden steeds meer functies binnen Teams benut om de samenwerking efficiënter te laten verlopen. Met name geïntegreerde apps zoals Planner en Lists bleken van grote toegevoegde waarde te zijn. Een goede overdracht bij het wisselen van diensten was van belang, waarbij het – in aanvulling op de mondelinge overdracht – essentieel was om tijdens een dienst snel te kunnen terugvinden welke taken nog openstonden. Hiervoor werd gebruikgemaakt van Microsoft Planner, waar voor elke rol een eigen bucket werd aangemaakt. Door aan het begin van je dienst een blik op het planbord te werpen was meteen duidelijk welke taken je die dag op kon pakken. Nieuwe taken waar je niet direct mee aan de slag kon, werden tijdens de dienst aan het planbord toegevoegd. Alle taken waren op een plek terug te vinden, konden toegewezen worden aan specifieke personen en met een druk op de knop kon de voortgang van taken worden gemonitord.

Logboek

De locatiemanagers maakten niet alleen gebruik van Planner, maar ontdekten ook de handige functies van Microsoft Lists voor het logboek. Er werd een template gemaakt dat bij elk nieuw item automatisch werd toegepast om ervoor te zorgen dat iedereen hetzelfde format hanteerde. Het template bood een gestructureerde manier om informatie vast te leggen, waardoor de filteroptie optimaal kon functioneren. Zo werd het voor de locatiemanagers makkelijker om de gebeurtenissen op de opvanglocatie bij te houden en inzicht te krijgen in de algemene situatie.