‘Brugfunctie’
Organisatie: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, programma BZK Transparant Begonnen in: 1 november 2022 Functie: informatiecoördinator
Tekst Eric Kokke Beeld Hilbert Krane
Het vakgebied Informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen. Wat zijn hun ervaringen tot nu toe? In deze aflevering is het woord aan Stephanie Meulemans.
Begonnen?
‘Na ruim 12 jaar te hebben gewerkt bij de TU Delft als studentendecaan, zocht ik een nieuwe uitdaging. Ik dacht terug aan mijn baan – lang geleden – bij het ministerie van Binnenlandse Zaken als parlementair contactpersoon en hoe leuk ik die werkomgeving toen vond. Daarop heb ik gezocht naar vacatures binnen de rijksoverheid, waar ik echt blij van werd. Ik vond maar liefst zes vacatures. En mijn nummer 1 was de vacature voor informatiecoördinator.’
Leuk
‘Wat me enorm aantrekt in deze baan is dat ik een brugfunctie heb tussen de verschillende lagen in de organisatie. Ik moet voldoende weten van de technische kant en de kaders kennen, om deze vervolgens te kunnen vertalen naar de medewerkers op de werkvloer. Informatie is een essentiële bron binnen de organisatie. Iedereen creëert informatie. De ene dag ga ik langs bij een topambtenaar om te praten over het veiligstellen van berichten. De andere dag praat ik met beleidsmedewerkers over het herinrichten van hun mappen in het DMS.’ ‘Natuurlijk zijn er ook wel moeilijkere aspecten aan het werk. Maar dat betekent niet dat die dan ook minder leuk zijn. Zo is bijvoorbeeld het zorgen voor een gedragsverandering bij medewerkers een proces van de lange adem. Medewerkers zijn vaak niet zo bezig met het goed opslaan van hun e-mails. De wil is er wel, maar ze weten vaak niet hoe ze het moeten doen en hebben vaak weinig tijd. Het is dus essentieel dat mijn collega’s en ik goed kunnen uitleggen welke voordelen er voor ze zijn als je je informatie op orde hebt en houdt.’
Opvallend
‘Als ik zo naar het project kijk, is het best bijzonder om mee te maken dat mijn team zo fijn samenwerkt. We zijn heel divers qua leeftijd en achtergrond, maar dat blijkt juist goed te werken. We vullen elkaar aan en respecteren ieders inbreng. Een van de bijzondere dingen we hebben gedaan was een hackathon-sessie. Mijn collega’s hebben die bedacht om out of the box na te denken over het bewaren en weggooien van overheidsinformatie. En dan, voor de verandering een keer, geheel los van de Archiefwet. Het is goed om dit soort sessies met enige regelmaat te doen met mensen binnen het vakgebied. Het kan oplossingen opleveren voor vraagstukken, waar je anders niet op zou komen.’ ‘We zijn met ons team ook bezig met competentieontwikkeling. We hebben de afgelopen maanden een reeks trainingen over informatiehuishouding ingepland bij het Leerhuis van RDDI, waar we als team aan meedoen. Voor mij waren deze trainingen erg zinvol, omdat ik zo in korte tijd voldoende basiskennis kon opdoen. Verder luister ik podcasts over dit onderwerp en lees ik ook veel vaktijdschriften.’ ‘Er gaat een wereld voor me open. Data, recordmanagement, selectielijsten, metadata, etcetera. Het is vrijwel allemaal nieuw voor mij.’
Nieuw in het vak
‘Ik denk dat enthousiasme en inzet het belangrijkste zijn. Binnen informatiebeheer zijn er veel vacatures. Als je weet wat voor type werk en werkomgeving bij je passen, dan kun je een goede match maken.’